入社したばかりの新人にとって、日報は避けて通れないもの。毎日書かなくてはならない日報ですが、日報をどう書けばいいのか、何を書けばいいのか分からず、困っている新人も多いのではないでしょうか？ そこで、この記事では、初めて日報作成を行う新人に向けて
- 日報はツール。書く「目的」を理解して日報を書こう
- これだけは押さえたい！基本の日報の書き方
- 短時間で書ける！効率的に日報を書くコツ
の3点を紹介します。
目次
日報はツール。書く「目的」を理解して日報を書こう
日報は、毎日書くという性質上、ついマンネリになりがちです。とりあえず提出すればいい、前日の日報をコピペして少し手直しして出せばいい…そのような意識では、日報を書くことはただの作業になってしまい、時間の無駄に終わってしまいます。 そのため、日報を書く際には「目的」を念頭にいれて取り組むことが、成長のカギとなります。
では、日報の「目的」とは何なのでしょう？ 日報は、上司や先輩への業務報告であり、かつ、自分の仕事を振り返るためにあります。新人にとって、その日の業務を振り返るプロセスは大変重要です。新人は、日報を書くために自分の仕事を振り返ることで、成功を自信に、失敗を今後の改善につなげていきます。
つまり、日報は「目的」ではなく、振り返りのための「手段（ツール）」なのです。 日報を書くためにただ一日を振り返るのではなく、一日を振り返って、うまくいったノウハウや改善点を明確にするための手段（ツール）が日報であることを忘れないようにしましょう。
このポイントを意識するだけで、日報への取り組み方が変わってくるはずです。
これだけは抑えたい！基本の日報の書き方
まず結論。理由や経過はその後に
新人が陥りやすいミスの一つが、ダラダラと長文で日報を書いてしまうこと。自分の取り組んだことを上司に分かって欲しい気持ちは分かりますが、ビジネスにおいては逆効果です。長文になればなるほど、何を伝えたいのかが分からず、内容に齟齬をきたす恐れがあるからです。
そのため、日報を書く際は、まず結論から書くことを心がけましょう。結論の部分は小見出しにすると分かりやすくなります。最も言いたいことを先に伝えてから、理由や経過など詳細部分を書きましょう。
5W3Hを意識し、要点をまとめて報告する
5W3Hを意識して書くのも日報作成のポイントのひとつです。5W3Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）のこと。
日報をはじめビジネス文書を書く際は、見る側（上司や先輩）の目線に立つことが大切です。相手に正確に分かってもらうためには、分かりやすく読みやすい文章で書かなくては伝わりません。そのため日報は、5W3Hを意識し、要点をまとめて報告しましょう。
事実は正確に、意見は個人の感想にならないように
「事実」は実際に起きたこと、事実に対する自らの考えが「意見」です。「事実」は正確に書くことが重要です。その際、できるかぎり定量的に、具体的な数値を用いて書くことで、相手により伝わりやすくなります。
一方、「意見」を書くときは、個人の感想にならないように気をつけましょう。「××が素晴らしいと思いました」、「△△がとても難しかったです」といった感想ではなく、「何が素晴らしかったのか」、「何が難しかったのか」といった具体性を持たせて、さらに「今後は○○に注意して取り組みます」など、現状をさらに良くするための提案や改善案を書くのがベターです。
短時間で書ける！効率的に日報を書くコツ
テンプレートを利用する
日報を書くときには、時短のためにもテンプレート（ひな形）を利用しましょう。定型のテンプレートを使えば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのがぐんと楽になります。 社内に日報のテンプレートが存在しない場合は、Webサイトからテンプレートをダウンロードすれば時短につながります。無料で提供しているWebサイトが多いので、書きやすそうなものを選びましょう。ワードやエクセル形式でダウンロードをすれば、文字の大きさ・フォント・色や罫線などカスタマイズも可能です。 以下の記事でテンプレートをご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選
無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選
伝えたいことを箇条書きで書き出す
新人にありがちなのが「日報作成に時間がかかってしまう」こと。何を書くか考えがまとまらないまま日報に取りかかってしまうと、日報を書いては消し、何度も戻ってしまうという事態に陥ってしまいます。
そのため、日報を書く前には、文書の大枠を決めてから取り掛かりましょう。小見出しをイメージして、伝えたいことを箇条書きで書き出すのが良いですね。それから詳細を書いていきましょう。
そうすれば、日報を書く時間が大幅に短縮されます。日報は業務の一環ですから、スピーディーな作成を心がけたいですね。
まとめ
新人にとって、日報の作成は必ず成長につながります。この記事をぜひ毎日の日報作成にお役立てください。