「日報を書くことが義務付けられているが、何を書いたらいいのかよく分からず、日報の内容に困って無駄に時間を費やしてしまった」
…という経験はありませんか？
また、日報の内容が毎日同じになってしまったり、分かりづらい内容なので、日報を自己成長のために活かしきれていないという人も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、
日報の内容を決めるのに時間がかかる人
日報に書く具体的な構成案を知りたい人
日報を自己成長のために活用したい人
といった方に、日報作成までの全体の流れや、日報に書くべき内容を構成案と例文を交えてご紹介します。
日報を書く際のポイントも併せてご紹介します。
この記事を読んで日報に書くべき内容を明確にし、業務効率化を図りましょう。
また、日報を自己成長のために活用し、上司や先輩に対する評価アップも狙いましょう。
目次
日報作成の全体の流れ
日報作成の全体の流れは、
- 日報を書く目的を定める
- 日報を書く目的に沿った内容で日報を書く
- フィードバックをもらう
です。
日報の内容を決めるために、まず、日報を書く目的が何なのか、考えてみましょう。
日報を書く上での明確な目的があれば、日報の内容が決まらず、時間がかかってしまうことを避けられます。
まずは日報の目的を定めましょう。
日報を書く目的とは主に、
①振り返りによる自己成長②上司や同僚への進捗状況の周知
の２つです。
例えば、その日の業務が初めて着手することであった時、または、その日の業務で何か成果が得られた時は、「振り返りによる自己成長」を目的として日報を作成するといいでしょう。
また、その日の業務に疑問があった時、または、その日の業務が思うように進行しなかった時は、「上司や同僚への進捗状況の周知」を目的として日報を作成するといいでしょう。
それでは、この２つの目的に沿った日報の構成案をご紹介していきます。
目的に沿った日報の書き方
振り返りによる自己成長
この目的に沿って日報を書く場合は、「その日の業務の振り返り」、「業務の中で発見したこと」、「過去の自分との比較」を中心に意識して構成するといいでしょう。
構成案
- その日の業務内容、発見したこと
- 全体的な振り返り
- 明日の目標
上記の構成案を一つ一つ説明していきます。
①その日の業務内容、発見したこと
その日の業務内容、発見したことでは、＜時間/業務内容/発見したこと＞を書きます。
ー例ー
- 10:00~12:00 (2h) 広告代理店リスト作成
- 12:00~13:00 (1h) 休憩
- 13:00~15:00 (2h) 営業アタックリスト作成
- 15:00~16:00 (1h) 顧客対応
- 16:00~18:00 (2h) 広告スキーム見直し ⇒消費者のパーセプションを変える必要あり
○ポイント： 何にどのくらい時間を使ったのか、業務で発見したことを簡潔に記載します。
②全体的な振り返り
全体的な振り返りでは、＜その日の業務の振り返り、達成した成果＞＜自分自身の変化した点＞を書きます。
ー例ー
- 広告に関して準備が終了し、アポも目標の5件取れました。来週月曜から関係各社と面談して交渉していきます。
ー例ー
- 顧客対応において、対応の早さを褒められました。理由は、A社からの問い合わせ対応を1時間で完了したことにあります。対応においては、資料を整理してすぐに見つけられるようにする必要があると思いました。これまでバラバラになっていた資料を整理しておきましたので、他社からの問い合わせには迅速かつ柔軟に対応できるようになります。
○ポイント： 後で見返した時に自分の成長に繋げられるよう、具体的に数字や固有名詞を使いましょう。他の人が自分の日報を見た時に役に立つよう、自分が得たノウハウも記入します。
③明日の目標
明日の目標では、＜明日すること＞＜成長したいこと＞を書きます。
ー例ー
- 明日は、
- 営業アポ
- 経費精算
- アンケート記事作成
- をやります。営業アポに関しては、5件の約束を取り付けることが目標です。
○ポイント： 箇条書きを交え、読みやすい内容にします。
上司や同僚への進捗状況の周知
この目的に沿って日報を書く場合、「タスクの進行状況確認」、「その日の業務で疑問に思ったこと」を意識して日報を構成するといいでしょう。
