社内wikiの作り方は?普及のコツや導入を成功させるために必要な事とは

社内wikiはWikipediaの会社版のようなツールです。実際に導入している企業も多くあります。

社内wikiを導入することで社員の仕事効率や満足度を上げることができるのですが、導入方法を間違えてしまうと「新しく導入されたただのめんどくさいシステム」になってしまうのです。

メリットだらけの便利なツールを無駄にしないために、今回は社内wikiの効果的な導入方法を解説します。

社内wikiの作り方

ツールを使用した社内wikiの作り方として、「wikiの作成」「wikiの編集」「関連wikiのリンク付与」の3つに分けることができます。

1.まとめたい情報の洗い出し

まずは、自分が手に入れた情報を整理します。社内wikiに自分が作る情報を”わかりやすく”載せることが大切です。「チームメンバーが何を知りたいのか」「自分はチームメンバーにどんな情報を知って欲しいのか」これが明確に伝わるように情報をまとめましょう。

2.wikiページの作成

社内wikiの多くは、「タイトル」と「本文」のテキスト形式で構成されています。

重要文を太文字にしたり、テキストの色を変更したりすることが可能です。

また、ツールによってはテキストの自動保存などの機能が備わっている場合もあります。

どの順番で作ればみんながわかりやすいか、発信した情報の読み手の立場に立って考えながらページを作成しましょう。

3.必要に応じた編集

ページを作ったらおしまい!ではありません。

自分が作ったページの内容に対するフィードバックをもらい、必要に応じて編集しましょう。これは「間違った情報がないか、誤字脱字がないか。」ということだけではありません。

情報は日々更新されるものであり、会社が成長していくにつれて情報量は増えていきます。

定期的な更新で常に最新情報を誰でも手にいれられるようにすることで、社内wikiは初めて意味を持ちます。

また、編集のフローも明確にしておく必要があります。

「更新の仕方がわからない」「この項目、間違ってるけど編集していいのかな?」「上司が作ったページは編集しづらい…」という事なってしまっては、社内wikiを作った意味がありません。

社内wiki導入に失敗しないため必要な3つの事

社内wikiをなんとなく作成しても、業務効率化に繋がらなかったり、誰にも使われなかったり、邪魔になってしまったりする可能性があります。

ここでは、社内wikiの導入に失敗しないために必要なことについて見ていきます。

1.自社に合ったツールの選定

社内wikiを導入する上で大切なことは、自分の会社にあったツールを選ぶことです。社内wikiはツールによって価格帯が異なり、使用する社員の人数によって料金も変わってきます。

もしかしたら、無料版でも十分だという会社もあるかもしれません。

また、エンジニア向けの社内wikiやデザインに特化したサービスなど、様々なツールの「強み」を比較して自社に最適のものを選びましょう。

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2.明確な運用ルール設定

社内wiki導入の失敗例として「運用方法がわからずに周囲のメンバーが新しい情報を書き込まない」ということがあります。

ルールが明確でなければ、導入の目的が決まっていても「勝手に書き込んでいいの?」と不安になってしまい使ってもらえません。特に、誰も書き込んでいない状況で「自分が一番最初に!」と動ける人は少ないと思います。

ツールがあるのに形骸化してしまうような勿体無い状況にならないように、見本となる書き方のテンプレートをあらかじめ作っておくなど、誰でも気軽に使えるようなルールを作っておきたいところです。

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3.社員同士でしっかりコミュニケーションをとる

社内wikiのメリットの一つは、わからない情報をすぐに検索できることです。

この良さを最大限発揮するためには、日頃から社員同士で円滑なコミュニケーションを取っておくことが大切です。

なぜなら、社内wikiは人と人とのコミュニケーションをオンライント上にアーカイブするシステムだからです。「わからない事を同僚や上司に聞き解決する。」そのフローが普段からできていないと、wikiに何を書くべきかわかりませんよね?社内wiki導入を成功に導くためには、地道なコミュニケーションが必須です。

社内wikiを普及させるためのコツ

このように、社内wikiの導入に失敗しないためにはさまざまなことに気をつけておく必要があります。では、ここからは社内wikiを普及させるためのコツを見ていきましょう

社内wiki担当を任命する

社内で新規プロジェクトを立ち上げる時には必ずプロジェクトチームやプロジェクトリーダーを立てます。社内wikiも同様で、情報共有の恩恵を社員全員が受けられるよう、社内wikiを導入するための特別チームを立ち上げましょう。

小さい領域から少しづつ作っていく

社内全体に普及させるために次に重要なことは、小さい範囲から作って広げていくことです。社内の全領域に対して、いきなり社内wikiを導入したくなる気持ちはわかりますが、どうしても1つ1つの情報が薄くなってしまいます。

社内wikiを取り入れる目的を今一度思い出してみてください。社内wikiは社員全員のためのシステムです。効果、利便性をよく考えて優先順位をつけながらはじめていくことが大切です。

めんどくさくしない

社内wikiは社員の情報共有を簡単にし、うまく活用することで生産性を上げるためのツールです。そのためには、細かすぎるルール設定をしないことも大事です。運用するためのルールが細かすぎると、社員が「めんどくさいシステムが導入されたな」と思ってしまい、社内wikiにマイナスのイメージをもってしまいます。はっきり言って、それなら導入前の状況がよっぽどマシです!

多くの社員を助けるツールとなるためには、そのシステムを使う人が使いやすいと感じることができるような柔軟なルール作りが肝心です。

社内wikiを作って業務効率化!

このように、社内wikiはその会社に合った方法で上手に導入することができればとても便利なツールです。テレワークを進める企業も増えてきた中で、日々の業務上の疑問がオンライン上で解決する社内wikiは欠かせません。

よりよく使いこなすためには「社員のためのシステム」作りを徹底することが一番大切です。

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