「チェックリストの作り方を知りたい…」
「使いやすいチェックリストの作り方を知って、業務に活かしたい…」
このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
仕事を効率的に進めるためには、抜け漏れがないようにタスクを管理する「チェックリスト」が欠かせません。
そこで本記事では、そもそもチェックリストとは何か、チェックリストのメリットや作り方など、ビジネスマンにとって必要不可欠な情報をまとめています。さらに、チェックリストを実際に作成する際のポイントも併せてご紹介します。
この記事を参考にすれば、誰でも簡単に効率的良く業務を行えるチェックリストの作り方を理解し、実践できるスキルが身に着くので、ぜひ今すぐチェックしてみてください。
目次
チェックリストとは作業を漏れなくするためのリストのこと
チェックリストとは、特定の作業やタスクを漏れなく管理するために使用されるリストのことです。作業手順を明確化し、「いつ、どのように、何を行うか」を一覧にすることができるため、タスクを迅速かつ正確に完了することができます。
チェックリストは一度作成すれば、同じ手順を踏む際に、過去作成したチェックリストを使用することができます。チェックリストを使いまわすことができれば作業の品質や効率性が向上し、ヒューマンエラーを減らすことができます。
たとえば、プロジェクトの進捗状況を管理するときや業務の品質管理を行う場合に使用されます。作業手順に沿ってチェックリストを作成し、それを使用して作業を実行することで、作業工程の短縮化や、より品質の高い製品を作るための手順を特定することが可能になります。
繰り返し行う作業のタスク漏れをなくしたり、ミスの防止につなげるためも、チェックリストを活用することはビジネスにおいて有効とされています。
チェックリストを活用する3つのメリット
業務を円滑に進めるためには、チェックリストを活用すると大きなメリットがあります。この章では、そのメリットを3つご紹介します。
- 業務の抜け漏れを防げる
- やるべきことを可視化できる
- コストをかけずに運用できる
業務の抜け漏れを防げる
チェックリストを作成することで、業務の抜け漏れを防ぐことができます。
多忙なビジネスマンにとって、業務の抜け漏れは避けたいトラブルの1つでしょう。しかし、複雑な業務を行うなかで、1つのタスクを見落としてしまうことは誰にでも起こり得ます。
そんなときチェックリストがあれば、やるべきことを網羅的に洗い出すことができるため、業務に抜け漏れがないか確認しやすくなります。
また、チェックリストには期限を設定することもできるため、納期に間に合わせることができたり、トラブルの回避に役立ちます。
やるべきことを可視化できる
チェックリストは、やるべきことを可視化できます。
業務において、何をすべきかを明確に理解しているかは重要な要素といえます。
しかし、複雑な業務でやるべきことが多い場合、理解したくとも頭の中で全てを一度に把握することは難しく、何をすれば良いのか見失う恐れがあります。
そこでタスクを箇条書きにしたり、チェックリストを作成することで、「この作業は優先度が高いな」、「このタスクは後回しになっているな」などを把握することにつながります。やるべきことを可視化することで、作業の状況を管理しやすくなり、作業効率の向上に寄与するでしょう。
コストをかけずに運用できる
チェックリストの活用は、コストをかけずに運用できるメリットがあります。
タスクやプロジェクトの管理は非常に重要ですが、本格的なプロジェクト管理ツールを導入するには費用がかかる場合があります。
しかし、チェックリストのみの導入であればExcelやGoogleスプレッドシートでも十分に可能です。具体的にはタスクの進捗状況や完了したタスクを記録し、チェックマークを付けることで、簡単にやるべきことの確認が可能になります。
また、複数人での作業の場合にも、チェックリストを共有することで、誰がどのタスクを担当しているのかを明確にすることができます。ExcelやGoogleスプレットシートであれば、コストをかけずに手軽に導入できるうえに、時間やコストの節約にもつながるため、効率的な運用を行うために欠かせません。
チェックリストの作り方
業務において、タスクを遂行する際に何かを見落としてしまったり、手順を飛ばしてしまったりすることはよくあることです。このような問題を未然に防ぐためにも、この章で実際にチェックリストを作成する手順を確認していきましょう。
- チェックリストの形態を選択する
- 必要な情報ををリストアップする
- チェックリストを作成する
- チェックリストを運用する
チェックリストの形態を選択する
チェックリストの形態を選択しましょう。
たとえば紙、クラウド、エクセルなど形態別に選択する必要があります。
紙で作成する場合は、手書きでチェックマークを付けることができますが、作成したチェックリストは紛失や破損のリスクがあり、修正や更新、データのバックアップや共有が難しくなります。また大量のチェックリストを管理する場合、紙での管理は場所を取るためスペースの問題も発生します。
一方、クラウド上に作成する際は、複数の人が同時にチェックリストを編集できるため、チームで作業する場合には有効です。エクセルやGoogleスプレッドシートを利用する場合は、自動計算機能が利用できるため、定型業務を行う際にはとくに役立ちます。
どの形態を選択するにしても、チェックリストに必要な項目を明確にし、わかりやすく整理することが重要です。業務プロセスにおいて欠かせないチェックリストを上手に活用し、効率的な業務を実現しましょう。
必要な情報ををリストアップする
チェックリストを作成する際には、必要な情報をリストアップすることが重要です。
リストアップする際には、やるべき業務やプロジェクトの目標を明確にし、それらをチェックする必要があるタスクに分類します。次に、必要なものや手順など、チェックリストで管理したい情報で重要なタスクを見逃さないように抽出しましょう。
