情報共有の実践における本当に必要なものと、やってはいけないこと

 マルバツ
多くの企業ではスケジューラーや共有サーバー、スプレッドシートなど、情報を共有する上でさまざまなツールが使われています。これらのツールを使うことは簡単ですが、逆にツールを使いすぎることによって、情報が分散してしまいます。情報を迅速に共有するためにツールを使っていても、探すのに時間がかかってしまっては本末転倒です。では、情報共有を上手に実践するにあたって、やってはいけないことには何があり、必要なことには何があるのでしょうか。御社の情報共有の状況に照らし合わせながら、考えてみましょう。

3つのやってはならないこと

3つのやってはいけないこと

自己満足ツールになってはならない

当然のことながら、情報の共有を自己満足にしてはなりません。しかし、承認欲求を満たすために情報共有を行い、他のメンバーの時間を無駄遣いしてしまうタイプの人もいます。

そうしたタイプの人は、今向かうべきゴールと関係ないにもかかわらず、「こういう情報もあるがみんなの意見を聞かせてください」とメーリングリストやCCで送ってくるので手がつけられません。そうならないためにも、情報共有には、ルールが必要です。ルール無くして、この無駄なコストを抑えることは決してできません。

部署や人間によってツールを分けてはいけない

もしあなたが「便利な情報共有ツールはないか?」と、探しているのであれば、まずはさまざまなツールを使いすぎていないか確認してみましょう。例えばある部署での議事録はエクセルで作成し、それを社内メーリングリストで添付して配布するようなケースが見られませんか?

しかし、それが別の部署では、Wordで作ったものをPDFにして配布したり、IT部門では、Googleドライブで共有したりしているといった、部門ごとにバラバラな方法を取っていることがあります。その場合は、まず情報共有ツールの用途を見直す必要があります。その理由は、バラバラな方法で管理してしまうと、管理している人が辞めたり異動した後に、かなり面倒な引き継ぎが発生することが考えられるためです。

共有される情報は1つのログです。ログは誰がどのように仕事をしていたのか確認したり、後からプロジェクトに参加した人が仕事のノウハウやナレッジを得るために必要となる情報です。つまり、今いるメンバーのためだけではなく、この先入社するであろう人材への共有でもあると認識を改める必要があるということです。

必要に応じて情報共有する人、まったく情報共有しない人、熱心に共有する人が同居してはいけない

まったく情報共有しない人がいるのは問題だと分かりますが、なぜ熱心に共有する人がいてはならないのでしょうか?

そもそも、アウトプット量というのは人それぞれです。

しかし、仕事ができる人が、必ずしもアウトプットが得意というわけではありません。これは逆も然りです。

これら前提を踏まえて、熱心に共有する人が、全てにおいてクリティカルな情報だけを書き続けているわけではありません。また、必要に応じて情報共有する人がいたとすると、その情報は、情報共有に熱心な社員の情報量により、埋もれてしまうことがあります。

そうならないために、全てのメンバーの共有量は、一定のルールによってある程度管理する必要があります。

共有ルール作りの基本

 

 

 

ターゲットに走る人

情報共有の目的は企業やチームによってさまざまですが、大体2つに大別されます

1.仕事をスムーズに遂行するための人間関係の構築。
2.実行、分析、対策の基本3項。

これら2つをおろそかにすると、チームや組織は確実に破綻します。それぞれについて説明します。

「1:仕事をスムーズに遂行するための、人間関係の構築。」というのは、例えば「その話聞いてないよ」が続くと、どうしても「勝手にすれば」という風潮を作り、信頼関係をこじらせてしまうケースです。信頼関係が危うくなってくると、具体的にはこんな不満が持ち上がってきます。

・あいつ今、何やってんだ?
・今仕事を頼んでいいのか?
・頼んでおいた仕事どうなってんだ?

こうした不満を明確にすることを目的に、ある会社では、情報共有ツールで、「業務に手をつけ始めた時点」と「その業務が終わった時点」で短文投稿するという非常にシンプルなルールを決めました。その結果、日報や報告書を作成する時のログの確認も簡単にでき、日報の作成時間を削減できるようになりました。

また、現在誰が何に手をつけているのかが分かるので、誰に何を今頼んだら良いのかも把握しやすくなり、業務コストを軽減できるようになりました。このように、シンプルなルールが一つあるだけでも、情報共有ツールの有用性はぐんと高くなると言えます。

次いで「2:実行、分析、対策の基本3項。」です。これは具体的には以下のような内容になります。

  • 終わった仕事の成果
  • 成果に対する分析
  • 分析による対策

今でこそ、何か物事を始める前に膨大な資料を作り、上司をトコトン説得するという文化は薄れてきて、やるならまずやってみるという企業が増えてきました。大手企業が会議を減らし、資料を減らし、さまざまな無駄を減らしているのも、物事があまりにも早く移り変わる時代になったからでしょう。

ですが、「成果・対策・分析」は別です。それが失敗だったのか、成功だったのか、次につながるのかというのは、以前よりもはるかに重視されてきています。

最近は、働き方改革にともない、フリーランスだけではなく、会社に出勤しなくとも、自宅での仕事を認めている企業も少なくありません。その結果、「成果」がもっとも求められる傾向にあります。さらに「成果」が出ると、同時に「分析」と「対策」についても素速く対応する必要もあります。

仮に失敗したとしても、次の対策が得られるなら良しとされることもあり、情報共有において、分析や対策は、成果とともに重要視されている要素です。また、これらの情報がしっかりと共有されているからこそ、上司やリーダーが次の戦略を決断しやすくなるとも言えます。

いかがでしょうか。情報共有に課題を感じているようでしたら、何が重要なのか、何をやるべきなのかといった根本の部分を見直して、情報共有の戦略を明確にしてみることをお勧めします。