情報共有とは? 実践すべきことやメリットを知っておこう

 WhyInformationSharingImportant?

そもそも情報共有はなぜ重要?

情報共有が重要な理由は、「情報共有がスムーズに行われると、個人やチームの生産性を高めることができるから」です。では、なぜ情報共有が個人やチームの生産性を向上させることにつながるのでしょうか。

その、理由は大きく分けて2つあり、「ナレッジの共有」と「時間の有効活用」がカギとなります。順を追って説明していきます。

ナレッジの共有

ナレッジとは「個人が持つ業務に関する有益な知識」を意味します。具体的には、長く業務に携わり、たくさんの業務をこなすことで得られる知識や専門的な業務を通じて得られた知識などがあります。

こうしたナレッジを共有することにより、組織やチームの知識の底上げにつながります。例えば、ベテラン社員のナレッジを広く共有することで、若手社員でもある一定のレベルで業務が遂行できるようになるといった利点があります。

時間の有効活用

普段から情報共有を密に行っていると、伝え漏れによるミスや業務の属人化を防ぐことが可能になり、業務以外に費やす時間やミスにより発生してしまう「無駄な時間を削減」することができます。これが時間の有効活用につながります。

これら2つの理由から、情報共有は生産性を向上させる上で必要なのです。
(関連記事)

情報共有の目的を明確にして業務の効率を上げよう

情報共有の意味を知っていますか?

では、情報共有とは具体的に何をすることなのでしょうか。
次の項目で説明していきます。

情報共有とは実際に何をするのか? そのメリットは?

ThingsToDoWithInformationSharing

みなさんが普段、社内で実践している情報共有は次の3ステップで構成されています。

1.個々の社員が持つ仕事の生産性を向上させるようなやり方やノウハウを記録する
2.1で共有されたやり方やノウハウを社内の共通知識としてストックしていく
3.2でストックしたやり方やノウハウを業務に活用する

情報共有でやらなければならないことは意外に単純で、この3つだけなのです。この3つがしっかり回るようになれば、以下のようなメリットが得られます。

1.業務に関する知識やノウハウの活用が容易になる
2.業務に関するマニュアルなどが参照しやすくなる

情報共有がうまくいかない原因と対策

こちらの記事を読んでいる方はおそらく、情報共有がうまくいかずチーム内で報告漏れや情報共有不足が多発している、という状態ではないでしょうか。ではなぜ、情報共有がスムーズに進まないのでしょうか。

情報共有がうまくいかない原因について説明します。

情報共有した<つもり>問題

情報共有がうまくいかないチームでよく耳にするのが、情報共有をした<つもり>問題です。自分ではきちんと情報共有をしたと思っていても、相手に伝わっていない、ということはよくあります。情報共有をする相手がその内容を理解できなければ、いくら情報共有しても情報共有をしていないのとなんら変わりはありません。

情報共有した<つもり>の状態を放っておくと、「あの人は何をやっているか分からないうのに偉そう」とか「そんなこと聞いてないけど……」といったすれ違いが生じてしまいます。

この、情報共有した<つもり>問題の根底にあるのは、普段のコミュニケーションが希薄なことです。情報共有してくれた内容で、よく分からないと感じた点があった時に聞き返せるような関係性、要するにフランクに話し合えるような間柄でないと、理解不十分な点をあらためて聞き直すということが難しくなってしまいます。

社内のメンバー間でコミュニケーションが密に取れていることは情報共有の場面に限らず、業務の生産性をあげることに役立ちます。“つもり”問題が横行している、と感じたら社内のコミュニケーションのあり方から見直してはいかがでしょうか。

情報共有の場が一貫していない問題

情報共有の機会は「毎日14時のチーム会議で行う」「毎日の日報の中で行う」としっかり決めておくといいでしょう。情報共有のタイミングや手段を個人の判断に委ねてしまうことが、情報共有を怠ってしまう大きな原因となるからです。

特定の時間や方法で情報共有を行うと決めてしまえば、情報共有し忘れることや、後回しにすることを防げます。情報共有の機会の場を決めておくと、その時間までに共有したい事柄をまとめておくことができますので、より伝わりやすいように整理した内容を報告できるようになります。

また、情報共有のタイミングを社内で定めたにも関わらず、状況が変わらないと判断して、新たな情報共有の手段を導入・問題解決しようとするケースも見聞きしますが、情報ツールを増やすなど、情報共有の手段を軽率に変更することはやめましょう。

一度、情報共有の手段やタイミングについて社内でルールを設けたら、定着するまでは長いスパンで実践してみてください。

情報共有の重要性をメンバーが理解していない問題

情報共有を怠るとコミュニケーションが不活発になって、チームメンバー間に壁ができてしまいます。チームメンバー間に壁ができてしまうと、お互いの信頼関係が損なわれ、メンバー間の連携に停滞を招きます。

チームメンバーに「情報共有をサボるのは信頼関係を損なうことになり危険である」、「情報共有は個人やチームの生産性を高めるために重要である」と事あるごとに伝えて、情報共有の重要性を意識してもらいましょう。

情報共有に役立つツール

情報共有を活性化させるためにツールを導入することをお勧めします。

情報共有にツールを導入することで

  • 時間・場所的な制約がかからない
  • 共有した内容がログとしてきちんと残るので認識のずれが生じたときに立ち返って確認し直すことができる。

といったメリットが得られます。

詳しくはこちらの関連記事をご覧ください。

情報共有ツール導入のメリットとは

まとめ

情報共有のメリットやうまくいかない原因などをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。情報共有が思うように進まないと思った時に、にぜひ参考にしてみてください。

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