「在宅勤務の準備で必要なものを知りたい」
「在宅勤務の準備をしっかり行って業務を行いたい」
と思い悩んでいる人は多いのではないでしょうか？
在宅勤務は、新しい働き方の一つとして注目されています。しかし、在宅勤務を始めるためには、しっかりとした準備が必要です。本記事では、初めて在宅勤務を始めるために準備が必要になった会社員に向けて、準備すべきものやその作業環境などについて解説します。
この記事を読むことで、在宅勤務で準備すべきものを網羅し、具体的に環境を整えられるようになります。是非、在宅勤務を始める前にチェックしてみてください。
目次
在宅勤務導入には準備が必須！
在宅勤務が広がっているなか、その導入には準備が必須であることが言われています。
準備が整っていないまま在宅勤務を行うと、作業効率が低下したり、ストレスが溜まることにつながる恐れがあります。在宅勤務を円滑に行うためにも、事前に十分な準備をしておくことが欠かせません。
現状では、在宅勤務の準備自体はそれほど難しくないといえます。以下は総務省（2021）「ウィズコロナにおけるデジタル活用の実態と利用者意識の変化に関する調査研究」が発表した白書の結果です。
（出典：総務省（2021）「ウィズコロナにおけるデジタル活用の実態と利用者意識の変化に関する調査研究｜総務省）
「オ テレワークで容易に実現可能なこと」のデータによれば、「容易に行える」として挙げられたことに、「作業に必要な通信や機器環境を整えること」が54.2％、「十分な作業スペースを確保すること」が51.4％となっています。また、「作業やプロジェクトを期限どおりに完成させること」が50.7％という結果になり、作業環境の整備やスペースの確保は、パソコンやスマートフォンを持っている方であれば、特に問題なく実施できる点が示唆されています。
次の章で、具体的にはどのような準備が必要か確認しましょう。
在宅勤務で社員が準備すべき4つのもの
この章では、在宅勤務で社員が準備すべきものを下記４つに絞って解説します。
- 作業スペース
- インターネット環境
- 作業用PC
- その他のツール
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、在宅勤務が一般的になってきました。しかし在宅勤務に慣れていない人や、準備が不十分な人も多いかもしれません。ここで、在宅勤務に必要なものを整理し、スムーズな業務遂行に活かしてください。
作業スペース
在宅勤務に必要な要素の一つに、作業スペースがあります。自宅で仕事をする場合、仕事に適したスペースを確保するとよいでしょう。ビジネス用に使える机と椅子を用意し、周囲を整理整頓することで、集中力を維持することができます。
しかし、作業スペースがない場合でも、リビングなどで仕事をすることはできます。必ずしも新しく作業スペースを作らなければならないというわけではありません。その場合には、周囲の物を整理整頓して、必要最低限のものだけを置くようにしましょう。
インターネット環境
在宅勤務では、安定したインターネット環境が欠かせません。業務に必要な情報をやりとりするためにも、高速かつ安定した回線を使用することが望ましいです。自宅で使用している回線が不安定な場合は、有線に変更するか、Wi-Fiルーターの設置場所を変更することで改善することができます。
また、Wi-Fiルーターやアクセスポイントを設置すれば、スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスでインターネットに接続できるようになります。セキュリティ対策を万全に行い、インターネット環境を整えましょう。
作業用PC
在宅勤務において、作業用PCも準備する必要があります。
たとえば、作業用PCでは「必要なソフトウェアがインストールされているか」、「セキュリティソフトウェアが正常に動作しているか」、「十分なストレージ容量があるか」などの点検を行いましょう。また、ビデオ会議が頻繁に行われる業務においては、カメラやマイクの性能も確認しておくことが望ましいです。
加えて外部からのアクセスを制限するために、パスワードを設定したり、ファイルの暗号化を行ったりすることも大切です。万が一パソコンにトラブルが発生した場合に備えて、バックアップを取ることも忘れずに行いましょう。
また在宅勤務においては、パスワードや個人情報、企業の機密情報の取り扱いにも十分な注意が必要です。会社に確認することなく、個人情報を扱ったり、業務用PCを他の目的で使用したりすることは、法律違反になる可能性もあります。社内で定められたルールに従ってセキュリティを確保しながら在宅勤務を行うようにしましょう。
その他のツール
在宅勤務に必要なものは、パソコンやスマートフォンだけではありません。たとえばマウス、キーボード、ヘッドセット、外部モニター、Webカメラなども必要になる場合があります。Web会議をする場合は、音声入力用のマイクやスピーカーが必要になることもあります。
ただし、これらのその他のツールは、会社から貸与される場合や、全ての人が必要とするわけではない可能性もあります。必要なツールは個人差がありますので、自分に合った必要なものを揃えるようにしましょう。
在宅勤務で企業側が準備すべきものとは
在宅勤務を実施するにあたり、企業側が準備すべきことには何があるのでしょうか？
