「日報がめんどくさい」 「会社から命じられて日報を渋々書いている」 それが、日報を書いている多くの人の本音かもしれません。しかし日報を「めんどくさい」と感じる原因を「3つのポイント」で解決することにより、日報は業務改善を後押しする頼もしいツールに変化します。 この記事では、あなたが日報を「めんどくさい」と感じている原因を見つけ、その解決策を詳しく紹介していきます。
目次
なぜ日報を「めんどくさい」と感じるのか？
まずは、日報のめんどくささを解決するために原因を明確にしましょう。「日報がめんどくさい」と感じてしまうのは、3つの心理的・環境的な原因が考えられます。
１.日報を書いても得られるものは何もないから
「日報は上司への報告業務にすぎない。今日やった仕事を書くだけの作業だ」。そう捉えてしまうと日報に対するモチベーションを失ってしまいます。「めんどくさい」と感じるのも無理はありません。しかし後述しますが、日報はスキルアップにもつながる意義のあるツールです。この記事をきっかけに日報に対する認識を改めることをお勧めします。
２.時間がかかるから
一日の仕事を終えてから書く日報。疲労や書く内容への迷いから、どうしても時間がかかってしまいます。得られるものがなく、時間がかかるのなら、めんどくさいことこの上ないですよね。しかし、日報の作成時間を減らすと同時に、内容の質を高める方法があります。
３.手書きでオフィスでしか書けないから
「めんどくさい」に拍車をかけるのが環境的な障壁です。日報が手書きの場合、外出時や業務の隙間時間で日報作成を進めにくいですよね。さらに手書きの場合、日報を提出するために外回りからオフィスに戻る必要があるかもしれません。外回りから直帰できることを考えると、手間や時間がかかるので無駄が多いでしょう。しかし、この問題も後述のポイントを抑えれば解決できます。
「日報がめんどくさい！」を解決する3つのポイント
日報をめんどくさいと感じる原因を解決するポイントが3つあります。以下に紹介しますので、「日報がめんどくさい…」と感じたときの処方箋として覚えておいてください。
１.日報は業務改善や自己成長につながることを意識する
日報は本来、優秀な業務改善ツールです。日報の項目に「今日の目標（Plan）」「今日の業務内容（Do）」「今日の結果と振り返り（Check）」「課題を解決するための今後の解決策（Action）」「明日の目標（Plan）」を設けることでPDCAツールに早変わりします。 「毎日PDCAをまわす」ように日報を活用すれば、課題発見や業務改善へつながり、スキルアップや成長を得られるでしょう。
２.時間を短縮するためにテンプレートを使う
日報を書く際にはテンプレートを用意しましょう。無駄がなくることで日報作成の時間が短縮されます。テンプレートの項目については、前述したPDCAツールとしての項目以外に、以下のような項目が考えられます。
【本日の業務内容】作業内容、振り返り 【学んだこと】作業を行う中で得た気づき、新たな知識 【疑問に思ったこと】作業中にわからなかったこと 【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み 【フィードバック】上司・先輩からのフィードバック
テンプレートのメリットは、作成時間の短縮だけではありません。項目として書く内容を抑えておくと、日々の課題発見や業務改善に大いに役立ちます。「学んだことは何か？」「疑問に思ったことは？」と考えることで、業務に対する意識が明確になり、ポイントを抑えた内省が可能になるからです。 また、困っていることを書き込み、上司に自分の状況を知らせることもできます。上司が忙しくて話す機会が得られない方は、ぜひ日報を「困りごと解決ツール」として活用してください。 日報のテンプレートは以下でも紹介しています。よろしければご覧ください。いろいろ試しながら自分にあったテンプレートをつくっていきましょう。
３.いつでもどこでも書ける、日報向けのクラウドサービスを使う
クラウドサービスとは、インターネットを介してパソコンやスマホアプリで利用できるサービスです。個人やチームの生産性向上を目的に、大企業からスタートアップ企業まで、規模や業種を問わず導入が進んでいます。クラウドサービスには、ビジネス向けチャットやタスク/スケジュール管理などいろいろなタイプのものがありますが、日報作成が簡単にできるクラウドサービスもあります。 日報向けクラウドサービスの魅力は、いつどこからでも日報作成ができることでしょう。スマホやタブレットから、外出中の電車内でも日報を書けます。また「日報を書いて終わり」にしないために、共有機能も用意されています。日報に上司や同僚がコメントを投稿して日報に書かれた困りごとに答えることことができたり、SNSのような「いいね」ボタンでカジュアルに気持ちを表現できます。 日報向けクラウドサービスの利用は、日報作成によるスキルアップにつながりやすく、社内コミュニケーションも促進してくれるのです。
まとめ
日報がめんどくさい原因を理解して、それを解決することで、日報は自己成長につながる優秀なツールに生まれ変わります。解決ポイント1、2は明日からでも実践できます。3に関しては、まずはチームへの提案から始めてみてください。