新入社員の中には、どのように日報を書けば良いのか分からないという方も多いでしょう。
本記事では、日報の書き方に悩む新入社員の方たちに向けて
- まずは理解したい日報の2つの役割
- 日報に含むべき項目
- 分かりやすい日報を書くための4つのポイント
- ワンランク上の「評価される日報」を書くための3つのポイント
の4点を紹介します。
日報は、業務時間中に少しづつ書くことで質の良い日報を書くことができます。
「日報が書けない…」「書く内容に悩んで、時間をかけてしまっている…」 という人は、ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。
まずは理解したい日報の2つの役割
まずはこの章で、日報作成時において理解すべき２つの役割について解説します。
- 一日を振り返り業務を分析するためのもの
- 部署やチームに状況を共有するためのもの
一日を振り返り業務を分析するためのもの
日報には、個人でその日一日を振り返り、業務を分析するための役割があります。
自身で一日の業務の振り返りを行わなかった場合、仕事のミスや未完了のタスク、改善したほうが良い業務などが見落とされるなど、仕事の質の低下につながる恐れがあります。
しかし一日の振り返りを行うことで、その日の課題にすぐに向き合えるだけでなく、自分自身の業務の達成度や進捗度合いを把握でき、次の日以降の業務に活かすことができます。
そのため、一日を振り返ることができる日報は、日常的に自己評価・分析できるツールとして、私たちにとって欠かせない役割を果たしています。
部署やチームに状況を共有するためのもの
日報は、部署やチームで共有することで、上司や同僚などに進捗状況を伝える役割を果たします。
例えば普段業務で関わっていないメンバーであっても、日報を共有しておけば、誰がどんな業務を行っているか把握しやすくなります。そうすることで万が一何か問題が発生しても、事前情報の元、スムーズに連携できるでしょう。
また、部署やチームに問題点を全体共有することで、議論する機会が増え、解決策を考えるきっかけを作る役割もあります。
日報に含むべき項目
日報に含むべき項目は主に以下4つとなります。
- その日に行った業務内容
- 業務で得られた成果
- 見つかった課題や対策
- 所感
ここでは、それぞれの特徴について解説します。
その日に行った業務内容
日報を書く際にまず必要な項目は、その日に取り組んだ「業務内容」です。
日報は客観性を求められることから、だらだら文章にするのではなく、誰が見てもすぐ内容が理解できる5W1Hを意識し、具体的に短い文章で書くようにしましょう。
また、時系列に沿ったり業務内容ごとにまとめたりすることで、書き忘れを防止することができます。
業務で得られた成果
その日の業務でどんな成果を生み出すことができたのかを、具体的に記載するようにしてください。
例えば数字などを使って定量的に成果を記録することで、上司は業務の評価や把握がしやすくなり、自分自身も後から仕事を振り返りやすくなります。
成果が思い浮かばない場合、学んだ点やGOODだった点を書くのもおすすめです。
見つかった課題や対策
一日の業務を通して見つかった課題、またその課題に対してどのような対策を行ったのかを記載します。
例えば業務を行っていると、良い面ばかりだけではなく「目標達成ができなかった」「スキルが足りなかった」などのような事象が発生します。
このような場合、どうしても悪い面は書きにくく感じてしまいますが、自分の課題を隠さずに書き出し、対策を思考することで客観的に自己分析する機会を作ることができます。
また、自身が困っていることや見つかった課題を日報に記載することで、上司や他メンバーからフィードバックをもらうことも容易となります。
所感
日報を書く際は、ただ単純に心に感じたり思ったりしたことを述べる「感想」ではなく、心に感じた事に対してさらに自分の意見を加えた、「所感」を含むようにしましょう。
所感というと「感想」と混同されがちですが、いわば日報のまとめにあたる部分を指します。
所感を書くときは、その日に感じたことを自分なりに考察したことを記述します。
そうすることで、業務の課題や改善点を後になって見返すことができ、同じ失敗を防ぐことに役立ちます。
※関連記事
「評価される日報にしたいなら「感想」ではなく「所感」を書こう！」
分かりやすい日報を書くための4つのポイント
この章では、分かりやすい日報を書くためのポイントを以下4つに絞って解説します。
- 簡潔にまとめる
- ケアレスミスに気を付ける
- テンプレートを利用する
- 業務時間中に少しづつ書いておく
簡潔にまとめる
わかりやすい日報を書くためには、簡潔にまとめることが鉄則です。
書き手側からすると「あれもこれも伝えたい」という思いに駆られるかもしれません。しかし、ダラダラした文章は読み手の負担になったり、目的が伝わりにくくなったりする可能性があります。
