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最終更新 2021年7月27日

業務効率化に最適なツール5選!メリットや選び方も

業務効率化とは、限られたリソース(人員・時間)の中で、効率的に生産性を高める事を指します。

現在では、多くのツールがリリースされており、国の方針でもある「働き方改革」を進めるために、多くの企業が業務を効率的に進めようとしています。

今、多くの企業で注目されているのが「ITツール」というもので、ITツールを導入することでサービス品質の向上、業務の効率化を図り、成果を上げている企業が全国に多数います。

また、コロナ禍で、テレワークの導入が一気に進められるようになったのを契機に、社会全体としてIT化が進んでいます。

そこで、今回は『導入することで生産性が上がるITツール』をピックアップして5つご紹介します!

おすすめ業務効率化ツール5選

業務効率化に役立つツールを5つ紹介します。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、タイムカードやメール機能、スケジュール管理、経費精算など、業務に関わる幅広い機能を搭載した、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアです。

基本的な機能がかなり充実しており、スマホからの閲覧にも対応しています。

出先からでもスケジュール確認ができたりするのはもちろんのこと、経費精算の申請を行えるのは使い勝手がとても良いです。

料金プラン

・1名あたり月額500円

・30日間の無料トライアルあり

wikipy(ウィキピー)

wikipyはFAQサイトや操作マニュアルを誰でもかんたんに作成できます。

印刷レイアウト対応、ファイルの一元管理、お気に入り登録、インポート・エクスポート、コメント、SNSシェアといった機能が備えついており、非常に高機能な者になっています。

料金プラン

・ユーザー数3人で月額3300円

・ユーザー数5人で月額5000円

・30日間の無料トライアルあり

Qiita Team(キータチーム)

Qiita Team(キータチーム)は、社内向けの情報共有サービス。エンジニア向け技術情報共有サービスQiitaの社内版と言えるでしょう。

日報やマニュアル・社内wikiや議事録など、情報共有を一元化することで業務を効率化します。

最大の特徴は、何といっても『Qiita』のように書けること。毎日使うツールですから、使い心地は最重要ポイントです。

エンジニアの皆さんから長年愛され続ける使い心地を、ぜひお試しください。

料金プラン

  • 月額 500円/1名まで
  • 月額 1,520円/3名まで
  • 月額 4,900円/7名まで
  • 月額 7,050円/10名まで
  • 月額 15,300円/17名まで  ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり

・30日間の無料トライアルあり

Trello(トレロ)

Trello(トレロ)は、個人や小グループでの効率的なタスク管理に特化したITツールです。

チームやプロジェクトごとに設定が可能なので、細かいタスクの割り振りや現在のタスク状況などの管理を一目で管理することができます。

また、基本的に無料でありお金をかけずに利用することが出来ます。

料金プラン

・フリー

・ビジネスプラン 月10$

・無料トライアルあり

Slack

Slackとは、チャット、ファイル共有など、業務に必要な機能を搭載する社内コミュニケーションツールです。

プロジェクトやトピック、チームごとにチャンネルで割り振る事ができるので、いちいち電話やDMで確認する必要がなくなります。

会話ごとに整理することができ、チーム全員が常に現状を把握できるので重宝します。

価格もかなり安いので導入リスクも低いです。

料金プラン

・フリー ¥0

・スタンダード ¥850/月

・プラス ¥1,600/月

ITツールを導入するメリット

ITツールは、多くの企業で採用され「もう、このツールがなければやっていけない!」という方も

導入リスクが低い

売上・利益を伸ばすにはどのようなアイデアが思いつくでしょうか。

まず最初に、設備増設や人員の確保が考えられると思いますが、圧倒的なコストとリスクが伴います。

設備の増設であれば、初期コストの維持、人員の確保であれば、長いスパンでの費用が発生してします。

ITツールのメリットは上記ほどコストがかからない点にあります。

導入コストも月5000円~10万円程度と低く、いつでも解約することができるのもITツールの強みです。

コスト削減

ITツールの導入で不要な業務を削ることができます。

時間の短縮はもちろんのこと、そこでかかっていた人件費など、金銭的コストや時間的コストを減らすことができます。

例えば、部下たちのタスク管理を上司が行っていたとします。

仕事を頼みたくても一度上司を通す必要があり、また、仕事が可視化されていないのでどれほどの仕事をこなしているのか分かりません。

そこで業務可視化ツールを導入すれば、誰に頼めば仕事が進みそうかすぐに分かり、不要なコミュニケーションコストと時間的なコストを削減できるのです。

労働時間の短縮

業務効率化が行われれば、労働時間の短縮が起こります。

それもその筈で、時間的なコストが削減されるので、結果的に労働時間も短縮されます。

現在では仕事とプライベートとの両立をしようとする「ワークライフバランス」を充実させようとする動きが顕著です。

業務の効率化が進むことで、個人レベルの労働意欲の向上に繋がり、働き方改革も行われるのです。

業務効率化ツールを導入する際の注意点

業務効率化ツールを導入する際は、いくつか注意点があります。

かえって手間が増える

業務効率化ツールを導入したことで、かえって従業員の手間やコストが増えてしまうことがあります。

こうなってしまっては本末転倒です。

タスクの工程が変更されることで、新しい工程に慣れず負担が増してしまうことも考えられます。

スムーズに工程に慣れてもらう為にも、事前の配慮が必要です。

何を効率化したいのかがわからなくなる

ツールを導入することが目的になってしまい、何を効率化したいのかわからなくなってしまう人もいるようです。

ITツールはさまざまな種類があり、その機能は全く異なる物も多いです。

導入する前に、何をどのように効率化したいか考え、話し合った上で導入しましょう。

検証が行われない

ツールを導入した際は、その後の評価や反省は必須となります。

ツールを導入したからと言って、必ずしも業務効率化ができているとは検証しないと分からないためです。

業務の質が下がっている可能性も捨てきれません。

しっかりとPDCAサイクルを回し、業務効率化の精度を高めるようにしましょう。

導入したツールが使いにくくて定着しない

せっかくITツールを導入しても、使い方が分からなかったり、使いにくければ従業員にはかえってコストになってしまいます。

ツールの機能性も重要ですが、「直感的な操作」や「画面はみやすいか」などのユーザーインターフェースを重視しましょう。

業務効率化ツールを選ぶポイント

業務効率化ツールを選ぶポイント紹介します。

組織の課題の現状を把握する

まず、業務効率化ツールを選ぶポイントとして「何をどのようにすれば業務が効率化するか」把握する必要があります。

課題を把握しない以上、改善もできません。

機能が充実しているので「使おう」としても業務が効率化できない場合があります。

まず、組織の課題をしっかりと把握することが重要です。

使いこなしやすいものか

機能性にあふれるツールであっても、使わない機能が多く備わっていたり、使いにくいツールである場合、業務は効率化できません。

従業員が「前の方が良かった」と思うツールでは、結局使わなかったり、かえって時間がかかりすぎてしまうなどのケースもあるからです。

多くのツールで無料トライアルが実施されているので、まずツールを体感してみて、直感的に「使いやすさ」を検証してみる必要があります。

まとめ

いかかでしょうか?

本記事では、業務効率化ツールについて選定のポイントやメリット、その注意点などまとめてご紹介しました。

どのツール無料トライアル期間がありますので、一度体験してから導入することが出来ます。

業務効率化ツールの導入は本当にコストが安いですので、使用用途に合ったツールの導入を検討してみてください。

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