新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを実施する企業が増えています。
そんな中で、テレワークで社員同士のコミュニケーションが不足するという問題を抱えている企業も出てきています。
テレワークで実際にどのようにしてコミュニケーション不足が起きるのかを考えてみました。
この記事ではコミュニケーション不足の対策としてどんな対策方法について解説していきます。
テレワークではお互いに距離が離れた所で働くため、どうしてもコミュニケーション不足が生じてしまいます。
これまでは、上司と部下、同僚で同じ空間で顔を見合わせながら、会話をして仕事をしていましたが、テレワークになるとどうしても会話量が減ります。
微妙な会話のトーンやニュアンス、場の雰囲気などが伝わらなくなります。
また、お互いのコミュニケーションの問題だけでなく、仕事の進捗状況についても理解しづらくなってくるのが現状です。
これまでは「どこが忙しくしているのか」や「問題を抱えているのか」などが何となくわかっていましたが、それが見えない状況になります。
テレワークではお互いの状況の把握や、全体状況の把握がしにくくなります。
テレワーク中のコミュニケーション不足対策
多くの企業ができるだけコミュニケーション不足とならないように対策についても考え始めています。
コミュニケーション不足の課題を解決するために、
- ビジネスチャット
- オンライン会議ツール
- 情報共有ツール
- ファイル共有ツール
などのITツールを導入する企業が増えています。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、上司も部下も一緒になって、チャットで気軽にリアルタイムに会話するものです。
他の人がどのような会話をしているのかをすぐに見て理解できるオープンなコミュニケーションの場はテレワークを導入する企業では必須になってきました。
ただし、注意が必要なのが、絵文字やスタンプを通じたリアクションです。
メッセージに絵文字やスタンプでリアクションできるのは大変便利なのですが、使い所を見極めないとミスコミュニケーションを誘発する恐れもあります。
オンライン会議ツール
オンライン会議は、顔を見て話すビデオ会議にすることで、コミュニケーションが図りやすくなっておすすめです。
画像や資料を見ないと説明しづらいものもありますので、ビデオ会議はわかりやすくていいでしょう。
情報共有ツール
情報共有ツールは、社内で日報や議事録、業務マニュアルといった流れてほしくない情報・ドキュメントを共有するためのツールです。
コミュニケーションに重きをおいているビジネスチャットと比べて、情報共有ツールは重要な決定事項や継続的なアップデートが必要な情報の共有に向いています。
テレワークでは個人が持っている業務ノウハウがさらに属人化しやすいので、情報共有ツールを活用してみるのもおすすめです。
ファイル共有
ファイル共有も、安全にクラウドによる管理などをして、誰もがどこからでも安全に同じ情報を得て共有できるようにします。そして仕事の効率化も図れます。
テレワークでは、コミュニケーションを充実させる適切なITツールを選ぶことで、仕事も効率よく進んでいくのがメリットです。
テレワークだからこそ行いたい新しいコミュニケーションの形
またテレワークだからこそ、新しく行っていきたいコミュニケーションの形もあります。テレワークで毎日勤務していると、メリハリがなくなったり、これまでと異なる働き方でストレスを感じたりする人も出てきます。
新しいコミュニケーションスタイルも構築する必要があります。では具体的に少しご紹介します。
定期的なオンライン会議
例えば、時間を決めて毎日オンライン朝礼や夕礼をしたりするのがおすすめです。
また、何曜日にオンライン会議を行うなど定期的なコミュニケーションの場を増やして、意思疎通を図っていくといいでしょう。
定期的なコミュニケーションの場があることで、お互いの状況を知ろうと努力し、自分も状況を発信しようとします。
そして、その日時までに仕事をやっておかなければならないという目標管理にもなります。
また夕礼をやることで1日の仕事が終わったという区切りがつき、だらだらと仕事をやらずにすみ、コミュニケーションを取ることで仕事にも張りが出てくるでしょう。
チャットでの雑談も大事な時間
またチャットなどでの雑談の時間も設けることがおすすめです。
これまで職場で何気なく話していたようなことを、敢えてチャットで会話してみるといいでしょう。
短くても、そうしたコミュニケーションの時間が大切です。
帰属意識、仲間意識が強まっていくでしょう。
上司と部下のコミュニケーションの注意点
上司と部下のコミュニケーションについては、これまで雰囲気で伝わってきたようなことが伝わりにくくなりますので、注意が必要です。
相手の立場に立ってコミュニケーションを図ることがより大事になってきます。
相手の反応がおかしい場合は、違う意味に捉えられているのではないかと考えるなど、配慮が必要です。
そして、上司も部下もできるだけ細かく自分の状況を伝えるように努力しましょう。
進捗状況などは特に詳しく伝え、課題となっている点、困っている点などをできるだけ細かく伝えるような努力が必要です。
また部下の裁量に任せてスケジュールを組ませたりすることも、テレワークでは必要な場合があります。あまり一方的に管理している状況にならない工夫も大切です。
テレワークでは情報を共有し連携を取ったコミュニケーションが大事！
テレワークをする際には、それぞれの仕事を大事にしながら、情報を共有し合い、密なコミュニケーションを取って働くことが大事です。
そして、コミュニケーションの図り方が仕事や業績を大きく左右していきます。
自社に合ったテレワークでのコミュニケーション体制を改善するためにも、定期的に見直しをおこなっていくことが大切でしょう。
