「仕事を効率化させるコツを知りたい」
「仕事を効率化して収益率を上げたり、仕事を効率化して上司に評価されたい」
このように、自分の貴重な時間を割いている仕事だからこそ、少しでも効率化を図りたいと思い悩む人は多いのではないでしょうか？
人材不足や働き方改革の流れが進むなかで仕事の効率化は、現代のビジネスにおいて欠かせない要素となっています。
そこで本記事では、タスクが多く効率的にこなす必要がある会社員に向けて、仕事の効率化が求められる理由や、実際に仕事を効率的にこなせる人にはどんな特徴があるか解説します。また、仕事を効率化するためのコツも併せてご紹介します。
この記事を読めば、仕事を効率化する最善の方法を理解することができ、実行に移すことができるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。
仕事の効率化が求められている3つの理由
現代のビジネス環境では、ますます仕事の効率化が求められるようになっていますが、その理由は様々です。ここでは、仕事の効率化が求められている理由を以下３つに分けて詳しく解説していきます。
- 人材不足により一人ひとりの生産性を上げる必要がある
- 働き方改革で労働時間を短縮する必要がある
- ITツールによって業務効率化しやすくなった
人材不足により一人ひとりの生産性を上げる必要がある
仕事の効率化が求められるようになった背景には、人材不足により一人ひとりの生産性を上げる必要があることが挙げられます。
現在、多くの企業は求職者とマッチングするために多額の費用を負担しており、それでもなお必要な人材を確保できず、企業にとって深刻な問題となっています。
人材不足に陥ると、少ない人員でマルチタスクをこなさなければならないため、一人ひとりの生産性の向上が必要になります。とくに生産性を向上させるためには、効率的な業務プロセスの確立が重要になります。そこで従業員が高度な業務に集中できる取り組みや生産性を上げる仕組みづくりが重要視されています。
例えば、同じ作業を短時間で完了できるような管理ツールを使用したり、自動化技術を導入することで、作業時間の短縮ができ、業務効率化につながります。
働き方改革で労働時間を短縮する必要がある
近年働き方改革により、労働時間を短縮することが求められるようになっています。
従来の長時間労働は、社員のストレスや疲れを引き起こし、業務効率の低下や離職などを引き起こす要因とされています。そのため、企業には生産性のある働き方が求められています。しかし働き方改革に取り組みつつ、生産性のある働き方にすることは、企業にとって容易なことではありません。そこで、仕事の効率化が非常に重要な役割を果たします。
例えば、働き方改革により、業務の優先順位付けや時間管理の改善、タスクの分散を行い、労働時間を短縮することが求められています。
ITツールによって業務効率化しやすくなった
ITツールの発達により、業務効率化がしやすくなったことも仕事の効率化が進んだ理由となります。従来は手作業や電子計算機を使って業務を行っていましたが、現在ではIT技術が急速に進歩し、多数のITツールが開発され業務効率化に貢献しています。これにより、ビジネスマンは煩雑な業務から解放され、より多くの時間を重要な業務に割くことができるようになりました。
例えば、クラウドツールを使用することで、共同作業やファイル共有が簡単になり、時間と場所にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。また、タスク管理ツールを使えばタスクの優先順位を付けることができ、タスク完了日を設定し、作業の進捗を可視化することができます。これらのITツールの発達が業務の自動化や効率化を促進させ、仕事の効率化につながったとされています。
このように、仕事の効率化にはITツールの発達が大きく貢献していますが、それだけで完全な効率化ができるわけではありません。自分自身が「面倒くさい…」と感じる感覚を大切にし、その感覚にあった方法で業務の効率化を図ることも重要でしょう。
仕事を効率的にこなせる人の2つの特徴
この記事では、仕事を効率的にこなすために必要な2つの特徴についてご紹介します。
- 考え方が柔軟である
- シングルタスクをスピーディに行う
この章でそれぞれ詳しく確認していきましょう。
考え方が柔軟である
仕事を効率的にこなすためには、臨機応変な対応が必要です。柔軟な考え方を持つことで、様々な状況に応じた工夫ができるようになります。例えば、「いつものやり方でやってみたけど上手くいかなかったな…」となった場合は、その課題を別の状況に合わせたアプローチでいくつか考えて柔軟に試すことが重要になります。
シングルタスクをスピーディに行う
マルチタスクは、複数のタスクを同時にこなすため、効率が悪くなる原因の一つとされています。複数のタスクに取り組むと、思考の切り替えやタスクの切り替えに時間がかかります。
シングルタスクは、マルチタスクに比べて集中して一つのタスクに取り組むことができます。また、シングルタスクをスピーディにこなすことで、作業効率を高めることにもつながります。例えば、一日にいくつかのタスクをこなさなければいけない場合、リスト化し、優先順位を付けてから業務に取り組むことで、業務スピードをアップできます。
仕事を効率化する7つのコツ
仕事の効率を上げる方法はいくつかあります。
この章では、仕事を効率化するためのコツを７つに分けてご紹介します。
