社員の日課である業務日報。日報は個人の報告文書という意味合いで捉えられていますが、業務に活用してこそ価値をもたらします。この記事では、日報を「単なる業務報告」で終わらせず、社内で有効活用する方法を紹介します。
「誰かの役に立つ日報を書こう」という意識を持つ
日報は、上司・先輩に対する業務報告であり、自分の一日を振り返るために書くものですよね。そのため「誰かに活用してもらう」という目線で書く人は少ないのではないでしょうか。
ですが、書き手が「誰かの業務に役立つ日報を書こう」という意識を持って日報に取り組めばどうでしょう？ 読み手にとって有益な情報が盛り込まれれば、単なる報告よりも価値ある日報となります。
日報の内容が社内で活用されれば、組織での業務の効率化につながるのはもちろん、会社全体としての生産性向上にもつながります。
社内で「有効活用」できる日報の中身とは
前述したように日報を社内で有効活用するためには、当然ながら日報の中身が誰かにとって有益でなくてはなりません。その「誰か」というのは、新人なのか、チームのメンバーなのか、リーダー層なのかは、情報によって異なりますが、以下のような情報を盛り込むと多くの人に活用してもらいやすいでしょう。
・成功事例
成功事例はまさに、知見が詰まった価値ある情報です。高い業績を上げている社員だけが持っている「勘」や「ノウハウ」のような、不明瞭なスキルを日報で明らかにして社内で活用することができれば、会社として生産性の向上が図れるのは言うまでもありません。複数の成功事例を分析し「成功の法則」を導くことができれば、より汎用的に活用できるでしょう。
・失敗事例
先輩たちの失敗談は、後輩たちの教訓になります。失敗した原因と再発防止策がまとまっていれば、類似のトラブルを起こさないよう注意を促す予防策となりえるでしょう。また、リアルタイムで失敗して困っている人たちが、今後どのように対応したらいいか分からない時、参考にすることもできます。
・トラブル・エラー事例
過去のトラブル・エラー事例は、現在、困ってる人と、解決策を知ってる人をつなぐ役割を果たしてくれます。過去の日報という形で、事象、原因、解決策の記録が残っていれば、トラブルを解決するまでの時間を大幅に短縮することができるでしょう。
・クライアントとのやり取り
クライアントとのやり取りには、ニーズやクレームなど有益な情報が隠されていることが多々あります。部署を超え横断的にクライアントの情報を活用できれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。また、引き継ぎの際、後任者がクライアントとのコミュニケーションに役立てられるというメリットもあります。
・新人ならではのアイデアや視点
新人は専門知識がなく、フラットな視点を持っているため、社内で最もカスタマーに近い存在と言えます。新人の思い付いたアイデアや気付きが、会社に価値をもたらすヒントになるかもしれません。
社内で日報を「有効活用」するための環境づくりとは？
・日報の情報は価値があることを浸透させる
日報は、社員一人一人の知見が詰まった価値ある情報の宝庫です。単なる個人の業務記録として捉えず、日報の価値をしっかり認識することで、さらに質の高い日報が蓄積できます。
・日報をデータベース化する
日報を有効活用するためには、活用しやすい仕組みを整えることが重要です。日報を自由に閲覧できる環境があっても、利用されなければ意味がありません。そのためにも、誰もが、見たい時に、簡単に、探している情報にアクセスできる「データベース化」を実現させることが鍵となります。
・カテゴリー別にまとめる
蓄積された日報の中から、成功事例やトラブル事例など、カテゴリー別にドキュメントを起こせば、社員育成にも活用できるようになります。例えば、成功事例の共通項をまとめて体系立てれば、会社独自の成功法則を導けるかもしれません。日報に書かれているのが「実体験」であるからこそ、現場で有効活用できるはずです。
まとめ
このコラムでは、
・「誰かの役に立つ日報を書こう」という意識を持つ
・社内で「有効活用」できる日報の中身とは
・社内で「有効活用」するための環境づくりとは？
を紹介しました。
本コラムが日報の「社内活用」のお役に立てれば幸いです。