タスク管理が上手くいく情報共有のススメ

TaskManagement

IT化が進み、個々人の業務が効率的になったのは良いけれど、コミュニケーションが減り、チームワークが希薄になっていませんか? チームワークが失われてしまうと、メンバーがどんな仕事をしているのかが見えづらくなり、連携が進まず生産性が下がってしまいます。

こうした状況を改善すべく、情報共有によるタスク管理を実践しているチームがあります。ではなぜ、タスク管理に重きをおいているのでしょうか

タスク管理を情報共有の一環として行うのは、業務報告的な意味合いだけではありません。
この記事では、タスク管理をチームで実践することの価値をご紹介します。

タスクを情報共有すると、協力しあえる

普段の業務の中で、あるタスクに取り組んでいる時に舞い込んできた新たなタスクは、優先度がそれほど高くない場合は後回しになっていきます。言い換えると「後で着手するタスク」です。

この「後で着手するタスク」を自分にアサインされた段階で公開しておくことで、そのタスクに取り掛かる前に有益な情報を得ることができます。以前に似たようなタスクに関わった経験があるメンバーは、その時の段取りを事前に教えてくれるかもしれません。また、そのタスクについて知識の豊富なメンバーから、「分からないことがあればサポートする」と助言をもらえるかもしれません。

タスクの実行力が高まる

タスクを周囲に共有すると「優先順位が低いから長期間着手しない」という理由は通らなくなります。

例えば、3週間前に一度共有したタスクが未着手であれば、どんなに小さなタスクでも、アサインされた人の仕事の能率を疑われかねません。自分にアサインされたタスクをオープンに共有すると、自分だけでタスク管理をしている時と比べて、早めに終わらせようとする思考回路になるのではないでしょうか。結果的にそれがタスク実行力の向上につながります。

TaskManagementWithInformationSharig

タスクのアサインが一点集約されてしまう事態の防止になる

チームのメンバー個人個人が現状どのくらいタスクを抱えているのか、ということが分からない場合、特定の人に膨大な量のタスクがアサインされてしまい、ほとんどタスクがないという人もいる…という状況に陥ります。

そういった状況下では、本来、手の空いている人がすぐに片付けられるであろうタスクも、忙しい人の手元でいつまでも実行されないままです。こうした事態を防ぎ、チームのメンバー各々が能力に応じて、適切な数のタスクをアサインされている理想的な状態を作るには、タスクの共有が必要になります。

タスクの共有をすると、タスクを割り当てるマネージャーも、誰にアサインしたら良いか判断しやすくなります。また、公開したタスクを見て「手が空いたからこれ、終わらしておくよ」というやりとりがメンバー間に生まれることも見込めます。

より良いタスク管理には情報共有ツールを使おう

毎回の会議の業務報告時に口頭で伝えるやり方でも、メンバーみんなでTODOリストを書いて目につく場所に公開しておくやり方でも、周知すること自体に意味があるので効果はあります。しかし、さらに効率的な方法として情報共有ツールの導入をおすすめします。

その大きな理由として、

  • 過去の投稿と比較できるので完了したタスクが一目で分かる
  • どこでも参照可能で、アドバイスも気軽にできる

といった点が挙げられます。

情報共有ツールの導入で強い組織やチームに

前述したように、タスクを共有することによって、協力する関係が生まれ、優先度の高低に関わらずタスクが解消され、適材適所でタスクをメンバーに割り振ることができるようになります。

これらは単にタスクを解消する個々人の効率が上がる、という成果をもたらすだけではありません。コミュニケーションが増えることで、チームメンバー間の関係性がより良いものとなり、さらなる大きなプロジェクトにチャレンジできる強いチームへ変えていくきっかけとなるでしょう。組織やチームの改善にお悩みなら、タスク管理をきっかけに情報共有ツールを導入してみることをお勧めします。

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