「上司から毎日書くように命じられるけど、手間がかかるだけで何も価値を生まない日報は意味がない」、そんな風に考えている人もいるかもしれません。
しかし、それは日報に対する理解が不足していたり、書き方や運用に問題があると考えられます。日報は本来、業務改善に役立つ優れたツールです。今回は日報作成のメリットと、そのメリットを活かす具体的な方法を4つご紹介します。
目次
日報を「意味ない」と思うのはなぜ？
優れたツールであるにもかかわらず、なぜ日報に意味がないと思ってしまうのでしょうか。それには2つの要因が考えられます。
まずひとつ目は、日報がただ文字を埋めるだけの作業になってしまっていること。
日報を書く際に「業務改善につなげる」という意識がなければ、その日のスケジュールを羅列しただけの内容や、仕事内容の感想となってしまいかねません。業務改善につながらない日報は、ただの作業記録になってしまいます。
ふたつ目は、誰からもフィードバックがないこと。
仕事において達成したことや疑問、改善点などを書いても、誰からもフィードバックがない状況では日報をしっかり書く意欲は湧きにくいでしょう。また、フィードバックがなければ疑問点は解消されませんので、日報を書くことが自らの成長につながりません。
こうした状況では、「日報＝意味ない作業」と感じてしまうのも無理はありません。
日報の3つの目的とは？
日報は本来とても意味のある優れたツールです。「意味ない」という意識を取り払うために日報の目的を再確認してみましょう。日報には3つの目的があります。
1.PDCAを実践する
ポイントを抑えて日報を書くことでPDCAサイクルを実践できます。
例えば日報に「今日の目標」「今日の業務内容」「今日の結果と振り返り」「課題を解決するための今後の解決策」「明日の目標」といった項目を記載することで、PDCAに置き換えられます。
「今日の目標」はPlanに、「今日の業務内容」はDoに、「今日の結果と振り返り」はCheckに、「課題を解決するための今後の解決策」はActionに、「明日の目標は」次のPlanに。それぞれPDCAサイクルの考え方そのものです。日報を毎日書いて改善点を実践していくことで、成長し続けられるのです。
2.仕事の進捗を共有する
日報を書くことで仕事の進捗を確認できます。
自分の仕事の進捗や業務ペースを把握していないと、上司から仕事を頼まれた時、自分のキャパシティを超える仕事でも受けてしまう場合があります。日報を毎日書いていれば、どれくらいのスピードで仕事を終えられるか、自分のペースを把握できるようになります。仕事を依頼された時に冷静な判断を下せるでしょう。
また、上司も部下の仕事の進捗が分かるので、それに合わせて仕事を振ることができます。依頼時のミスマッチを減らせるでしょう。また、これまでの実績を日報で確認した上で、部下の成長に合わせた仕事を振ることができ、人材育成にも役立ちます。
3.チームのコミュニケーションを深める
日報を通し、仕事で困っていることや疑問点を伝えることで、社員間のコミュニケーションが深まります。日報を書いた部下は上司からフィードバックを受けることで仕事の悩みが解決に向かいます。
日報を通じたコミュニケーションで上司への信頼感が増し、上司にとっては部下の悩みを知ることができるので、仕事の力量や人柄の理解にもつながります。日報は業務改善のツールに留まらない、優れたコミュニケーションツールでもあるのです。
意味のある日報にする4つのポイント
意味のない日報から、意味のある日報にするためには、実践すべきポイントがあります。ここからは、明日から使えるものや社内で今後取り組む大事なことまで、具体的なポイントを4つ紹介します。
1.テンプレートを使う
日報に書く項目を決めることで、効率化を図ったり、解決策を探るような積極性を持った仕事の進め方ができるようになります。
そのためにはテンプレートを使うのがお勧めです。例えば、以下のようにPDCAの実践に適したテンプレートが挙げられます。
- 【今日の目標】
- 【今日の業務内容】
- 【今日の結果と振り返り】
- 【課題を解決するための今後の解決策】
- 【明日の目標】
テンプレートを使うことで、日報作成の時間が効率的になるだけでなく、日々の業務に対して細かなところまで考えられるようになります。テンプレートがあれば、記入すべき項目が決まっているので、「今日の目標を達成するために何をするべきか？」「課題解決するための改善点は何か？」と、自ずと考え続けることになります。業務に対する集中度が高まり、生産性向上にもつながります。日報の効果を感じられるはずです。
その他のテンプレートについても、本サイトの記事で紹介しています。下記リンクにまとめてありますので、よろしければご覧ください。
2.フィードバックを欠かさない
日報が提出されたら欠かさずにフィードバックを返しましょう。上司の立場なら尚更のことです。フィードバックを返さなければ、「誰も見ていないならいいや」と部下の日報作成に対するモチベーションを下げてしまいます。日報の内容が薄くなってしまい「日報に意味はない」と感じてしまうこともあるでしょう。
フィードバックを返すことで部下は課題解決のヒントを得ることができ、より成長できるはずです。そのためにも、日報のフィードバックは欠かさず実践していきましょう。
3.チームや組織に共有する
日報はチームや組織に共有していきましょう。
共有することで、他の社員からもフィードバックを受けられます。場合によっては、上司1人では思いつかないような視点からアドバイスをもらうこともあるでしょう。上司との間で煮詰まっていた悩みも、簡単に解決するかもしれません。
また、チームや組織に共有されれば、他の社員が使っているノウハウを知ることができます。業務の生産性をさらに向上できるでしょう。恥ずかしがらずに積極的に意見を求め、そして学ぶことが大切です。
4.クラウドサービスを活用する
日報を効果的なものにするために、日報に適したクラウドサービスを利用しましょう。
クラウドサービスとは、インターネット上で利用できるさまざまなサービスで、個人やチームに高い生産性をもたらすツールとして、多くの企業から注目を集めています。日報に適したクラウドサービスなら、日報の作成が簡単にでき、日報を介したコミュニケーションも円滑に行えます。
日報に適したクラウドサービスを利用することで、これまで紹介してきた、意味のある日報にする1、2、3のポイントがすべて簡単に実践できます。日報用のテンプレートが備えられていますし、スマホやタブレットでいつどこからでもアクセスできるため、外出先からでも日報の作成やフィードバックが可能となります。チームや組織での共有も簡単です。
日報に適したクラウドサービスは、紙の日報はもちろんのことメールやWord／Excelでの日報よりも多くのメリットがあります。初月無料のサービスも多いので、お試し程度に利用を検討してみはいかがでしょうか。
まとめ
ここまで日報の目的や具体的な活用方法を紹介しました。「日報に意味はない」と結論を出す前に、これらのノウハウを実践してみてください。日報は有効な業務改善ツールとして成長を後押ししてくれるはずです。