議事録とは？作成のポイントや共有時の注意、事前準備の仕方までを徹底解説

会議やブレストのときに取ることになる議事録は、多くの方が一度は作成したことのあるものではないでしょうか？

WordやExcelを使った会社のフォーマットに必要事項を記入して、全員に共有する。そんな当たり前のビジネス習慣ですが、その書式や役割をしっかりと理解している人は、意外と少ないのではないでしょうか？

本記事では、議事録とは何かを改めて確認した上で、議事録をとる目的や作成のコツ、一般的なフォーマットを紹介し、最後に議事録作成で有効なQiita Teamの使い方を紹介します。

議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせの席で、話し合われた内容やその決定事項などをまとめて、関係者にシェアするための文章のことです。

今のビジネスマンは、非常に多くの情報に囲まれて社会生活を営んでいます。一回の会議内容をいちいち細かく覚えていない方も多いからこそ、備忘録としての議事録は非常に大切なものだと言えます。

議事録には、主に以下2つの目的があります。

先ほもお伝えした通り、打ち合わせ内容や会議の決定事項を関係者へと共有することが、議事録作成の大きな目的です。

ここで大事になるのは、「適切な情報粒度になっている」ということ。たとえば会議で出てきた言葉を一言一句共有したとしたら、それは議事録ではなく、単なる会議の会話メモになります。

会議や打ち合わせに参加したか否かにかかわらず、関係者が適切に情報を理解できるようにすることが、議事録のミッションであり作成の目的であると言えます。

議事録では、「誰が、何を、いつまでに行えばいいのか」を明確にする必要があります。これがないと、結局は人々の頭の中での理解が議事録に先行してしまい、適切なタスクの割り振りがなされない、なんてことにもなりかねません。

各自がどんなアクションを次回の会議までに行うのか。これを明確にすることも、議事録の目的となります。

議事録を作成するには、ある程度のコツがあります。以下、3つのポイントをお伝えします。

まずは会議のアジェンダを事前に確認しましょう。会議の議題と目的、日時と場所、参加者、そして当日の議論の流れなど、その会議の大枠を掴んでおくだけで、当日の作成作業をスムーズに進めることができます。

もしもアジェンダがないのであれば、自分で案を作ってしまうのもアリです。簡単なものを用意するだけで、議事録作成のみならず、当日の会議の進捗そのものの良い流れになるでしょう。

会議当日にまっさらなドキュメントに会議内容を書こうと思っても、なかなかうまく記述できないでしょう。

だからこそ、事前にフォーマットを用意しておくことが大切です。

具体的に以下の項目を明記し、必要な情報を過不足なく整理するための土台を作っておくと、会議当日に煽られなくて済みます。

議事録を作成する際に、情報をまとめる時のフレームワークとして有名な5W1Hを利用しない手はありません。

5W1Hの観点で情報を整理すると、関係者がどんなことをいつまでにやるのかを可視化して、情報を適切に整理・共有することができるでしょう。

具体的な議事録フォーマットの例を確認したいときは、Microsoft社が公式で配布している議事録フォーマットページが良いでしょう。

Microsoft OfficeのWord、Excel、そしてPowerPointの3種類をベースに、シンプルなものから洗練されたデザインのものまで、20以上のフォーマットテンプレートが用意されているので、議事録フォーマットのイメージがわかない人にはありがたいページだと言えます。

最後に、当然ですが、議事録は担当者が書いておしまいではなく、関係者に内容を共有して内容に齟齬がないことを確認するまでが役割となります。

議事録を書き終えて、上長確認が完了したら、なるべく早いタイミングでメールもしくはメンバー全員が参加するチャットツール等で共有することが大事だと言えます。

遅ければ遅いほど、全員の記憶が曖昧になっていくため、理想としては24時間以内の共有を心がけるようにしましょう。

以上、今回は議事録とは何かについて、その目的や作成のコツ、一般的なフォーマットについてご紹介しました。本記事を読むことで、目的に沿った議事録作成ができるようになるでしょう。

情報共有ツール「Qiita Team」では、自分のチーム用の議事録テンプレートを作成できる機能が搭載されており、業種業態によって細かく異なる議事録項目を柔軟に設定することが可能です。

Markdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっており、書き込むだけでシンプルでわかりやすいフォーマットへと成形されるので、議事録の運用や共有で悩まれているチームは、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？