【必須システム7選】4タイプ別にテレワークを徹底解説!導入必須のシステムも

「3密」対策のために急ピッチでテレワークを進めている企業が多くあります。

ただ、「そのツールを導入することがめんどくさい!」「たくさんのアプリをダウンロードすることが大変!」そんな理由でスタートから挫折してしまう企業も少なくありません。

そこで今回は、意外と知らないテレワークの種類やこれさえ押さえておけばすぐにテレワークを始められるツールを7つご紹介します。

4つのタイプのテレワーク

政府主導で推し進められているテレワーク。

「会社に行かないで仕事するんでしょ?」と、なんとなくイメージがつく人も多いかと思います。

しかし、テレワークにも様々な種類があるのをご存知でしょうか?

まずは、テレワークの4つのタイプを紹介します。

1.リモートデスクトップ型

リモートデスクトップ型は、自宅のPCから会社のPCに遠隔接続して、自宅にいながら会社のPCで業務を行うタイプです。

自宅から会社のPCを操作しているだけなので、自宅のPCに重要情報が保存されることもなく、情報漏洩などの危険性が少ないのが特徴です。

後述する「シン・テレワークシステム」もこのリモートデスクトップ型を実現するシステムです。

シンテレワークシステムを利用すれば、無料でリモートデスクトップ型テレワークを開始できます。

2.仮想デスクトップ型

仮想デスクトップ型は、自宅のPCから直接会社が指定したサーバーにアクセスし、実際にはないサーバー上の仮想PC上で業務を行うタイプです。

リモートデスクトップ型と使用感は似ており、こちらも同じくリモート端末にデータは残らないので情報漏洩の危険性は少ないです。

ただし、専用サーバーを用意する必要があり、別途ソフトも必要になるなど初期コストは嵩む可能性が高いです。

3.テレワーク用クラウドサービス型

テレワーク用のクラウドサービスを利用するタイプです。

基本的にサービス利用料を支払うだけでテレワークを開始できます。

シンプルで使いやすいですが、リモート端末にデータが残ってしまうという懸念点もあります。

情報の取り扱いに関するルールを作ってからの導入をおすすめします。

4.社用PCを持ち帰ってのテレワーク

社用PCを持ち帰って、VPNを使用して自宅から仕事をするタイプもあります。

社用のPCを使い、VPN経由でアクセスするので情報漏洩の危険性は高くはありません。

新しいソフトやサーバー構築費なども不要で、シンプルかつ安価に開始できるのが特徴です。

ただし、盗難・紛失には御用心…!

テレワークに必要な7つのツール

ただ家にPCがあるだけではテレワークはできません。

オフィスに出勤せず「テレワーク」での働き方をするためにはいくつかの準備が必要です。

まずは、テレワークをすぐに始めるためのツールをご紹介します。

クラウドストレージ

クラウドストレージはファイルなどを保管するサービスのことです。

サーバーにアクセスすることで、その時々に応じて必要なファイルを保管したり取り出したりすることができます。

膨大な資料や写真、動画などは容量が大きいため、個人のPCに保存しておくには限界があります。

そこで、セキュリティ管理がされており共通のパスワード等を共有することでいつでもファイルを取り出せるクラウドストレージが必須となっています。

例えば、マイクロソフトが提供しているOne DriveはOffice365と連携しているため、WordやExcelなどの共有や管理がとてもしやすいことが特徴です。

また、Windows版だけでなく、Mac版でも使いやすいため利用者が多く、幅広い層から使われています。

ビジネスチャット

ビジネスではコミュニケーションを円滑に行うことが大切です。

最近では、チャットツールを使ってのコミュニケーションが広く普及しており、プロジェクトごとのチャットでファイルをはじめとする様々な情報を円滑に共有できます。

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供しているビジネスチャットです。

Office 365と連携しているため、使い勝手が良く多くのビジネスマンから利用されています。

また、Slackは世界でも非常に人気の高いビジネスチャットツールとして知られており、ZoomやGoogleドキュメントなど様々なツールとの連携でスムーズな業務を実現します。