1文は50字程度になるように工夫し、長文にならないように意識することが大切です。
また、日報は上司や同僚などの貴重な時間を割いて見てもらうものとなります。
そのため、できるだけ短時間で内容を把握してもらうためにも、箇条書きができる部分には活用するなどでシンプルにまとめましょう。
ケアレスミスに気を付ける
日報は業務として上司や社内の人に提出するビジネス文書のため、「名前に誤字脱字はないか」「固有名詞や数字は正確か」などのケアレスミスに気を付ける必要があります。
誤字脱字があったり、固有名詞や数字が一つでも誤っていたりすると、日報自体の信頼度が下がってしまう恐れがあります。
日報を提出する前は、必ず一度内容を確認してから提出するよう心がけましょう。
テンプレートを利用する
日報を書く際に「書く内容に悩んで、時間をかけてしまっている…」という方は、テンプレートを利用する方法があります。
日報はあくまで上司への報告と自分の業務改善を目的としているため、作成時間をできるだけ短縮し、効果的な日報を仕上げる必要があります。
日報で記載する内容はその日の業務内容によって変わりますが、書くべき項目は同じことが多いです。
そのため、記載事項はあらかじめテンプレートにしておくことで、日報作成の手間を減らすことができます。
コピペの繰り返しは日報を意味のないものにしてしまうため注意が必要ですが、不必要なことを省くことで、日報の質も向上します。
業務時間中に少しづつ書いておく
日報は、業務時間中に少しづつ書いておくようにしましょう。
日報といえば、1日の終わりに「今日は何をしたかな？」と振り返りながら書くという人が多いかもしれません。しかし、業務の終了付近に日報を書き始めてしまうと、意外と細部を忘れてしまっている場合があるのです。
業務のスキマ時間に少しづつ書き始めると、時間の無い中で書くよりも、情報が十分に蓄積されて分かりやすい日報が書けるようになり、書き忘れも防ぐことができます。
ワンランク上の「評価される日報」を書くための3つのポイント
ビジネスマナーを抑えた日報を作成できるようになれば、次はワンランク上の日報を作成することができます。
ここでは、ワンランク上の「評価される日報」を書くための3つのポイントを解説します。
- 具体的かつ定量的に書いているか
- 所感と感想の違いを理解して書いているか
- 新人ならではの視点や考えを投げかけているか
具体的かつ定量的に書いているか
ビジネスシーンで評価される日報の書き方は、具体的かつ定量的に書くことがポイントです。
例えば具体的に書くとは「どのタスクをどのくらい行ったのか」また「どのように行ったか」「その結果何を得たのか」などを明確に記載することを指します。
また具体的な内容に加えて、さらに数値やグラフを用いて書き出すことも重要です。
具体的かつ定量的に日報が書けると、上司や同僚は状況を理解しやすく、評価されやすい日報となります。
所感と感想の違いを理解して書いているか
ワンランク上の評価される日報を書くためには、所感と感想の違いを理解して書いているかも重要なポイントとなります。
所感と感想は、同義語と捉えられがちですがビジネス上では少し違います。
感想は「自分の思ったことや感じたことを書く」ことであり、所感とは、「感想」に加えて「今後の業務に活かせる点・課題・改善点」などさらに踏み込んだものになります。
(例)
感想：○○の手順が複雑で難しかったです。
所感：○○の手順が参照する資料が多く複雑で混乱しました。なので次回からは資料を印刷しペンでチェックを入れながら作業しようと思います。
日報はビジネス文書ですから、「感想」に留まることなく、「所感」を書くようにしましょう。
新人ならではの視点や考えを投げかけているか
新人であれば、日報を書く際に新人ならではの視点や考えを投げかけているかも欠かせないポイントとなります。
新入社員の強みは、新人ならではのフレッシュな発想や斬新な考え方です。
会社のカラーに染まっておらずまっさらな新入社員は、社員の中で最も顧客・ユーザーに近い存在とも言えます。そのため、もし面白いアイデアや、何か疑問を感じることがあればどんどん提案していきましょう。
自分が出した意見が何らかの形になる可能性もありますし、「上司や先輩の目を引くような意見を言いたい」と貪欲に考えること自体が、ビジネスパーソンとしてプラスになることは間違いないでしょう。
まとめ
本記事では、日報が書けない新人でも分かりやすい日報を書ける4つのポイントや、日報の2つの役割、日報に含むべき項目などについて解説しました。
日報は、個人で一日を振り返り、業務を分析するための役割や、部署やチームで共有して上司や同僚などに進捗状況を伝える役割を果たします。
例えば日報に書く際に含むべき適切な項目を理解していれば、業務の課題や改善点を後になって自身で見返すことができ、同じ失敗を防ぐことにつながります。
「日報が書けない…」と悩む新入社員は、まずこの記事を参考にして日報の書き方を見直してみてはいかがでしょうか。