もっと生産性を高くテレワークしたい!4つのポイントでサクッと効率化

新型コロナウイルスの影響で、テレワークに移行している企業も増えています。

テレワークで離れた場所にいても仕事を円滑に進めるやり方については、いろいろな方法があります。

これからテレワークを始める場合など、何から始めたらいいのか、簡単にできる方法について参考にしてみませんか。

テレワークも様々なやり方がある!

テレワークでオンラインで情報共有する人たちのイラスト

テレワークとひとことでいっても、様々なやり方があります。
会社の規模や設備、Web環境、社員の人数、業種、業態によってもテレワークのやり方は変わります。

離れた場所で仕事を行うのがテレワークですが、テレワークをする場所も主に次の3つに分かれています。

  • 自宅
  • 営業先や出先
  • オフィススペースやレンタルオフィス
  • コワーキングスペース

どこでテレワークをやるのかによって、揃える設備や備品なども変わってきます。

自宅で行う場合は、Web環境を自宅に揃える必要があるでしょう。

また、営業先など出先を拠点として働く場合は、スマホやタブレットやモバイルパソコンなどを携帯する必要があります。

別の拠点のオフィススペースで働く場合は、レンタルスペースでWeb環境が整っている場所が借りられると便利です。

会社のWeb環境から見たテレワークのやり方について

チャットでコミュニケーション

テレワークを会社や店舗などで行う場合は、Web環境がどれほど整っているのかによってやり方が異なります。

パソコンやスマホやタブレットなど通信機器とインターネット環境、ネット上でのファイル管理が行えるクラウドストレージを整えることでテレワークが可能になります。

テレワークを始めるためのWeb環境を整える4つの方法

デスクでテレワークする男性のイラスト

テレワークのやり方としては、会社や店舗などの設備によって様々な方法が可能です。

必要な設備を考える際には、経費、セキュリティ面を考慮して選ぶといいでしょう。

どのようにして遠隔で情報を共有することばかりを考えがちですが、セキュリティ上の不安を解消することも大事なポイントとなります。

そのことも念頭においてWeb環境を整えることが必要です。

クラウド型のアプリを活用する

クラウドアプリケーションを活用してテレワークをする人たちのイラスト

インターネットを活用して、クラウド型のアプリで自宅や出先、レンタルオフィスなどを繋ぐ方法がおすすめです。

ビジネス向けに多くのアプリケーションがありますので、会議ツールや情報共有ツールなどを活用して、多くの社内情報をクラウドで共有すると生産性が高まります

パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどインターネット環境さえあればクラウドにアクセスできるようになります。

クラウド型のアプリケーションであれば自宅や出先で営業している場合なども、最新の情報を共有できておすすめです。

さらにクラウド型の場合には、Web環境を整えるための導入費や設備費が少なくて済むこともメリットの1つと言えます。

ただし、セキュリティの面で注意する必要もあり、有償のビジネスアプリケーションを使うことで安心を得るのもいいでしょう。

会社のパソコンを自宅で使うシステムを活用

クラウドサービスで円滑に情報共有を行う人たちのイラスト

自宅にパソコンを持っていないという人が多かったり、自分のパソコンとして使えない人が多かったりする場合は、新たにパソコンを導入せず、会社のパソコンを家に持ち帰ってもらう方法もあります。

