働き方改革の重要施策!『テレワーク』のメリット・導入方法まとめ

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現在、『働き方改革』の施策として注目を集めている『テレワーク』。現代に合った『多様な働き方』が可能となるなど、メリットが大きい施策ですが、どのように取り掛かればいいのか分からない…という方も少なくないはず。

今回のコラムでは、そんな多忙なビジネスパーソンの皆様に向けて、『テレワーク』の内容をまとめてみました。
なお、本記事は厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック」の内容をもとに、構成したものです。正確な内容を参照する場合はサイトに公開されている情報を確認ください。リンク先は最後にご紹介します。

テレワークには3つの形態がある

テレワークには、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)」の 3つの形態があります。

在宅勤務

オフィスに出勤せず、自宅で業務を行うという勤務形態です。通勤での負担が軽減され、時間を有効活用できることが特徴です。また、

  • 従業員のワーク・ライフ・バランスを実現する上で効果的
  • 育児・介護期の従業員がキャリアの継続を図ることができる
  • 障がいなどにより通勤が困難な従業員の就労継続に効果的
  • 静かな環境を整えやすく、集中して業務を行うことができる

などのメリットがあります。

モバイルワーク

移動中(交通機関の車内など)や営業先、カフェなど、さまざまな場所で効率的に業務を行う働き方です。営業職など、オフィス外での業務が多い職種に適した働き方と言えるでしょう。また、

  • オフィスに戻る必要がなく、無駄な移動を削減することができる
  • 身体的負担が軽減でき、ワーク・ライフ・バランス向上に効果的
  • 移動時間を有効活用できる
  • 顧客先で迅速に対応できる

などのメリットがあります。

サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)

所属するオフィス以外の他のオフィスや、遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方です。顧客先に近い施設、従業員の自宅に近い施設、遊休施設、空き家といったバリエーションがあり、

  • 移動時間の削減
  • オフィスまで通勤することが困難な人材を活用
  • オフィスコストを抑えることができる

といったメリットがあります。

テレワークを実践するメリット(企業)

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人材の確保・育成

従業員にとって働きやすい環境は、ワーク・ライフ・バランスを重視する人材にとって魅力的な職場と評価され、人材の流を防ぎます。
さまざまな事情を抱えた従業員に対し、働きやすい環境を作ることで、働きたいというモチベーションの維持・向上が図られます。それは『働き方改革』の目指す姿でもあります。

業務プロセスの革新

テレワークは、仕事のやり方を改めて見直す機会となり、仕事のやり方の変革につながります。 まさしく『働き方改革』です。
従業員が自律的に業務を行うといった側面とともに、従業員間の業務上の役割が明確になり、業務分担の見直しや工程の最適化へとつながります。
また、ペーパーレス化やネットワーク上での情報共有が進み、業務の効率化も期待できるでしょう。

事業運営コストの削減

テレワークは初期投資が必要になるものの、長期的なコスト削減が可能になります。
まず、営業拠点の統合や廃止、スペースの縮小が可能です。従業員の通勤費や出張費、冷暖房や照明等のオフィス環境に係る費用、コピー機および用紙の費用も削減できます。

非常時の事業継続対策における体制整備

テレワークは、自然災害や感染症といった非常時にも効果が高い施策です。災害発生時でも出勤することなく自宅で業務が可能なため、企業は事業を継続でき、事業利益の損害を最小限にとどめられます。また、災害やパンデミック発生時にも無理に通勤する必要がなく、従業員の生命を守ることにつながります。

企業内外の連携強化による事業競争力の向上

テレワークに伴うツールの充実により、社内外の連携が強化されます。モバイルワークやサテライトオフィスの利用によって顧客とのコミュニケーションを取る機会が増えれば、営業効率が向上し、顧客満足度の向上につながることでしょう。また、情報共有ツールなどの活用によって、意思決定の迅速化や業務の「見える化」も実現します。

人材の離職抑制・就労継続支援

テレワークによって、『働き方改革』の目指す姿の一つである、ライフイベントに合わせた働き方が可能になります。育児や介護との両立ができずにキャリアをあきらめてしまう従業員に対しても、在宅勤務を実施することで、就労の継続が実現します。また、労働意欲のある高齢者や、能力・スキルがあり就労意欲はあるが、障がいなどにより通勤が困難な従業員の就労も実現可能となります。