情報共有ツール

テレワークでは、部下や同僚が隣にいるわけではないのでコミュニケーションの機会がどうしても減ってしまいます。

そうなると、仕事を教えたり、情報共有をするといったことが以前より難しくなってしまいます。

そこで、チームメンバーとのコミュニケーションや仕事の流れ、マニュアルなどを残す情報共有ツールが非常に役に立ちます。

Qiita TeamIncrementsが提供する情報共有ツールです。

Qiita Teamを使って情報共有をすることで、会議の議事録を毎回チャットで共有したり、業務マニュアルのドキュメントを新入社員に毎回共有する必要もありません。

また、ブログ感覚で簡単に文章を投稿できることも特徴の1つで社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。

Web会議

テレワークでは、会議も当然リモートで行います。PCやスマートフォン上のカメラを使ってお互いの顔を見ながら会議ができるだけでなく、録音機能で議事録を取れるメリットもあるのです。また、PCの画面を共有することで会議を円滑に進められます。

「Zoom」は、新型コロナウイルスの感染拡大防止のために発令された緊急事態宣言下で最もポピュラーになったビデオ会議システムでしょう。

「Zoom会議」「Zoom飲み」といった言葉を聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。

個人間の通話から法人向けの会議まで利用でき、スマートフォンでも手軽に利用できることから、幅広く利用されるサービスとなりました。

勤怠管理

リモートワークでは従業員の勤怠管理が難しくなります。そのために、適切な勤怠管理が重要です。オンライン上で勤務時間を打刻できるようになることで、従業員も管理者も従来のタイムカードを管理する手間も省くことができます。

ジョブカンは、導入実績が50,000社以上ある勤怠管理システムです。正社員だけでなく契約社員やアルバイトまで様々な契約形態の従業員に関する打刻方法にも対応でき、セキュリティも万全です。最安値で月額200円のプランから利用できるサービスでもあります。

VDI(仮想デスクトップ)

VDIとは、仮想デスクトップのことです。普段ユーザーは端末(自分が所有しているスマートフォンやタブレット)にアプリやデータを保管しています。一方、VDIはサーバー側に保管するため、ユーザーは同じネットワークに接続すれば別の端末であっても日常の業務ができるのです。

マイクロソフト社は、このようなVDIサービスを提供しています。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、PBXをインターネットから利用できるサービスのことです。

PBXとはオフィスに設置されているハードウェアのことです。

オフィスにある大量の電話を内線、外線それぞれに接続する役割を担っています。

クラウドPBXは従来オフィスにあった装置や施設を必要としませんので、コスト面の大幅な削減が期待できます。

また、メンテナンスにかかる費用や時間もいりません。

Arcstar Smart PBXは、大手のPBXサービスで、NTTの回線を使用しているため、セキュリティ上の安心もあります。

「シン・テレワークシステムとは?」

シン・テレワーク システムとは、契約や調達を行なうことなく、すぐにインストールでき、簡単に利用開始できる、無償・ユーザー登録不要の自宅から会社のPCを操作することができるシステムです。

NTT東日本と情報処理推進機構が現在(2021年1月27日時点)無償で提供しています。

契約・申込やメールアドレス登録なども一切必要なく、個人情報の提供も必要ありません。

このシステムを使えば、自宅から会社のパソコンにリモートで接続し、仕事をすることができるのです。

NTT 東日本 – IPA 「シン・テレワークシステム」   緊急構築・無償開放・配布ページ

快適にテレワークを活用するには

快適なテレワーク生活を実現するためには、セキュリティ面での対策が必須です!

従来のオフィス環境では、会社関係の人しかいない空間で、会社が用意した専用の回線を使い、会社が用意したPCで仕事ができました。

しかし、テレワークは情報漏洩の危険性と隣り合わせ…。

導入の際は、社内の体制づくり・ルールの明確化をきちんと行いましょう。

ITツールなどを利用してセキュリティへの配慮を行った上で、快適なテレワーク空間を構築しましょう。

「セキュリティなんてわからない!」という方のために、政府が無料相談窓口を用意しています。

総務省|テレワークにおけるセキュリティ確保

ぜひご活用ください!

入念な準備をして効率よく働こう

今後、テレワークはますます浸透し、働き方のスタンダードとなるでしょう。今からでも遅くないのですぐに快適なテレワークの準備をはじめましょう。

Qiita Teamで情報共有をはじめよう