社員の生産性を高めるためには円滑なコミュニケーションが欠かせません。
しかし、社員同士の情報共有が上手くいっていないなど、他部署とのコミュニケーション不足に悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。
社内コミュニケーション不足が続くと、社員の離職率やモチベーションの低下や生産性の低下につながる恐れがあります。
最近では、コロナ化によりリモートワークが普及する中、どのように社内コミュニケーションを活性化させるのかが企業にとって課題になってきました。
そこで本記事では、社内のコミュニケーション不足で生産性を下げないために以下の点について解説します。
【この記事で分かること】
- 社内のコミュニケーション不足がはらむリスク
- 社内のコミュニケーションが不足する主な原因5つ
- 社内のコミュニケーション不足を解消する4つの方法
- 社内コミュニケーションを活性化させるメリット
この記事を参考にすると、モチベーションが低下している社員とのコミュニケーションを活性化できたり、社内コミュニケーション不足に対する課題意識を軽減したりすることができます。
ぜひ最後までご覧ください。
社内のコミュニケーション不足がはらむリスク
社内コミュニケーションが不足すると多くのリスクが発生します。
この章では、社内コミュニケーション不足がはらむリスクを5つに分けて解説していきます。
トラブルが増え、業務が円滑に進まなくなる
コミュニケーション不足が発生するとトラブルが増えてしまい、業務が円滑に進まなくなります。
チームや組織で業務を行う場合、メンバーの進捗状況をスムーズに共有することで業務効率が高まります。例えば、誰がどこまで業務を行っているか同じチームメンバーや上司と連携を取っていれば、業務が滞ることなく重大なインシデントを防ぐことができるでしょう。
しかし、コミュニケーションが不足していると、円滑に連携がとれなくなるためにトラブルが発生しやすくなります。問題が発生しても気づくことができず、リカバリーしにくいため業務が阻まれる恐れがあります。
他部署や顧客からの評判が落ちる
社内コミュニケーションが不足すると、他部署との関係が上手くいかなくなるだけでなく、企業にとって大切な顧客からの評判も落としてしまいます。
コミュニケーション不足に陥った企業は、業務の引き継ぎや連携がしにくく、社内で連携が取れないためにトラブルが発生する可能性があります。
コミュニケーションがとれていないと、貴重な営業機会を失うだけでなく他部署や顧客からの信頼も失うリスクもあるため注意が必要です。
社員の仕事へのモチベーションが下がる
コミュニケーション不足に陥ると気軽に質問や相談ができないため、社員の仕事へのモチベーションを低下させてしまいます。
多くの社員は良好な人間関係や信頼関係を築き上げることで、いざという時に相談できたり、時には新たな意見から成長につなげたりすることができます。
しかし、社員同士のコミュニケーションが不足してしまうと、信頼関係が築きにくくなります。そのことから「頑張ってもきっと評価されないだろう」「会社にいてもつまらない」といったような、会社への帰属意識の低下を招き、その結果社員のモチベーションの低下につながる恐れがあります。
このような状態は、いくら上層部から企業理念などの様々な情報発信を試みても、社員には会社への愛着心が減ってしまっているために行き届かず、会社で起きていることを「自分事化」して捉えることが難しくなります。
ストレスを抱えた社員が退職する
コミュニケーション不足で人間関係が上手くいかないことによるストレスを放置してしまうと、社員の退職につながってしまいます。
社内コミュニケーションは、仕事をするうえで上司や同僚のみならず、他部署間やチーム間など様々な場所で発生します。そのコミュニケーションに課題があると、社員の多くは心理的ストレスから通常業務が行えなくなってしまうでしょう。
退職理由の中には、社員一人ひとりが持つ価値観や個性などに対し、企業の理解が不十分であることが挙げられます。それも社内コミュニケーションを行うことで、防げる可能性があります。
優秀な人材を手放さないためにも、企業は社内コミュニケーション不足によるストレスを軽減させる対策を打つ必要があるでしょう。
コンプライアンス違反や不正行為が行われる
コミュニケーション不足が発生すると、誰が何の業務を担当しているのか分かりにくい状態になり、コンプライアンス違反や不正行為が行われる危険性が高まります。
社員同士のコミュニケーションが不足している環境下では、周囲の目をかいくぐっての不正行為を防げない可能性があります。また実際に不正行為が行われていても発覚が遅れて、問題が拡大してしまうリスクもあります。
普段からコミュニケーションが活発であれば、互いに見られているという意識が働き、不正行為をしようという気持ちを抑制できます。
