エクセルで日報を書く際に「どのように・何を書けば良いか分からない」と困った人は多いのではないでしょうか。
そんなときは無料で使えるテンプレート（雛形となるデータ）を使用して、効率的に業務日報を作成してみましょう。
今回は、日報に必要な項目を解説し、エクセル日報の無料テンプレートや、日報の運用にエクセルを用いることのメリット・デメリットを紹介します。
エクセルを使用して日報の運用検討をしている方や、手間をかけずに日報を作成したいという方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
日報に必要な項目は最低4つ
日報を書く上で欠かせない項目は、最低でも下記のように4つあります。
その日に行った業務の内容
その日に「何を」「どのくらいの時間で」「どれだけ行なったのか」など取り組んだ業務内容を記載することが重要です。その日に行った内容を記載するときには、5W1Hを意識しながら具体的に短い文章で箇条書きにするようにしましょう。
所感
そのときに感じたり思ったりした感想を記載するのではなく、日報の最後には自分の意見を加えた「所感」を記載します。
所感を書くことで、業務の課題や改善点に対し、より具体的に思考することができ、日々の業務を振り返ることができます。
共有すべきこと
その日に得られたノウハウを上司だけでなく、他メンバーに共有することも必要になります。
チームや全体に情報をオープンにすることで、同じような課題に直面した際に過去の記事から情報を入手することができたり、部署を超えて自分と同じ課題感を持っている人などから話がくることもあるでしょう。
明日の業務予定
日報には、翌日の業務予定を洗い出しておくことも欠かせません。
翌日以降の業務予定を記載しておくことで、自分がやるべきことを整理できるため、落ち着いてスタートすることができます。
上記4項目以外にも、業務の進捗や結果も加えて記載すると、より一層業務の進捗具合が整理されます。
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「評価される日報にしたいなら「感想」ではなく「所感」を書こう！」
エクセルを使った業務日報のテンプレート5つ
ここでは、エクセルを使った業務日報のテンプレートを5つご紹介します。
利用目的やチームの組織構造に合わせたテンプレートを利用しましょう。
汎用的に使える日報テンプレート
こちらのテンプレートは、混乱しがちな複数の業務や同時進行している案件のスケジュールを、表でわかりやすく管理することができます。1日の業務スケジュール表、案件ごとの3ヶ月間のスケジュール表、業務・担当部署ごとの年間スケジュール表のセットです。
この日報はタイムスケジュールがベースとなっており、どの業務に取り組む予定で、実際に何の業務を行ったのかが一目で把握できます。
その日の振り返りがしやすいテンプレート
こちらは『今週やること』『今日やる予定だったこと・やったこと』『明日の予定』『特記事項』が一枚にまとめられたテンプレートです。
目標を達成するために、どのような活動をしたのか、途中経過はどうか、次回どのような活動をするのかを把握できます。
業務の種類や目的別に報告ができるテンプレート
こちらは業務の種類や目的別に経過報告・緊急報告などに分けて目的別に書けるテンプレートです。
報告区分ごとに分けてファイリングすると、情報の一括管理が可能になるので、後から情報を探しやすくなります。
活動内容とその結果が見やすいテンプレート
こちらのテンプレートでは、掲げた活動目標に基づき、活動内容の結果がどうだったかについて記載ができます。
上司への報告欄や指示欄のスペースも大きく、上司・部下間のコミュニケーションを図りやすい書式となっています。
行程管理をしながら業務進捗を報告できるテンプレート
行程管理をしながら『今日の目標』『今日の反省』などの業務進捗を報告できるテンプレートです。反省欄が付いていることで、1日の自分の行動を振り返ることができる書式です。
行程管理をしながら業務進捗を報告できるテンプレート.xlsx
業務日報をエクセルで書く3つのメリット
この章では、業務日報をエクセルで書く3つのメリットについて解説します。
- 無料で利用できる
- 契約の手間がなくすぐに利用できる
- 用途や目的に合わせてカスタマイズできる
無料で利用できる
多くのWebサイトでエクセル日報のテンプレートが無料で提供されています。Microsoft Officeが導入されているパソコンであれば、ランニングコストをかけずに無料で使うことができます。
先ほどの章で紹介した「エクセルを使った業務日報のテンプレート5つ」は、すべて無料で活用できる日報テンプレートです。
エクセル日報は、予算規模が少ない企業でも無料のため、簡単に導入することができ、業績により追加投資が難しい企業などにとっても、他の重要な業務にその分のコストを充てられるというメリットがあります。
契約の手間がなくすぐに利用できる
エクセルを使った日報は日常的に使用している人も多く、エクセル経験があれば誰でも使えるため、契約の手間なくすぐに利用できます。