これまでと同じ操作で、自宅でパソコンを使うことができ、すぐにテレワークができるのがメリットです。

ただ、こちらも会社のパソコンを家に持ち帰るためにセキュリティを強化する必要があります。

ハードディスク自体に暗号を付けて開くようにしたり、USBなどの外部メディアを勝手に使わないよう制限をしたりして、外部からの侵入や情報漏えいを防ぐことが重要です。

リモートで会社のデスクトップパソコンを使う

オフィスのパソコンをそのままリモートで遠隔操作して使う方法もあります。

データは会社にある状態ですので、セキュリティ面で安心です。

ただこちらのデメリットは、リモートで行えるように「リモートデスクトップシステム」を整備しなければならないことです。

それぞれの自宅にリモートデスクトップに対応するパソコンやスマホなどを支給して、環境を揃える必要があります。

仮想デスクトップシステムで会社の仮想デスクトップサーバーを活用

また、「仮想デスクトップシステム」も可能で、仮想デスクトップのサーバーを設置するのもいいでしょう。

会社のサーバーにアクセスしてもらい、そこに保存されるシステムのためセキュリティ面では安心です。

ただし、サーバーの導入費用がかかるのがデメリットです。

テレワークで遠隔から情報を管理する方法について見てきましたが、次は様々な目的別にテレワークで行っていく方法をご紹介します。

ビデオ会議を行う方法

テレワークでは、会社以外の場所で仕事を行うためにお互いの連絡や情報共有がより重要になってきます。全員でのビデオ会議も必要となってくるでしょう。

その際に、Zoomなどのビデオ会議ツールを活用すれば、スマホでもすぐにビデオ会議ができます。

ビデオ会議ツールを活用することで、1対1でもグループでもコミュニケーションを図ることができ、顔を見ながら話すことができます。 

ただしパソコンの場合には、カメラ内蔵のパソコンをみんなが持っている必要があり、そうでない場合はWebカメラやマイクなどの設備が必要となってきます。

最近ではテレワークで使うWebカメラなどは品薄になってきていて、買い揃える時間と費用がかかるでしょう。

ノートパソコンではカメラが内蔵されていることが多いのですが、デスクトップの場合には、別にWebカメラが必要になります。

テレワークに必要な5つの目的別ツール

オンラインで仕事をする人たちのイラスト

テレワークを行うには、実際にどんな目的のツールが必要なのかを再度確認していきたいと思います。厚生労働省が開設した「テレワーク総合ポータルサイトでは、下記の6つに分けて紹介しています。

情報共有ツール

テレワークで仕事をするとなると、どうしても社内の情報共有が疎かになり仕事が属人化する傾向が高まります。そして仕事が属人化すると、生産性が下がります。

社内の仕事が属人化しないために必要なのがドキュメントや文書を介して情報共有を行うための情報共有ツールです。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールは、リモートで会社のデータやソフトウエアへアクセスすることを助けるためのツールです。

先程ご紹介したクラウド型やリモートシステムや仮想デスクトップシステムなどを活用して情報を遠隔から共有する方法です。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、離れた場所で仕事をしている者同士のコミュニケーションを図り、連絡や会議などを行うためのツールです。

離れている分、いつもより余計に連絡や会議を行う必要があり、ビデオ会議やチャットなどでこまめに連絡を行う必要があります。

労務管理システム

テレワークでの労務管理、勤怠管理をどうするかも考えなければならないでしょう。

ペーパーレス化ツール

テレワークでは、紙をなくすことで、仕事がやりやすくなります。決済や承認なども紙で行わず、ペーパーレスにして仕事を進めるツールが必要です。

安全なモバイルテレワークツール

また、テレワークをする際には、セキュリティにも気を配ったツールが必要となります。

これらのことを考えながら、テレワークに取り組むと問題も少なくて済むでしょう。

まとめ

音楽を聴きながらオンラインで仕事をするメガネをかけた女性のイラスト

ビジネスチャットを活用することで、円滑なコミュニケーションをメールよりも早く同時に多くの人とやり取りが可能です。

そして、クラウドストレージサービスも活用すると、クラウド上で会社の多くのファイルを共有することができ、仕事もスムーズに進みます。

ただ、これからの時代は、働く一人一人が自らツールを使ったり、セットアップしたりしていくことも増えていきます。

在宅で仕事をしたとしても、セキュリティ意識を個々に持ち、そして個々にスキルを上げながら、Web会議やテレワークの最適なやり方に取り組んでいく必要があります。

テレワークでも円滑に仕事を進めるのに必要なこと

  • インターネット環境
  • クラウド型アプリケーションツール
  • セキュリティ意識の向上
  • 情報共有

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