社内のコミュニケーションが不足する主な原因5つ
この章では、社内コミュニケーションが不足する主な5つの原因について解説します。
コミュニケーション不足が引き起こす原因を正しく理解し、改善方法を検討していきましょう。
部門間やグループ間で縦割り意識が強い
部門間やグループ間で閉鎖的になってしまうと、組織を縦断したコミュニケーションが不足します。
通常業務は、自身が所属する部署内や個人のみでは完結せず、他部署や他メンバーと共同して行うことが一般的です。
部門間やグループ間で縦割り意識が強いと、それぞれの内部では活発にコミュニケーションが行われますが、他部署間などの横の関係でのコミュニケーションは重視されづらく、関係値が希薄化しやすくなります。
そのため、円滑に業務を進めたい場合には、用事があるときのみのコミュニケーションだけでなく、業務以外で日頃から積極的に情報共有を行うようにすることが大切です。そうすることで、お互いの業務を理解しやすくなります。
業務以外の会話ができない雰囲気がある
業務以外の会話ができない雰囲気はコミュニケーション不足に陥る原因になります。
関係性の良い職場環境であれば、対面での会議や食事中の雑談等でコミュニケーションをとり、人間関係を構築することができます。
しかし、業務の効率性だけを求めていたり、上下関係が激しかったりするような環境では業務以外の会話を自由にできない雰囲気ができてしまい、コミュニケーションを生む機会を妨げてしまうでしょう。
業務以外の会話が足りていないと感じる企業は、社内SNSツールなどを活用することで意識的に会話ができるきっかけを作ることが重要になります。
口頭でのやりとりがメインになっている
社内コミュニケーション不足に陥る原因として、口頭でのやりとりがメインになっていることが挙げられます。
業務を確認したり依頼されたりする際に、口頭での指示が多い職場では指示された内容を後になって把握しづらいため、「言った言わない」が発生しやすくなります。
また、やりとりをした当人以外はその情報を知らない状態のため、情報の属人化を招きトラブルが発生した際も細かい内容について記録が残らず責任の所在が分からなくなってしまう危険性があります。
情報の属人化を防ぐためにも、口頭でのやりとりをメインにするのでなく、話した履歴が確認できるように記録しましょう。そうすることで、コミュニケーションが円滑に回りやすくなるのです。
コミュニケーションツールが使いづらい
コミュニケーションツールが使いづらい場合、社員同士の積極的なやりとりが行われず、コミュニケーション不足になりかねません。
例えば部署ごとでTeamsやSlackなどコミュニケーションツールを使い分けている場合、ファイルやデータなどの機能が異なるため、情報が点在してしまい必要な情報を入手しにくくなります。
また、ビジネスメールの場合も、既読の有無が分からず、相手のリアクションが把握しにくく、コミュニケーションツールとしては使いづらい傾向にあります。
メールでのやりとりは、相手の時間を拘束せず丁寧なやり取りができるメリットもありますが、コミュニケーションを円滑に行えるツールではないため、不向きでしょう。
コミュニケーションの機会が減少している
社内コミュニケーションが不足する主な原因として、そもそもコミュニケーションの機会が減っているという理由が挙げられます。
これは、効率化のために会議が減ってしまい、テレワークのために会話が減少したことが原因で起こりやすくなります。例えば会議は社員が意見交換をするなど、問題解決をするために欠かせません。
しかし、効率化ばかりを重視してしまい、会議を減らしてしまうと必要なコミュニケーションの機会が奪われてしまいます。
また、テレワークの導入により普段以上にコミュニケーションを取る機会が減少したことも、コミュニケーション不足が発生する要因となっています。
社内のコミュニケーション不足を解消する4つの方法
上述のように、コミュニケーション不足は企業にとって様々なリスクを引き起こすことが分かりました。
そこでこの章では、社内コミュニケーション不足を解消する4つの方法について解説します。
- 社内コミュニケーションツールを導入する
- 定期的に社内イベントを実施する
- 1 on 1を行う
- メンター制度を導入する
上記4項目を通して、自社にあった社内コミュニケーション不足の対応策を考えてみましょう。
社内コミュニケーションツールを導入する
社内コミュニケーション不足を解消する手法の一つに、コミュニケーションに特化したツールを導入する方法があります。
例えばビジネスチャットツールを活用すれば、ネットをつなげることでいつでも社内にいる社員と同じ情報を取得しやすくなります。場所を選ばずコミュニケーションがとれることで、社内にいる機会が少ない営業担当や遠隔地で働いているメンバーであっても情報遅延なくコミュニケーションを行うことができ、社内コミュニケーション不足の解消に役立ちます。