そのため専門のツールを導入する場合のように、ツール導入の説得をしたり時間をかけて使い方をレクチャーしたりする時間も必要なく使用できるでしょう。
用途や目的に合わせてカスタマイズできる
エクセルを使った日報は、用途や目的に合わせて自由にカスタマイズできるメリットがあります。
例えば幅や高さなどのサイズや、レイアウトの設定を変える事が出来たり、関数等を活用すると、簡単な表計算や進捗管理を組み込むことが可能になります。
そのため個人や部署ごとにフォーマットを変更したい場合、好きなように自社仕様の業務日報を作成することができるでしょう。
業務日報をエクセルで書くデメリット
エクセルで業務日報を書くことには、メリットだけでなくデメリットもあります。
そこでこの章では、業務日報をエクセルで書くデメリットを下記4つに絞って解説します。
- 検索や共有を簡単にできない
- 複数ツールを利用する必要がある
- 日報を起点とした社員同士のコミュニケーションが生まれない
- スマートフォンで確認しにくい
検索や共有を簡単にできない
日報をエクセルで書くデメリットのひとつに、検索や共有を簡単にできないという点が挙げられます。
エクセルで日報を書く場合、内容を確認するにはファイルを一つひとつ開いて確認する必要があります。そのため、検索することや共有するのに手間がかかってしまい情報共有できる機会を減らしてしまいます。
また、日報を振り返る際に、日付や個人名ごとのデータが分散されてしまうため、いつどんな情報が記載されていたか分からないということが起こってしまいます。
エクセルで日報を書く場合は、時系列での振り返りや、検索や共有が難しい点を考慮しておきましょう。
複数ツールを利用する必要がある
エクセルを使った日報の内容を確認するには、複数ツールを利用する必要があり、作業工数が増えるというデメリットがあります。
日報を作成して社内で共有するには、作成した日報を保存してメールやチャットツールなどにファイルを添付する手間が発生します。
また、ファイルを保存するためのストレージツールも必要になります。
日報作成から共有までに時間と手間がかかってしまうと、日報を書く人も見る人もストレスを感じかねません。エクセルで日報を書くことは複数ツールを利用する必要があり、一元的な管理が難しいため、負担が増加することを念頭に置く必要があるでしょう。
日報を起点とした社員同士のコミュニケーションが生まれない
日報を起点とした社員同士のコミュニケーションが生まれにくいという点も、エクセルで日報を使用する上でデメリットになります。
エクセルで日報についてのコミュニケーションを取る場合、ファイル上でのやり取りができないため、内容をエクセルで確認した後に別のチャットツールなどで連絡する必要があります。
日報を読んだ人が書いた人に対して感想をおくる習慣があれば良いですが、別のツールを使ってのコメントが面倒だと感じてしまうと、やり取りが方通行になってしまい、場合によっては部下による報告のみで終わってしまうケースも少なくないでしょう。
特に、急ぎで確認したいことがある場合や、業務が滞ってしまっている際にはコミュニケーションが取りづらいため、コミュニケーションの質が低下する可能性があります。
スマートフォンで確認しにくい
エクセルはパソコン操作向けに提供されているツールのため、スマートフォンで確認しにくい点もデメリットとして挙げられます。
移動時間やスキマ時間に業務日報を閲覧したり更新したりできることは、業務の短縮化にもつながるでしょう。
しかし外出先でエクセル日報の編集をしたい場合、小さな画面で画面を何度もスクロールしたり拡大しなければならず、操作面でも結果的にストレスがかかります。
エクセルで日報を書く際は、パソコンやタブレットの環境を用意することが欠かせません。
効率的に日報を作成・管理するならQiita Teamがおすすめ
効率的に日報を作成・管理するならクラウド上で一元管理できるQiita Teamがおすすめです。
エクセルは日報を書く際に低コストで気軽に利用できるソフトですが、検索や共有が難しく作業工程の複雑さにより、振り返りやノウハウの蓄積が滞る、確認者の負担が増すといったデメリットがあります。
Qiita Teamでは誰でも簡単に記事を作成したり検索したり発信することができるため、情報共有のハードルが低くなります。
投稿した記事はフィードに共有されるというシンプルな設計で、段落構造やカテゴリー設定も不要です。フォルダで管理を行わないため、検索機能でダイレクトに探すこともできます。
また、Qiita Teamを活用すれば「他部署はどのような業務を行っているのか」「自分のチームの業務進捗はどうなっているか」などを明確にできるため、業務の可視化も進むことでしょう。
「オープンな職場にしたい」「信頼関係を築き上げたい」という方は、ぜひQiita Teamの導入を検討してみてください。
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