目次
日報を毎日書く4つの意味
この章では、日報を毎日書く意味を以下４つに絞って解説します。
- 毎日の振り返りができる
- メンバー同士でコミュニケーションが可能
- メンバーの進捗状況が把握できる
- 必要に応じて部下へのサポートができる
毎日の振り返りができる
日報を毎日書くことで、毎日の振り返りが可能となります。
日報によって毎日振り返りを行うことで、自分の行動や思考について客観的に分析でき、定期的に改善点を見つけられたり、良い点を再確認することができます。毎日振り返りを行わないと、自分の成長や課題に素早く気づくことができず、同じミスを繰り返してしまう可能性があります。
毎日日報を書き振り返ることは、自己成長につながる貴重な行動であり、これを継続することで、次の日の業務においてより良い結果を生み出すことができるのです。
メンバー同士でコミュニケーションが可能
日報を毎日書くことは、メンバー同士のコミュニケーションを促進します。日報を書いて共有することで、チームメンバー同士で課題を話し合ったり、提案したりしやすくなるためです。
一般的に日報は、社員一人ひとりが互いの業務の進捗や成果、業務上の問題について相互理解を深める目的で用いられます。毎日日報を書きそれを共有することは、チーム同士のコミュニケーションを円滑にするツールとして、欠かせない要素と言えるのです。
メンバーの進捗状況が把握できる
日報を毎日書くことで、メンバー同士にその日の進捗や状況を伝えることが可能となります。
仕事の進み具合をメンバー同士で把握できていない場合、「このタスクはだれがやっているのか分からず、先のタスクに進めない…」と、業務効率の低下を招く恐れがあります。しかし、メンバーの進捗状況を認識できていれば、今誰がどのタスクに取り組んでいるのか、支援が必要かなどにすぐに気づくことができ、問題が顕在化する前に必要な協力やサポートを行えます。
このように日報を毎日書くことは、業務の進み具合を現場のメンバーが把握できることにつながるのです。
必要に応じて部下へのサポートができる
日報を書く意味として、必要に応じて部下へのサポートができることが挙げられます。
上司はチーム全体の業務を管理したり、社員のモチベーションが低下したりしないよう、人材配置の最適化を常に図らなければなりません。
毎日日報を読むことで、「この人の業務量はパンクしてしまうかもしれない…」など、メンバーの危機ポイントに素早く対処できたり、心理状況を推察することができます。結果的に、必要に応じた部下へのサポートが可能となり、早期に状況改善に努めることにつながります。
意味のある日報を作成するための3つのポイント
ここでは、意味のある日報を作成するためのポイントをご紹介します。
以下のポイントを意識して日報を書くことで、業務に役立つ日報を簡単に作成できるようになります。
テンプレートを活用して効率的に書く
意味のある日報を作成するためには、テンプレートを用意して日報の作成時間を短縮し、効率的に書くことが重要です。
日報で記載する内容はその日によって変わりますが、書くべき項目はおおむね同じことが多いです。
テンプレートを導入すれば「何から書けばいいか分からない」という悩みを抱えている人であっても、形式が統一されているため、簡潔に必要な情報を漏れなくまとめることができます。
チームに伝える気持ちで書く
日報は自分自身のために書くことは重要ですが、同時にチームに伝える気持ちで書くことも欠かせないポイントです。
チームに今自分は何をしているかを正確に伝えることで、他のメンバーはタスクの進捗状況を把握でき、より効率的な業務遂行が可能となります。
またメンバー全員が同じ情報を共有し合うことで、相互理解が深まり、「あの人は今このタスクをしているから事前にこれを進めておこう」など、無駄のないチームワークが生まれます。さらにチームメンバーが自分の業務内容や結果を知ることで、ミスやトラブルを未然に防ぐこともできます。
そのため、日報は自分自身のためだけでなく、チームに共有するという目的で書くことがポイントとなります。
箇条書きや時系列を活用して読みやすく書く
意味のある日報を作成するためには、箇条書きや時系列を活用して読みやすく書くことがポイントです。
箇条書きなどが用いられず要旨を明確に記載できていない日報は「読みづらくて理解できない」と感じられる可能性があります。。日報を意味のあるものにするには、時間軸に沿った構成にし、箇条書きを用いて分かりやすく書くことです。
また冗長な表現を避けるために一文一意を意識し、一文の長さは50語程度のシンプルな内容にしましょう。
意味のある日報にするための4つの注意点
意味のある日報にするために、以下４つの点に注意しておきましょう。
- 感想と所感は分けて書く
- なるべく具体的に書く
- 必ずフィードバックを行う
- 日中から少しずつ書いておく
感想と所感は分けて書く
意味のある日報にするためには、感想と所感は分けて書くことに注意しましょう。
感想とはある物事について、ただ単に心に感じたり思ったことを指します。
それに対し所感とは、物事に触れて心に感じた事に対して、さらに自分の意見を加えたものを言います。
ビジネスシーンでは、日報に所感ではなく感想を書いてしまうと、単なる感想文のように見えてしまうため注意が必要です。
日報で所感を書くことで、どのような視点でその業務をおこなっているのかを記載できます。また、受動的な記録ではなく、自分自身で感じたことを深く分析し、改善策を考える能動的な姿勢を養うこともできます。
感想と所感を上手に使い分けることで、日報に論理的な構造が生まれ、誰が読んでも伝わりやすい文章を構成できるようになります。
なるべく具体的に書く
日報をより意味のあるものにするためには、記載する内容を具体的に書くことを意識してください。
例えば、新規の営業先に追いかけを入れる場合、以下のように書いてみると良いでしょう。
〈誤った例〉
「〇〇社××様 営業資料送付予定」
〈正しい例〉
「〇〇社××様 営業資料送付7/7対応予定」
上述したように、対応する月日も必ず記入することで、「毎日の業務に追われて対応が後伸ばしになってしまった」というミスを防ぐことができます。
また、売り上げの管理や目標達成までの数値も具体的に書くことで、目標を再認識するだけではなく、モチベーションの維持にもつながります。
必ずフィードバックを行う
日報を書く場合には、必ずフィードバックを行うようにしましょう。
毎日きちんと日報を書いていても、フィードバックがないとモチベーションが低下するケースは珍しくありません。
ただし、メインで日報のチェックを行っている上司や先輩が確認出来ず、放置されてしまう状況が起こる場合もあります。その際は代わりの人が日報を確認し、チームでフィードバックをすることが大切です。
チーム力を高めるためにも、よりよいフィードバックを心がけましょう。
日報の書き方を新人に教えたい場合や、日報の書き方を見直したい場合には、こちらの記事も参考になさって下さい。
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日中から少しずつ書いておく
日報はまとめて業務就業の合間に書こうとせず、日中から少しずつ書いておくことが重要です。
日報は業務の終了時に提出することが一般的ですが、最後にまとめて書くことで、「あの業務の詳細が思い出せない…」と内容を思い出すのに時間がかかってしまいます。
打ち合わせが終わった後の隙間時間などに日報を小分けして書くなどして、書き忘れの防止を心がけ、効率よく日報を作成しましょう。
まとめ
本記事では、日報を書くことになったものの、なぜ毎日書かなければいけないかが分からないと思い悩む方に向けて、日報を毎日書く意味や、意味のある日報を作成するためのポイント、その注意点に関して解説しました。
意味のある日報は、自分はもちろん会社にとっても財産となり得ます。
この記事を参考に、ぜひ有意義な日報を運用してください。