インターネットの普及やソフトウェアの進化により、オフィスを離れたリモート環境で仕事をすることが簡単になりました。働く環境が変わったことで、社員各自が生産性を高めるワーク・ライフ・バランスを選択する働き方が模索されています。 東京都では社会的に話題となっている働き方改革に合わせて、ワーク・ライフ・バランスを見直す取り組みが進められています。その中でも生産性を高める働き方として注目されているのが「テレワーク」です。
テレワークを導入するメリット
- 自分が集中できる場所を選べる
- 通勤時間がかからない
- 公共交通機関の影響を受けない
- 出産や育児などライフステージに合わせて働ける
- オフィスの省スペース化
- 地方や海外などに住む優秀な人材の確保
また、一般法人サービスデザイン推進協議会は経済産業省と協力して、中小企業・小規模事業者の生産性向上や経営力向上を図るためにはITツールの導入が必要だと考え、企業がITツールを導入する経費を補助する取り組みを始めました。 しかしながら、せっかく生産性を高めるために行うテレワークでも、方法を間違えてしまえば会社の成長を止める可能性があります。 そこでこの記事では、実際に弊社で使用されているテレワークのガイドラインを紹介します。
1.アウトプットをする
会話のログを残す
議論のログを残すようにしましょう。特に、何らかの意思決定や問題解決が行われた場合などには、その過程を書き残しておくことで誰かの役に立ちます。
日報を書く
今日やったことや、今後の予定、その他考えたことなどをこまめに書き残しましょう。取るに足らないと思ったことでも、あとで見返したときや他の人が見たときに何か発見があるかもしれません。
進捗共有
自分の進捗や作業予定を、常に誰からでもアクセスできるところで共有しておきましょう。進捗を明文化しておくと、進捗が出ていないかもしれない不安をなくせたり、働き過ぎてしまう問題を防げます。
2.コミュニケーションに気を配る
コアタイムを設定しましょう
テレワークではメンバーごとに働く時間帯がズレてしまうことがあります。そうすると、コミュニケーションにもタイムラグが発生し、生産性が低下する原因になりかねません。生産性を低下させないためにも、全員がリアルタイムにコミュニケーションできるように「コアタイム」を設定しましょう。 会議のような同期的なコミュニケーションはコアタイムに寄せましょう。
きちんとレスポンスを返しましょう
自分宛の通知やカレンダーの招待にはきちんと返事しましょう。 チャットは口頭と違い、話しかけた時に相手に伝わっているかはわかりません。相手から何も反応がない場合、話しかけた人には相手が「気付いていない」のか「伝わったが回答に悩んでいる」のか「伝わったけれども反応していないだけ」なのかわかりません。一言のレスや絵文字リアクションなど、簡単にでもいいので反応しましょう。 またカレンダーの招待もきちんと参加可否を回答しましょう。ミーティングを開催する人は誰が参加するのかを把握しておく必要があります。参加するか未定であっても、Maybeと回答し、招待されたことは把握していることを招待者に伝えましょう。
3.働き方をデザインする
同僚を信頼しましょう
社員を見張っておく仕組みがないとサボってしまうのではという不安は捨てましょう。人柄がよく朝早く働いている人間を評価するよりも、成果物に基いて仕事の評価を行うようにしましょう。
働き過ぎないようにしましょう
仕事の始まりと終わりのタイミングが曖昧になると働き過ぎになりがちです。場所や服装を変えたり、定期的に行うフローを設けるなどして切り替えましょう。自分で作業予定を計画したり、進捗を共有したりすることで、あまり働いていないかもしれないという不安を減らしましょう。
まとめ
テレワークをまだ導入されていない方もこれから導入しようと考えている方も、このガイドラインを参考に、テレワークを実践されてはいかでしょう。テレワークは、各社の状況に応じて柔軟に仕組みを整えていく必要があります。実践しながら改善をしていき、生産性向上へつなげていきましょう。
