マネジメント層必見!情報共有を円滑にするための方法とポイント

情報共有をスムーズにする方法

チーム内の情報共有が円滑に行われなかったことで、営業や業務に支障が出た経験はありませんか。情報共有を円滑にするためには、チームメンバー全員の協力が必要不可欠です。
そこで今回は、情報共有の目的や方法、そして社内コミュニケーションを活発化させるためのポイントをご紹介します。
業務効率化をお考えの方は、ぜひ参考になさってください。

情報共有の目的とは

情報共有を推進するためには、チームメンバーに情報共有の目的と大切さを理解してもらう必要があります。

情報共有をすることでノウハウの共有が可能になる

例えば、新しいプロジェクトを始動する際、過去のノウハウを転用して工数を削減し、リスクを軽減することができます。
プロジェクトの内容や担当者、そして課題などをノウハウとして蓄積・共有し、必要な時にはいつでも見られる環境を整えましょう。

<情報の開示範囲はどこまで?>

注意したいのが、情報を共有する際「どこまでオープンにするのか」という点です。全てをブラックボックス化してしまうのではなく、基本はオープンにしておき、必要な箇所だけはマネジメント層の許可を得る形がスムーズです。

コミュニケーションコストの削減ができる

異なる部署間で情報共有をする際、いろいろな人を経由して情報を伝達しているため、コミュニケーション工数や伝わるまでに時間がかかってしまうことも珍しくありません。
社内の情報共有フローを整備し効率化することで、コミュニケーションコストの削減が可能になります。

情報共有を定着させるために

情報共有定着

情報共有を定着させるためには、フローを整備するだけではなく、マネジメント層の働きかけが重要なポイントになります。

チームリーダーが率先して活用する

どんな立派なシステムやフローであったとしても、チームリーダーが率先して活用しなければ定着は難しいでしょう。
利用頻度の低いメンバーに対して声かけを行い、折に触れて必要性を説くことも大切です。

情報共有の重要性をチームメンバー全員が認識する

そもそも情報共有の重要性を、チームメンバー全員が認識していなければ、情報共有は定着しません。
「クライアントに求められた資料を作った社員が長期休暇を取っていたので、資料の共有が休暇明けになってしまった」
といった機会損失は避けるべきでしょう。
情報共有を定着させるためには、具体例を示しながら大切さを伝え、チームメンバー全員で情報共有に取り組む姿勢が必要です。

システムを導入する際には、最初に情報をしっかりと入れておく

例えば、社内SNSを導入した場合。
必要に応じてメンバーを追加していたのでは、アカウントを所有していないメンバーは活用することができません。
また、顧客管理システムを導入した場合、やり取りがあるたびに情報を足していくのではなく、既にやり取りがある顧客情報を最初に入れておくことで、システムをスムーズに活用できます。

このようにシステムを初めて利用した際に、利用者が利便性の高さや有効性を認識することで、ポジティブなイメージを持って使い続けられるようになります。

情報共有の方法

情報共有を推進するためには、「どんな方法を使うのか」が重要なポイントです。

ITツールの発達により、メールだけではなく社内SNSやグループウェアなど、沢山のツールが存在します。
自社の規模やニーズに応じて導入を進めましょう。

情報をオープンにする

先ほどご紹介したように、情報の開示はオープンにすることで円滑に進みます。
情報をオープンにし、開示可能な情報には社内の誰もが簡単にアクセスできるように心がけましょう。

気軽に発信できる場をつくる

マネジメント層やチームリーダだけではなく、社員全員が気軽に情報発信をできる場をつくりましょう。
社内掲示板やグループウェアを活用する際には、必要な情報にすぐにアクセスできるように検索機能を設けるなど、FAQなど必要な情報へのリンクを貼るのも効果的です。

会議を効率的にするために議事録を共有する

会議の内容は議事録にまとめ、それを共有することで課題点やノウハウを共有しましょう。

マニュアルやFAQドキュメントを充実させる

マニュアルの整備やFAQを充実させることで、新人や中途入社の社員を迎えたとしても、自分で調べて業務を進められます。

必要に応じてマニュアルやFAQの内容をブラッシュアップして、情報を更新することも大切です。

日報を習慣化する

日報を習慣化することで、成長が見えるようになるだけではなく、過去の経験を参考にして、新しい施策に取り組むことができます。

日報は個人の資産ではなく、チーム全体の資産です。チームリーダーや先輩がフィードバックを行うだけではなく、メンバー全員がいつでも閲覧・コメントをできるようにすることで、情報共有が円滑になり、コミュニケーションが活性化します。

社内コミュニケーションを活発化させる方法

コミュニケーションの活性化

会社の規模が大きくなってくると、異部署との社内コミュニケーションが増えてきます。
情報共有は社内コミュニケーションを利用することによって、より円滑に行えます。
そのため、情報共有を推進するにあたっては、社内コミュニケーションを活発にするのも重要なポイントです。

レクリエーション

社外でのレクリエーションを行うことでより親睦を深めるために、社員旅行などを取り入れている企業は多くありました。
しかし、働き方や価値観の変化の中で、レクリエーションに対する考え方も変わってきています。大切なことは「望まないモノにいやいや参加する」のではなく、「心から楽しんで参加できる」レクリエーションを行うこと。そして、異なる部署や経歴の社員が一体となって参加することです。
自社の文化に合った企画になるよう、アンケートなどをもとに改善をしていきましょう。

研修もコミュニケーションの一環

教育や研修は、「学ぶ・教える場」だけでなく、同期間・チームメンバー間、そしてマネジメント層と社員の「コミュニケーションの場」でもあります。

メンター制度などを取り入れ、コミュニケーションの場を設けましょう。

まとめ

情報共有を円滑に進めるためには、情報共有の方法を試行錯誤しながら、マネジメント層やチームメンバーの情報共有に対する意識を高めていくことも重要なポイントです。

社内コミュニケーションを利用しながら、情報共有を社内に浸透させていきましょう。
自社に合った体制を構築するためにも、定期的に見直しを行い、ブラッシュアップをしてください。