ここでは、在宅勤務において企業側が準備すべきものについて詳しく解説します。
- 情報共有・コミュニケーションなどのツール
- セキュリティ対策
- 勤怠管理システム
情報共有・コミュニケーションなどのツール
在宅勤務には、情報共有・コミュニケーションなどの適切なツールを準備しましょう。
在宅勤務を行う際には、オフィス内で行っていた情報共有やコミュニケーションをオンライン上で行います。そのため、チャットツールやWeb会議ツール、資料を共有するためのクラウドサービスなどが必要になります。
情報ナレッジ共有サービスの「Qiita Team(キータ チーム)」は、社員同士が知識や情報を共有しやすくなるため、おすすめです。Qiita Teamを活用すれば、社員が書いた技術記事や資料を社内で簡単に書いて共有することができます。これらのツールをうまく活用することで、在宅勤務でも円滑なコミュニケーションや情報共有が可能になるでしょう。
セキュリティ対策
在宅勤務においては、セキュリティ対策も欠かせません。
企業側はセキュリティソフトの導入やPCのパスワード設定などの基本的な対策はもちろんのこと、社内の情報や資料の取り扱いも含めて細心の注意を払う必要があります。また、社内のデータを漏洩させないためには、社員に対してセキュリティ教育を徹底することも大切です。
さらに他にも、外部からの不正アクセスを防ぐためには、VPN（Virtual Private Network）の利用も検討してみましょう。在宅勤務時にセキュリティ対策を徹底することで、情報漏洩やセキュリティ上の問題を未然に防ぐことができます。
勤怠管理システム
在宅勤務においても勤怠管理は欠かせません。在宅勤務は社員が自宅で業務を行うため、今誰が出勤しているのかを直接目で見て勤務時間の管理をすることが難しくなります。
そこで、勤怠管理システムを導入し、「出勤、退勤、休憩時間」などを正確に把握することが必要です。勤怠管理システムを導入することで、在宅勤務でも正確な勤務時間の管理ができます。また、勤務時間システムを使うことで、労働時間や残業時間の適正化にもつながります。
在宅勤務を準備するためにはルールも設定しよう
この章では在宅勤務を準備する際に設定した方が良いルールを３つに絞って解説します。
- 勤怠のルールを確認する
- 進捗を管理できるように報告をルールする
- セキュリティのルール化
自宅での作業は自由度が高い反面、いくつか課題があることも事実です。そこで、在宅勤務を円滑に行うために必要なルールについて考えてみましょう。社内勤務と同じようにルールを設定することで、円滑に業務を遂行することができます。
勤怠のルールを確認する
在宅勤務では、出社する場合と異なり、勤怠管理が非常に重要になります。自宅で仕事をしていると、ついつい気が緩んでしまい、勤務時間や休憩時間を守らなくなる可能性があります。このため、在宅勤務に備えて勤怠のルールを確認することが必要です。
たとえば「何時から何時まで働く」、「休憩時間は○分取得した」、などを勤怠管理システムで連絡するルールを設けておくことで、勤怠管理がスムーズに行われ、従業員と企業の信頼関係を築くことにつながります。
進捗を管理できるように報告をルールにする
在宅勤務においては、進捗を管理できるように報告をルールにすることも重要です。在宅勤務では、オフィスのような直接のコミュニケーションが難しくなるため、チーム全体の進捗を共有し、タスクの進行状況を把握することが難しくなります。
しかし報告するルールを設けることで、上司やチームメンバーとのコミュニケーションをスムーズにし、業務の進捗状況を把握することができます。
例えば、毎日の進捗報告や週次の報告を定期的に提出する、業務における優先順位を明確にする、報告書のフォーマットを統一するなどのルールを設けることが望ましいでしょう。
セキュリティのルール化
在宅勤務において、セキュリティのルール化は欠かせません。会社の情報を扱う場合、どこで業務を行うとしても、情報漏えいや不正アクセスのリスクの恐れがあり、セキュリティ管理には十分な注意が必要です。そのためには、資料の取り扱い方法についてのルールを徹底しましょう。
例えば、「社外での作業や外出先でのデータ使用は避ける」、「社内のシステムを使用する」、「外部のフリーWi-Fiを利用しない」、「データは暗号化する」などのルールを設けることでセキュリティの強化につながります。
まとめ
在宅勤務を始めるためには、準備が必要です。
この記事では、初めて在宅勤務を始めるために準備が必要になった会社員に向けて、準備すべきものやその作業環境、また、企業側が準備すべきものなどについて解説しました。
自宅での作業は自由度が高い反面、いくつか課題があることも事実です。そのため在宅勤務を導入する際には、ルールを明確にしたりツールを導入し、快適な作業環境を整える必要があります。
弊社の情報ナレッジ共有サービス「Qiita Team(キータ チーム)」は、在宅勤務に必要な情報共有やコミュニケーションに役立つツールとなっています。Qiita Teamは、誰でも簡単に記事が作成できるように設計されているため、すぐに書いて投稿でき、チームの暗黙知を無くし活発なコミュニケーションを行えます。
在宅勤務を導入する企業は、ぜひ一度試してみてください。
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