「日報を作成するのに時間がかかり過ぎてしまう」 「毎日、日報を書くモチベーションがわかない」 そう感じている人も多いのではないでしょうか。しかし日報作成の具体的な方法さえ理解すれば、日報は簡単に書けるようになります。 今回は日報が簡単に書ける「3つのルール」と、より簡単に書けるようになる「ツール」についてお伝えします。
目次
日報作成が簡単になる3つのルール
日報作成を簡単にするには、3つのルールを守ることです。それぞれすぐに取り組めるものなので、次回の日報作成から実践してみてください。
1.テンプレートを用意する
1つ目のルールは「テンプレートを用意すること」です。 「日報に時間がかかってしまう…」と悩んでいる方の要因は書くことが決まらず、漠然と迷い続ける点にあります。日報作成に着手する際に「最初に何を書こうかな」「今日はどんなことがあったかな」などあれこれ考えていると、それだけで時間がかかってしまいます。
しかしテンプレートを用意すれば、その問題も解決です。手始めとしてシンプルに下記のようなテンプレートを使ってみてはいかがでしょう。
- 本日の業務内容：やったこと、振り返り
- 学んだこと：業務を行う中で得た気づき、新たな知識
- 困っていること：現状の課題、抱えている悩み
（文例）
【本日の業務内容】やったこと、振り返り ・10:00～13:00 クライアントとの会議 先方の要望とこちらの提案をすり合わせ。プロジェクトの草案を来週月曜日17時までに提出予定。 ・14:00〜17:00 プロジェクトの草案作り。 プロジェクトの草案作り。進捗率60%
【学んだこと】業務を行う中で得た気づき、新たな知識 ・プレゼンの構成を論理的に練り上げる事で、自分の頭が整理される。先方に伝わりやすくなることも実感 ・適度に休憩をすると作業効率が上がる
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み ・システムの開発速度をさらに上げるにはどうすればいいか
テンプレートに設定された「今日の業務でやったことは何か？」「現状の課題は何か？」といった具体的な問いに答えていけば、日報は完成します。
さらにこのテンプレートの利点は、日報作成を簡単にしてくれるだけではありません。 テンプレートの項目の問いは、仕事の成長に欠かせない要素を含んでいるので、項目を埋めれば仕事の課題が見つかり、改善案も自然と書き出せる仕組みになっています。
シンプルなテンプレートで日報を実践してみて、不足などが出てくるようなら項目を追加するなどして日報を自分流にアレンジしていきましょう。 日報のテンプレートについては、職種別やエクセル用など以下の記事でも紹介していますので、自分に合うテンプレートを見つけてみてください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選
無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選
2.「箇条書き」「数字」という記入のポイントを抑える
2つ目のルールは「記入のポイントを抑えること」です。そうすれば、迷わずに日報作成が簡単にできる上に、上司も業務状況が把握しやすい、評価の高い日報が提出できます。 記入のポイントには2つあります。
ひとつ目のポイントは「箇条書きで簡潔に書くこと」です。ダラダラ長く書くデメリットは時間がかかるだけではありません。読み手も重要なポイントが把握できません。だからこそ、要点を把握して、一文を50文字から100文字程度を目安に短く、箇条書きでまとめることが大切です。
ふたつ目のポイントは「数字で記入すること」です。今日の業務でやったことを振り返る時に「今取り組んでいるシステム開発がもう少しで終わりそうです」という内容では、情報が足りていません。「13時〜18時：システム開発の進捗率60％。今週金曜日の18時までに終わる予定」と、数字を用いて記入することで、過不足なく情報を伝えることができます。
3.業務中に書き進める
3つ目のルールは「業務中に書き進めること」です。 日報だからといって、終業間際にまとめて書いてはいませんか？ それが日報作成の時間を長くしてしまう大きな要因です。「14時ごろは何をしたっけな…」「今日のMTGで気づいた改善点は何だったか…」と、あれこれ思い出していると日報作成は一切進みません。
さらに、終業間際は1日の中で最も疲労が溜まっている時間で、一刻も早く帰宅したい人も多いでしょう。 終業間際にモチベーションの低い状態で日報を作成しても内容が粗くなってしまうので、精度を保つためにも業務中に書き進めていくようにしましょう。終業間際の日報作成の負担が大幅に減りますし、思い出す時間がなくなるので、日報作成にかける合計時間が短くなります。実践すれば「日報作成って意外と簡単だな」と実感してもらえるはずです。
さらに簡単に書くためには「クラウドサービス」を使う
日報を簡単に書くためには、利用するツールも大切です。オススメしたいのは「クラウドサービス」の活用です。 クラウドサービスとは、インターネット上から利用できるさまざまなサービスのことです。業務を円滑に進めるツールとして注目を集めており、導入する企業が相次いでいます。
日報に適したクラウドサービスなら、日報のフォーマットが搭載されているので、日報を簡単に書けてしまいます。 さらに、スマホやタブレットから利用できることも特徴の一つ。いつどこからでもアクセスできるので、移動中の電車で日報を書くことも可能です。
また、社内共有も簡単です。クラウドサービス上に日報を投稿するだけで、社内全員が日報を閲覧できます。日報を通じて優秀な社員のノウハウを知ることもできるため、業務効率を改善させるきっかけがつかめるかもしれません。
加えてフィードバックのやり取りも簡単にできるようになるので、社内のコミュニケーションが活発になるという効果もあります。 お試しで一定期間を無料にしているクラウドサービスもあります。試しに利用を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
日報を簡単に書くためには、効果的な方法を実践していきましょう。それが今回紹介した「3つのルール」です。
さらに、クラウドサービスを利用すれば日報作成はより簡単になります。 日報作成が簡単になれば、本業の時間がより多くなり、業務改善のスピードも向上します。今回の記事でお伝えしたことを、次の日報からぜひ実践してみてください。