たとえば、新規プロジェクトを始める場合は、プロジェクトの目標、スケジュール、予算、チームメンバーなどの情報をリストアップする必要があります。
項目としてリストにすることで、チェック漏れを防止し、業務の効率化を図ることができたり、業務のアウトソーシングや継続的な改善にも役立ちます。業務の進捗状況の把握やスムーズな業務遂行を行うためにも、必要な情報をリストアップしましょう。
チェックリストを作成する
チェックリストを作成するには、リストに含める項目をチェックボックス形式で表現し、実行するタスクの前にそれらをチェックしていきます。
とくにチェックボックスの横には、タスクを明確に説明する簡潔な説明文を記載することでより見やすいチェックリストとなります。チェックボックスを可能な限り具体的で細かいステップに分けることで、作業の正確性や効率性が向上し、失敗を未然に防ぐことができます。
チェックリストを運用する
チェックリストを作成したら、そのチェックリストを実際に運用しましょう。
実際に運用する際は、まずチェックリストを利用するすべての人に共有することが必要です。
共有することで、「チェックリストに漏れがないか」、「修正すべき箇所はないか」を検証することができます。
しかし、完璧なチェックリストはありません。実際にチェックリストを運用する際には、運用上の問題や不具合が生じる可能性も加味しておきましょう。上手くいかなかった部分に関しては、修正しながら進めることが大切です。そのため、作業を実施するなかでチェックリストに漏れがある場合は、追加や修正を行い、チェックリストが不必要な作業を含んでいる際は、削除することも重要となります。
また、運用中に得たフィードバックを取り入れることも欠かせません。
常に最新の状況を反映させることで、問題が発生した際に、従業員が自身の力で問題解決することができ、業務の最適化を図ることができます。
チェックリストを作る際の4つのポイント
チェックリストを作成する際にはいくつかのポイントがあります。
この章では、そのポイントを4つに分けて詳しく説明します。
- 誰が見ても分かるように作成する
- 文章をなるべく簡潔に記載する
- 優先順位を意識する
- クラウドで作れば同期が楽
誰が見ても分かるように作成する
チェックリストを作成する際には、見やすさを意識することがポイントです。
たとえば、関連するチェック項目をグループ化することで、整理されたリストを作成できます。
とくに、チェック項目やタイトルは大きく明瞭なものを使用し、見出しの階層を明確にすることで、読み手が迷わずに目的の項目を見つけられるようになります。
また、必要に応じてイラストやグラフィックスを用いてフォントやレイアウト、色使いなどを配慮することで、誰がみても視覚的に分かりやすいチェックリストを作成できます。
文章をなるべく簡潔に記載する
チェックリストを作成する際には、文章をなるべく簡潔に記載することが大切です。煩雑な表現や冗長な説明は、チェックリストの利用者にとって混乱を招く可能性があります。そのため、必要な情報を適切にまとめ、視覚的に整理することも効果的です。
具体的には、以下の点に注意しましょう。
- 必要最低限の情報に絞る
- 専門用語や略語を避ける
- 分かりやすい表現を心がける(箇条書き・数字付きリスト、サブタスクの追加)
これらのポイントを踏まえたうえで、文章をシンプルかつ明確にまとめることが、チェックリストの利便性を高めることにつながります。
ただし情報を圧縮しすぎると、必要な情報が欠落することがありますので、適度な詳細性を保つようにしましょう。
優先順位を意識する
チェックリストには様々なタスクが含まれるため、どのタスクを優先すべきかを明確にしておくことが欠かせません。
たとえば優先度の高いタスクには目立つ色を使ったり、太字にしたりすることで、すぐに見つけられるようになります。また、タスクに期限がある場合には、期限が近い順に優先度をつけると効率的です。
しかし、全てのタスクが同じように優先度を持つわけではないため、そのタスクに応じて適切な優先度をつけるようにしましょう。そうすることで、重要なタスクを見逃すことなく、効率的に業務を進めることができます。
クラウドで作れば同期が楽
チェックリストを作成する際は、クラウド上で作成することが便利である場合があります。
たとえば、Excelを使用してチェックリストを作成する場合、更新が自動で行われないため手動で更新する必要があり、管理が煩雑になってしまいます。しかし、Googleスプレッドシートを使ってチェックリストを作成すると、複数人で同時に編集することができます。スプレッドシート上でタスクの進捗状況を確認することもできるため、プロジェクト管理やチーム内でのコミュニケーションが円滑になります。
さらに、クラウドを使えば、スマホやタブレットからもチェックリストを確認できるため、場所や時間に関係なくチェックすることができます。バックアップも自動で行われるため、データの紛失や漏洩の心配もありません。
チェックリストを作成する際には、クラウドを作成することで、自動で同期することができ、複数人で編集できるため、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
まとめ
本記事は、チェックリストの作り方についての完全解説と、効果的に作るためのポイントについて解説しました。チェックリストは、作業漏れをなくすためのリストであり、業務の抜け漏れを防止や、やるべきことの可視化につながったり、コストをかけずに運用することが可能になります。
また、効率的にチェックリストを管理・活用するには、チェックリスト機能の備わったツールの導入が役立ちます。チェックリストを有効活用するためには、ツールに頼る方法も検討してみてください。
Qiita Team(キータ チーム)では、チェックリスト機能が備わった社内情報共有ツールをご用意しているので、ぜひ一度お試しください。
