日報の重要性は理解しつつも、日報の作成や共有を面倒だと思う人は多いのはないでしょうか。そこでお勧めなのが、日報の作成や共有の手間が短縮できるクラウドサービスの利用です。この記事では、紙やメールでの日報の作成・共有をクラウドサービスに変えることによって、どのようなメリットがあるのかご紹介します。
そもそも日報を実践する目的は？
日報を実践する目的は、2つ業務の可視化と社員の成長にあります。
仕事の進捗や社員の活動を把握する
管理者にとっては、業務進捗の把握、顧客の意見の吸い上げ、問題点の洗い出しと部下への指導の参考にするといった用途で日報を使うことが多いかと思います。
日報は成長に最適なツール
ただし、その日行った業務をただ記述するだけでは、日報はただの「社員監視ツール」になってしまいます。
客観的に、仕事における自分のパフォーマンスを振り返り、反省と改善点を洗い出してネクストアクションの整理する。この一連の流れを日報を使って行うことで、社員の成長を促進させることができるでしょう。
クラウドサービスを使って日報を作成・共有する利点
日報の作成が「いつでも・どこででも・どの端末ででも」できるようになる
紙やメールによる日報では、「会社に戻って紙の日報に記入する必要があったり、PCを立ち上げないとメール日報が書けなかったりするので、出先から帰社しなければならない」といった手間がかかります。こういった悩みを解消するクラウド化の利点として「どこにいても（出張先など）」、「いつでも（移動中など）」、「どの端末からでも（タブレットやスマホから）」、日報を共有でる利点があります。
またいつでも利用できるということは、ちょっとした空き時間に日報を作成できるということになり、例えばメモのように都度、情報をサッと記入しておけば、書き漏れも少なくなります。
日報を誰が提出したのかを把握しやすくなる
メールや紙の日報では、誰が提出しているのかが分かりにくく、確認するのに時間がかかってしまいます。しかし、日報をクラウド化すると、日報の管理がクラウド上で一元化され、紙やメールの日報のように提出状況の把握に時間をかけることなく、リアルタイムにフィードバックが行えるようになります。
日報の「クラウド化+共有化」は生産性向上につながる
日報をクラウド化することで、時間と手間の短縮につながり、紙やメールの日報からの一歩前進と言えるでしょう。加えてクラウド化した日報は、共有化することによって生産性向上につながる大きな武器となるのです。そのいくつかを次にご紹介します。
縦・横の連携でスムーズな業務を行えるようになる
紙やメールの日報では、確認するのは上司だけで、情報の流れが一方通行になりがちです。しかし、クラウド化によって日報を共有することで、各々の業務内容をチーム内や各部署の人が見られるようになります。日報には、取引先が今どんなことを望んでいるのか、どの段階まで交渉が進んでいるのか、といった情報が記されています。
こうした情報が共有化されると、次の打ち合わせに必要な資料や、交渉をスムーズに進めるためのアイデアなどを、チームや部署のノウハウを集結してあらかじめ施策として用意できるようになり、顧客のニーズに的確に応えられるようになります。
日報を共有して社内のコミュニケーションを活性化
日報を共有し、それぞれの業務内容や進捗情報を共有化することによって、さまざまな人からのアドバイスがもらえます。多様な視点からのアドバイスを得ることで、自分では気が付かなかった解決法も見出せるようになるでしょう。
自身が困っていることや、ヘルプの要請なども日報に記しておけば、お互いをフォローし合うことができます。社内でのコミュニケーションが活発化することで、社員同士の結束力も固まっていきます。
日報を共有して、より良い働き方を手に入れよう
日報は毎日の業務なので、効率化することでいろいろなメリットが生じます。
今まで日報に割いていた時間が短縮されることによって、他の業務に充てる時間が増え、長時間労働の防止になります。社員は、プライベートに充てる時間が増え、しっかり休息を取ってリフレッシュすることによって、仕事への意欲もアップ。社員の仕事への取り組み方がいままでと変わり、より良い働き方の実現にも貢献するでしょう。
日報の共有は業務の効率化に加え、より良い働き方を実現するためにも重要なのです。
まとめ
日報には大切な情報がたくさん詰まっています。ただ書いて提出するだけだった日報も、共有することによって、業務を円滑に進めるための大きな武器になります。日報をクラウド化して効率的に進めることは、時間や手間を削減でき、生産性向上の重要なポイントとなります。
