mine_kenjiro

最終更新 2021年7月27日

【明日から】職場のコミュニケーションを良くする5つの方法

コミュニケーション能力は、お互いの考えや意見をスムーズに伝えていくための能力のことです。

職場だけでなく、社会でも必要となるものであり他者と良好な関係を築くためには欠かせません。

特に、仕事は協力して進めるものでありコミュニケーションは必須のスキル。

職場では育ってきた環境や価値観なども異なる人と一緒に仕事をする必要があるので、様々な人と関わり、うまく仕事を進めるため、業務を効率化するためにもコミュニケーション能力が重要になってきます。

コミュニケーション向上のメリット

では、コミュニケーションを促進することで、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか?

情報共有の活性化

コミュニケーションが十分になされていない職場では、情報の共有化が鈍化してしまいます。

職場の雰囲気も重苦しいものとなり、メンバーや社員が「仕事に必要な情報を開示してくれない」と感じると、疎外感を感じ業務へのモチベーションが下がってしまいます。

適切に情報を伝えておくことによって、業務が円滑化し、情報共有をすることによってメンバーや社員との信頼関係を築いていくことができます。

また、情報共有されていれば、「伝えていない・聞いていない」という事態が少なくなります。

目的の共有

コミュニケーションを通しながら、全員で目的を共有すると生産性の向上とリスクの軽減を実現できます。

プロジェクトの先にあるゴールを共有化できれば、モチベーションを底上げすることができます。

目的の共有には円滑なコミュニケーションが必要ですので、活発にコミュニケーションをしていきしょう。

コミュニケーションの種類

では、コミュニケーションにはどのような種類があるのでしょうか?

言語コミュニケーション

言語コミュニケーションにおける4要素をご紹介します。

【正確さ】

互いにとって必要な内容を誤りなくかつ過不足なく伝え合うこと。

【ふさわしさ】

目的、場面や状況と調和するように、また、相手の気持ちに配慮した言い方を工夫して伝え合うこと。

【分かりやすさ】

互いが内容を十分に理解できるように、表現を工夫して伝え合うこと。

【敬意と親しさ】

伝え合う者同士が、互いに心地良い距離をとりながら伝え合うこと。

参照:https://www.bunka.go.jp/koho_hodo_oshirase/hodohappyo/__icsFiles/afieldfile/2018/03/01/a1401904_02.pdf

非言語コミュニケーション

①身体動作

視線や目の動きによって相手に与える印象や、身体の特徴についても相手に情報を伝えるものになります。

②近言語

会話の中の相づちのことを近言語と言います。

会話中に相づちがないと、話し手は不安や不満を感じますよね。

こういった相槌も、非言語コミュニケーションに分類されます。

③物理的距離

他人との距離のとり方は意思の伝達手段の一つです。

親密にならない限り相手との距離を広めにとりますし、近寄ることでより親密さが増します。

コミュニケーションを向上させる4つの方法

では、コミュニケーションを向上させるためにはどんな方法があるのでしょうか?

職場で話しやすい話題を準備

コミュニケーションをとるきっかけとして、話題になるトピックを準備しておくと安心できます。

話しかけようと思ったけれど、何を話すか迷ってしまい言葉を探しているうちに、結局うまくコミュニケーションがとれなかった、というケースを出来るだけ減らしましょう。

  • 仕事に関するよもやま話。ちょっとした脱線
  • 時事ネタ、ニュース
  • 自分自身のプライベートな話
  • 他愛のない世間話

共通項を見つける

コミュニケーションは相手との共通項を探すと、うまく取れるようになります。

出身地であったり、家族構成であったり、そのような話題から相手の共通項を探してコミュニケーションを図りましょう。

よく聞く

聞き上手な方は「聞く:話す」を「7:3」の割合で行うとされています。

相手の話をしっかり聞けていると、気付けば「話していて面白いんですよね」と言われる人になるのです。

自分が「質問」や「共感」で7割くらい話している状況をつくり、あとの3割を相手に話してもらうバランスを目指しましょう。

ランチコミュニケーション

食事をしているときは仕事から意識が離れるので普段話しにくいことも、話しやすくなります。

上司は、仕事中なかなか話せない部下と会話をする時間ができ、部下にとっては「こんなこと言って良いのかな?」という不安・心配を解消するチャンスです。

相手が話しやすいよう、適度な質問をするように意識しましょう。

情報共有ツールの導入も有効!

職場のコミュニケーション向上には、情報共有ツールの導入も非常に有効です。

Qiitaチームに代表される情報共有ツールは、日報やナレッジ共有だけでなく、業務マニュアルの作成や社内wiki作成にも利用できます。

情報共有ツールが職場にもたらす5つのメリット

情報共有というと堅苦しいですが、このツールは社内向けのブログのような使い方もできます。

情報共有ツールを使い、社員の気付きや思い、アイデアを共有すれば、そこから自然なコミュニケーションが発生します。

なかなかオフィスで顔を合わせることができない状況でも、情報共有ツールを使えば社員同士のコミュニケーションを向上させ、業務にも好影響を与えることでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?

コミュニケーションは、私たちの生活に根付く大切な習慣です。様々な手法でコミュニケーションを取ることで業務にも好影響が期待できます。

世情から、なかなか対面でコミュニケーションを取ることは難しいかもしれませんが、ITツールを利用することでコミュニケーションの活性化・業務の効率化が実現できます。

ぜひ自社にあった方法をお試しください。

Qiita Teamで情報共有をはじめよう