上司や同僚に、自分の課題や業務の進捗状況を知ってもらうことによって、自身の業務の手助けに繋がったり、チームの生産性の把握ができるようになります。
業務における困り事や疑問などは、自身だけで解決しようとするのではなく、日報を通じて周囲の人に積極的に情報共有していきましょう。
構成案
- その日の業務内容、課題に感じた点
- 疑問や課題
- 自分の進捗状況、希望
上記の構成案を一つ一つ説明していきます。
①その日の業務内容、課題に感じた点
その日の業務内容、課題に感じた点では、<時間/業務内容/課題に感じた点>を書きます。
ー例ー
- 10:00~12:00 (2h) 広告代理店リスト作成
- 12:00~13:00 (1h) 休憩
- 13:00~15:00 (2h) 営業アタックリスト作成⇒同じ企業が重複してリストアップされてしまう
- 15:00~16:00 (1h) 顧客対応
- 16:00~18:00 (2h) 広告スキーム見直し
○ポイント： 何にどのくらい時間を使ったのかや、課題・疑問点を簡潔に書きます。
②疑問や課題
疑問や課題では、＜疑問や課題に感じた点／疑問や課題が生じた手順＞を書きます。
ー例ー
- 営業アタックリスト作成において、同じ企業が重複してリストアップされてしまいました。リストアップする際に、データベースから得た情報をドキュメントに貼り付けていたのですが、その際に、ソートの手順が抜けていたことが原因です。ソートについては、私が知っている方法だと時間がかかるので、簡単なやり方を知っている人がいれば教えてください。
○ポイント： 疑問、課題になった点が読んだ人にとって分かりやすくなるように具体的に記入します。
③自分の進捗状況、希望
自分の進捗状況、希望では、＜その日の業務の進捗状況＞＜何をどうしたいのか、状況に応じて自分の希望を書く＞を書きます。
ー例ー
- 広告準備に関しては準備が終了しましたが、営業アタックリストを一人で作成しているため手間がかかっている状況です。リストについては、500件分を3営業日で完成させるのが目標です。現在200件入力済みなのですが、予想より遅れているので、リストを完成させるために、各自で分担して進めたいと考えています。もしくは他に何か効率の良い方法がありましたら教えてください。
○ポイント： 他の人が読んでいることを意識し、他の人に何を伝えたいのか、何をしてもらいたいのかを明確にしましょう。
どちらの例においても、数字を用いて具体的な文章を書くことを意識しましょう。
また、その日にやったことを分かりやすく記録しておきましょう。そうすることで、業務内容が伝わりやすい日報になります。
日報をさらに活用する
日報を書いた後は、その日報を自身のため、または他のメンバーのために活用しましょう。
活用方法として、誰もが日報を見られる環境を用意し、常に日報に関してフィードバックをし合う、ということが大切です。
そのために、情報共有ツールを導入することをお勧めします。
情報共有ツールに関してはこちらの記事も併せてご覧ください。
日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化
自社に適した情報共有ツールを導入し、常に社員が日報にフィードバックし合う環境を作りましょう。
フィードバックし合う環境は、日報による情報共有を推し進め、結果として社内コミュニケーションが活性化されていきます。
情報共有ツールに日報を作成する際の注意点をまとめたドキュメントや、テンプレートを用意しておくと日報作成を効率化できます。
日報のテンプレートに関してはこちらの記事も併せてご覧ください。
無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選
これらの活用方法も実践し、日報を社員のため、会社のために役立てましょう。
まとめ
日報を書く目的を意識した上で内容を定め、構成案に沿って、日報を書いてみましょう。
日報を書く目的を意識するだけで、内容を定めるまでの時間を大幅に短縮でき、また、毎回日報の内容が重なってしまうことも避けられます。
日報を書く際には、伝わりやすい文章を意識して書きます。
自分だけの日報ではなく、他の社員、また会社のための日報だということを念頭に置いてください。
情報共有ツールを用いて日報を活用し、日報によって会社の生産性向上を目指しましょう。