仕事に取り掛かる前にタスクを把握する
仕事を効率的にこなすためには、仕事に取り掛かる前にタスクを把握しましょう。一度に複数の仕事をやろうとしても、「結局何から手をつけたらいいかわからなず手が止まってしまった…」と時間だけが無駄になってしまう可能性があります。
そこで、タスクを細かく分解し、事前に把握することで、何から手をつけていけばよいか優先順位をつけることができます。また、タスクに締め切りを設けることで、自分自身を追い込むことができ、効率的に業務に取り組むこともできるでしょう。
集中できる環境を作る
仕事を効率化するためには、集中できる環境を整えることも欠かせません。例えば、机の周りを整理整頓する、邪魔な音楽やノイズを遮断するためのイヤホンを使うなど、自分に合った方法で環境を整えることが大切です。
また、集中力が切れたときは、適度な休憩を取ることも効果的です。長時間の作業は集中力の低下に繋がりますが、短時間の休憩を挟むことで、一日を通して集中力を保つことができます。
朝に優先度の高い仕事をこなす
朝に優先度の高い仕事をこなすことは、効率的に仕事を進めるための重要なポイントになります。一般的に、仕事の効率が最も上がる時間帯は午前中だとされています。しかし、多くの人は朝の時間を無駄にしてしまっている恐れがあるのも実情です。
たとえば株式会社ビズヒッツが男女500人に聞いたアンケート調査によると、仕事の効率が最も上がる時間帯として「午前」を選択した人が66.6％を占めました。
（出典：【仕事の効率が上がる時間帯はいつ？】男女500人アンケート調査：PR TIMES）
午前中は、まだ脳や身体がリフレッシュされた状態であり、そのため仕事の集中力が高まると考えられます。また、朝に行う運動などの習慣が、仕事に対するモチベーションアップにもつながるとされています。
逆に、午後になると疲れがたまり、モチベーションが下がってしまうため、できるだけ朝に優先度の高い仕事をこなしタスクを消化することで仕事の効率をアップさせることができます。
常に作業の無駄がないかチェックする
仕事を効率化するためには、常に「もっと効率化できないかな」という意識を持つことが大切です。
たとえば、「手作業で行っている作業が自動化できないか」、あるいは「不要な作業があるか」などを確認することで、時間を節約することができます。また、集中力が切れたり、休憩が必要になった場合には、今後の流れをしっかりとイメージしておいたうえで計画的に休憩を取ることも大切です。
業務中も「この作業は本当に必要か」、「もう少し効率的に進める方法はないか」など日頃からチェックすることで、無駄がない業務にすることができます。業務には没頭しすぎず、常に作業の無駄がないかチェックし、仕事の効率化を意識して業務に取り組みましょう。
終わりの時間を決めて仕事をする
仕事の効率化には、終わりの時間を決めることが効果的です。時間に余裕がなくなると、「あの仕事もこの仕事もまだ終わっていない…」と、焦りやストレスがたまってしまい、生産性が低下する恐れがあります。
そのため仕事に取り掛かる前に、必要な時間を見積もるようにし、「○時までに終わらせられなければ、次のタスクを優先する」など、自分ルールを作るようにしましょう。そうすることで、タスクを効率的にこなすことができます。
また、終わりの時間を決めることで、無駄な時間を過ごすことも防ぐことができ、より効率的に業務を行えるようになるのです。
業務効率化できるツールを活用する
仕事を効率化するためには、適切なツールを使うことも大切です。現代のビジネスには、様々なツールやアプリケーションが存在します。これらのツールを活用することで、業務効率化を図ることができます。
例えばタスク管理ツールを使うことで、やるべきタスクを整理し、優先度を設定することができます。また、チャットツールを使うことで、チーム内でのコミュニケーションをスムーズに行うことも可能になります。
その他にも、クラウドストレージを使うことで、共有ファイルを一元管理することができます。業務の見える化やタスクの整理、情報共有などもスムーズに行うことができるため、自分に合ったツールを探して、業務効率化に取り組んでみましょう。
デスクトップを整理する
業務を行うデスクトップは必ず整理しましょう。
デスクトップは、仕事をする上で頻繁に使用する場所の一つです。しかし、ファイルが散らばっていると、「あの書類はどこにしまっていたっけ？」と必要なファイルを見つけることができず、探し物に時間を取られてしまいます。
そのためデスクトップには、必要なファイル以外は置かず、常に整理しておくことが重要です。そうすることでファイルの保存場所やファイル名などを明確に覚えておくことができ、必要なファイルをスムーズに探すことができるようになるのです。
まとめ
最近では人材不足や働き方改革の影響において、一人ひとりの生産性の向上が求められています。そこで、本記事では仕事の効率化について解説し、効率的に仕事をこなすための7つのコツをご紹介しました。
効率化のためには、柔軟な考え方やシングルタスクのスピーディな実行が必要です。さらに、タスクを把握したり、集中できる環境を整えたり、朝に優先度の高い仕事をこなすことも欠かせません。作業の無駄を減らし、業務効率化ツールを活用したり、デスクトップを整理することで、より効率的に仕事を進めることができます。
是非、本記事でご紹介したコツを参考に、効率的なワークスタイルを実現してみてください。