企業ブランド・企業イメージの向上

テレワークの導入は、社会的に「人材を大切にする企業」「働きやすい企業」としての認知度があがり、 ブランドイメージの向上が期待できます。また、従業員のモチベーション向上も期待でき、生産性の向上も見込めます。

テレワークを実践するメリット(従業員)

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ワーク・ライフ・バランスの向上

通勤時の身体的負担を軽減し、自由に使える時間が増加することで、ワーク・ライフ・バランスを向上させることができます。生産性も向上し、仕事と生活のメリハリをつけることができるようになります。

生産性・創造性の向上

テレワークでは一人で作業を行うため、自分自身の担当業務に集中して取り組むことができ、生産性・創造性が向上します。生産性の向上は『働き方改革』のポイントの一つでもあります。

自律・自己管理的な働き方

テレワークでは、目標を定めて業務進ちょくや、業績管理を自律的に行う必要性があるため、セルフマネジメント力が養われます。また、ワーク・ライフ・バランスの実現に向けて、仕事と生活との切り分けやバランスをより一層意識するようになり、仕事にメリハリがつきます。

職場との連携強化

テレワークを行うにあたって、業務を「見える化」するため、今まで以上にコミュニケーションの回数が増えることが期待されます。上司・同僚との信頼関係も向上するでしょう。

仕事全体の満足度向上・就業意欲の向上

柔軟な働き方ができるため、ワーク・ライフ・バランスを実現でき、仕事に対する満足度が向上します。また、働きたいという意欲を持ちながらも十分な労働時間を確保できなかった人材にとって、テレワークが労働時間の確保に役立ち、仕事への意欲がより向上することも期待できます。

どのようにテレワークを導入する?

全体方針を決定する

まずは「テレワーク導入の目的」を明確にすることが重要です。 テレワークの導入そのものが、目的とならないことがポイントです。次に、テレワークの導入目的、実施部門、対象者、対象業務などを盛り込んだ、テレワーク導入にあたっての基本方針(テレワーク・ポリシー)を策定します。 基本方針を策定した後は、経営層が筆頭となり社内に情報発信を行うことで、社内の合意を得ます。

ルールを作る

テレワークを導入する上ではルール作りも重要です。まずは「対象者」「対象業務」「実施頻度」 の3点を決めましょう。次に、労働基準法などの労働関係法令の遵守を考慮しながら、労務管理を行います。就業規則本体に直接規定を定める、もしくは、テレワークに関する規定を定める場合があり、いずれも所轄労働基準監督署に届け出ることが必要となります。

ICT環境を整備する

テレワーク導入にあたって、現在のシステム環境を活かしたテレワーク用のICT環境を整備する必要があります。利用端末やネットワーク、サーバの確認、システム方式、ツールなど確認すべき点は多々ありますが、会社の規模や利用する対象者の職種によって具体的な導入方法は異なります。ぜひ、ご自身の会社に照らし合わせて確認してみてください。

セキュリティ対策を実施する

セキュリティ対策にあたっては、ルールによる対策に加え、技術的・物理的な側面から総合的に対策をする必要があります。 ルールによる対策としては、セキュリティガイドラインや、セキュリティルール・情報管理ルールの策定・遵守・浸透を検討します。

技術的には、

  1. アクセスの管理・制限、
  2. 暗号による管理
  3. 運用のセキュリティ
  4. ネットワークのセキュリティ対策

が必要となります。物理的には、オフィスと同様、盗難防止策や情報漏洩の防止策が必要です。

推進のための評価と改善をする

テレワークは導入すれば終わりではありません。定期的に量的評価と質的評価を実施し、P(計画し)→ D(実行し)→ C(実行結果 を評価して)→ A(課題を改善する)サイクルを回すことが求められます。 経営トップとしても、テレワークの導入によってどのような効果があったかは必ず把握しておきたい内容です。

テレワークの実践に向けて参考になるWebサイト

冒頭でもお伝えしたように、本記事は厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック」の内容をまとめたものになります。詳細内容を参照したい方は、こちらをご確認ください。

また、以下のWebサイトも大変参考になりますので、一度確認してみてくださいね。

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