ビジネスパーソンにとっての「義務」である日報。ただ何となくその日にあったことを羅列するだけの日報では、必要性に欠けてしまいます。日報を価値ある情報とするためにも、報告すべき項目をしっかり押さえた内容が求められます。 そうはいっても、どんな内容を書けばいいのか分からないという方もいるでしょう。そんな方のために、このコラムでは、「価値ある日報にするために必ず報告すべき内容」を紹介します。 ただし、会社によっては、独自のテンプレートを指定し、日報の内容を定めている場合もあります。そのため、初めて日報を書く時には、まずテンプレートの有無を上司・先輩に確認してから取り組んでいきましょう。
なぜ日報を書いて業務内容を報告する必要があるのか
日報は、上司や先輩へ「業務報告」をするためにあります。では、そもそも「業務報告」をしなくてはならない理由とは何でしょうか？ 一番の理由は、上司や先輩があなたの仕事の進捗状況を把握するためにあります。例えば、上司があなたに対して何か指示を出したとします。もし、報告がなされなければ、指示した内容が今どうなっているのか、上司は把握することができないのです。 営業職などであれば、上司や先輩が会社にいないことも多いでしょう。日報は、頻繁に顔を合わせて会話ができないメンバーとのコミュニケーションを促すツールとも言えます。 また、日報は若手の育成にも役立ちます。例えば、若手が担った仕事でトラブルが生じたとします。もし、早めに報告がなされていれば、上司や先輩が対応できるケースもあるでしょう。
「価値ある日報にするために、必ず報告すべき内容」とは？
・本日の振り返り 日報のキモとなる部分です。目標・成果・行動をまとめましょう。端的に伝えるためにも、簡潔かつ箇条書きで書くのがベターです。
＜例＞ 本日の目標 受注1件（●●株式会社） 本日の成果 受注0件 本日の行動 10:00〜 ●●株式会社に訪問（担当者：□□様） 12:00〜 昼食 13:00〜 チームミーティング 15:00〜 ▽▽株式会社に訪問（担当者：◆◆様） 16:00〜 ▲▲株式会社に訪問（担当者：◯◯様） 17:00〜 営業報告書作成
・所感 振り返りに基づく自分の考えを書きましょう。ちなみに所感とは、感想に加えて、今後への反省点や具体的な改善策を書いたものです。
＜例＞ ●●株式会社：失注。手応えを感じていただけに、悔しい気持ちでいっぱい。 理由：①アプローチしていた□□様に決裁権がなかった ②申し込み期限直前にアプローチを行ったので、上長に確認してもらう時間がなかった 反省点：①相手が決裁権を持っているかどうか確認しなかった ②社内稟議に時間がかかることを配慮していなかった 改善策：①担当者が決裁権を持っているかどうか確認する。もし決裁権を持っていない場合、決裁権のある人に同席してもらえるようお願いする ②社内稟議を通してもらうには約2週間前後かかるとのこと。余裕を持って、アプローチを行う
・相談したいこと 日報は、業務内容の報告文書であるだけでなく、上司や先輩とのコミュニケーションツールでもあります。そのため、気になることや悩むようなことがあれば、日報にどんどん書くことをおすすめします。日報に書くことで、有益な情報が得られる可能性もあります。
＜例＞ 新規顧客獲得のためテレアポを行っていますが、本題に入る前に「忙しいので」と電話を切られてしまいます。要点を先に話す、キャンペーンというキーワードを出すなど、自分なりに工夫していますが、アプローチに苦戦しているのが現状です。もし何かアドバイス頂けますとありがたく思います。
「価値ある日報」を作成することで得られるメリット
・上司からの評価が上がる 上司は貴重な業務時間を割いて日報を読んでいます。ポイントを抑え、端的に書かれた日報は、状況がすぐに把握できる文書として評価につながることでしょう。 ・成長の跡が見える 日報は、業務報告だけでなく「一日の振り返り」という役割も果たします。今日はどんな業務を行ったのか、何に失敗し、どんなことを学び考えたのか……蓄積された過去の日報は、自身の成長記録となります。将来的に日報を見返したとき、自身の成長の跡を感じることができるはずです。 ・生産性向上につながる 日報は、社員の知見や経験が詰まった貴重な情報そのもの。自身の振り返りや備忘録としてだけでなく、社内全体でノウハウとして活用することができれば、業務効率化の向上につながります。
まとめ
このコラムでは ・なぜ日報を書いて業務内容を報告する必要があるのか ・「日報を価値あるすために、必ず報告すべき内容」とは？ ・「価値ある日報」を作成することで得られるメリット を紹介しました。 日報作成の報告内容に悩む方の手助けになれば幸いです。