日報といえば、1日の最後で一番疲れた時に書くものなので、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。その上、誰も見てなさそうでやる気も出ませんよね。そんな日報に意義を持たせ、早く簡単に作成する方法を紹介します。
記事の後半には便利な日報テンプレートを載せてます！
1. そもそも日報を書くメリットって何？
1-1. 他の社員とのコミュニケーションが取れる
・自身の状況を上司に把握してもらえる
上司というのは部下が「きちんと仕事ができているか」、「何かつまづいているところはないか」など、常に心配しているものです。しかしながら上司は上司で自身の仕事があるため、すべての部下の様子まで気を配っている暇はありません。そのため、自身の仕事の様子を上司に把握してもらうためにも日報は重要になっていきます。読んでいないと思われる日報でも、案外上司は読んでいるものです。困っていることを書けば、何かアドバイスをくれる可能性もあります。うまくいったことを書けば、この部下はこれが得意なんだな、と思われ関連する仕事を任せてもらえる可能性もあります。ぜひ上司とのコミュニケーションを意識して日報を作成してみましょう。
・自分が得たノウハウを社員と共有して他の人をサポートできる
何か工夫してうまくいったことはどんどん共有しましょう。他の人が同じことで悩む時間が短縮されます。また情報というのは、いい情報を教えてくれる人に集まってくるものです。まさに「情けは人の為ならず」ですね。有用な情報はどんどん共有していきましょう。ノウハウだけでなく、困っていることに関しても書いてみるといいでしょう。案外、上司よりも境遇の近い同期の方が実用的なアドバイスをくれるかもしれません。
1-2. 書くことで自分が成長できる
・計画通りに進んだかを確認できる
計画通りに進んだかを確認することで、「思ったより時間がかかったな」、「案外早く終わったな」などのように、仕事に対する時間感覚が身につきます。また、他の人もその仕事に要する時間を知ることができます。
・失敗したこととその改善点が明瞭になる
頭の中だけで考えるより文字に起こすことで、どこで何を失敗したのかが明瞭になります。そうすると改善策も見えやすくなっていきます。仮に解決できなかったとしても、どのように対応したのかは書きましょう。
・成功したやり方を書き残してノウハウ化できる
人は忘れる生き物です。どれだけうまくいって、どれだけ印象が強くても、細かな手順などは驚くほど忘れてしまいます。特に頻繁に出会う事柄でなければなおさらです。せっかく身につけたノウハウなら、忘れない自信があっても必ずメモをしましょう。特に日報というのは人に見せることを意識するため、より分かりやすく客観的にしようと努力するでしょう。これは、後から自分で見返す時にも役立ちます。
2. 日報って何を書けばいいの？
それでは、日報を作成する目的、効果が分かったところで、どんな項目が必要なのか確認していきましょう。
・その日の業務の目標
・その日の業務を時系列で書く
・目標をどれだけ達成できたか
・失敗点と改善方法、なければ原因、その時に行った対応
・良かった点、共有しておきたい点
上記５点に集約されるでしょう。ぜひ参考にご利用ください。
3.日報を簡単に早く作成するには？
内容、対象にもよりますが、概ね日報作りは15分程度に抑えましょう。簡単に手早く書く方法を以下にまとめました。
・朝、その日の目標を意識する
通勤中などでかまいません、今日1日の予定を頭の中で整理するだけで、日報に書くと思われることを効率的に覚えていられるので、日報を素早く書き始められます。また、仕事に目的意識を持つことができるので、自己成長にも繋がります。
・その日の業務を休憩に入る前に簡単にメモする
これは職務によっては難しいかもしれませんが、できる方はやってみることをお勧めします。思い出すきっかけになる程度で良いので、1,2単語くらいのメモでも良いかもしれません。0から何かを思い出すのは時間がかかりますが、何かきっかけがあればそこから思い出すのは簡単です。「あと何かあったっけなあ」と考える時間がなくなるので、大幅な時間短縮になるでしょう。
・箇条書きにして記入項目は揃える
その都度フォーマットを考えるのは時間がかかりますし、見る方も見辛いです。また、よっぽどのことでなければ文章にせず箇条書きにした方が書く方も見る方も楽です。なので、同じフォーマットを使うのであれば、ほとんどが箇条書きで済むようなフォーマットを作成しましょう。
そんな時間ないよ！という方には、こちらにテンプレートを用意しました。ぜひご活用ください！
まとめ
[日報の目的]
・社内の情報共有
・上司に自分の状態を把握してもらう
・明文化することで自分のした仕事を整理する
[早く簡単に作成する方法]
・通勤中、日報の内容を意識する
・日報に書く項目を業務中にメモする
・箇条書きで形式を揃える
ぜひ、時間をかけ過ぎずに、意味のある日報を作成しましょう。