定期的に社内イベントを実施する
定期的に社内イベントを実施することで、新たなコミュニケーションの機会を作ることができ、社内コミュニケーション不足の解消に寄与します。
例えばバーベキューやスポーツ大会などの社内イベントを実施することで、社員の違う一面を発見できるでしょう。また今まで面識のなかった社員とも新たに交流でき、後で業務での関わりができた際により円滑に業務を進めることができます。
1on1を行う
定期的に1on 1を行うことも、社内コミュニケーション不足の解消に役立ちます。
例えば1 on 1を実施すれば、普段業務を行っているだけでは分からない社員の悩みや問題に対して、上司はじっくり向き合うことができるため、早期解決をしやすくなります。
また、会社としても現場の社員に求めていることを共有し合えるため、業務に対して意見の食い違いがあれば解消しやすくなるでしょう。
逆に1 on 1を行わない場合、上司から部下、経営トップ層から一般社員に向けてのメッセージなどといった、一方的な発信になりやすいです。
組織運営はこれでも成立しますが、一方的な情報発信は社員の帰属意識につながらず、モチベーションを低下させる恐れがあります。
業務に関して、お互いの食い違いを発生させないためにも、1on1を通じて一人ひとりの意見をしっかり受け止めることが重要です。
メンター制度を導入する
社内コミュニケーション不足の解消には、メンター制度を導入することをおすすめします。
特に入社したての新入社員や転職したての社員は、既存の社員と比べて社内ルールや人間関係に不安がある場合が多いです。
そんなときメンター制度があれば、不明点や疑問点があっても誰に聞けば良いのかはっきりしているため、コミュニケーション不足にならず、気軽に悩みを相談できる体制を作ることができます。
社内コミュニケーションを活性化させるメリット
最後に社内コミュニケーションが活性化されると、どのようなメリットが得られるのかを解説します。
生産性が向上する
社内コミュニケーションを活性化させると、チームで効率的に物事が進むようになるため生産性の向上につながりやすいです。
円滑にコミュニケーションが行われると、お互いの仕事の進捗状況がわかりやすくなり、スケジュールやタスクの管理がしやすくなります。
また、他者からノウハウやナレッジを共有されやすいため、社員一人ひとりの知識量やスキルアップにもつながり、新しいアイディアや思わぬビジネスチャンスが期待できます。
離職率が低下する
社内コミュニケーションが活性化されていれば、仕事の相談や協力してほしい時にすぐに声を掛け合えるなどのコミュニケーションがとれるため、離職率の低下につながります。
職場で相談できる上司や同僚がいない場合、多くの人は孤独感を感じやすくなります。会社で孤独な状態が続くと仕事へのモチベーションも維持しにくくなり、転職を考えてしまう可能性もあるのです。
社内コミュニケーションが活発であれば、悩みを抱えていたとしても誰かがその問題に気づける可能性が高くなり、結果的に離職率を低下させることに役立ちます。
部署間でのイノベーションが生まれる
社内コミュニケーションが活性化されている組織は自由に発言できることで意見交換が活発になり、アイディアを後押しできるため、イノベーションが生まれやすくなります。
社内コミュニケーションが活発でない場合、会議などで上司や同僚に気を遣ってしまい「こんな発言をしたら怒られてしまうのではないか」などと考えてしまい、自分の意見を口にできない可能性があります。
コミュニケーションが活性化されている企業であれば、自身の考えを自由に発信することができ、アイディアを出し合う組織風土が実現します。その結果、活発な意見交換が期待できるため、イノベーションの創出につながるでしょう。
顧客満足度が向上する
社内コミュニケーションが活性化している企業は、ナレッジやノウハウの共有がスムーズに行われるため、重要な顧客管理にも素早く対応でき、その結果、顧客満足度を向上させることができます。
円滑なコミュニケーションは、担当の変更や退職・移動などの場合でも引継ぎが十分に行えたり、顧客からの思わぬ問合せやクレームにも連携して対処できたりします。
即座に顧客対応ができる企業は、企業に対する信頼度や安心感を高めるだけでなく、顧客満足度の向上に寄与します。
まとめ
コミュニケーション不足には様々な要因があります。
だからこそ社内コミュニケーションを活性化させるための取り組みが重要となります。
この記事では、社内のコミュニケーション不足で生産性を下げないために、社内のコミュニケーション不足がはらむリスクや社内のコミュニケーション不足を解消する4つの方法について解説しました。
最近コミュニケーションが不足しているなと感じたときには、上記の記事を参考にして自社の特性に合わせて適切な施策を検討してみてください。
