社内業務を「見える化」する情報共有の重要性

communication

社内のコミュニケーションを活性化させ、日々の業務を円滑に進めるために情報共有をすることは、とても重要な要素のひとつです。
日々の業務を円滑に進めるために社内コミュニケーションが活性化する環境を整えることは、組織やチームの生産性向上において、とても大切です。環境を整えるためには、情報共有が重要な要素となります。
今回の記事では、情報共有によって得ることのできるメリット、そして情報共有の重要性とはどのようなものであるかを解説していきます。

なぜ情報を共有するのか?

情報共有の目的のひとつは、どこの部署が何をやっているのか? チームメンバーの業務がどの程度進んでいるのか? また、業務に遅れや問題点がないか?といった業務の可視化にあります。
業務の可視化によって、「誰が何をしているのか」を知ることができ、「自分が何をしているのか」を知らせることができます。
また、トラブルが起こった時にも迅速に原因の特定ができるので、最悪の事態を招かずにすみます。

情報共有がうまくできない原因とは?

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情報共有には業務を可視化するというメリットが存在しますが、実践に至っていないケースが多いようです。
それには、以下のような理由が考えられます。

「情報共有の重要性を理解していない」

自分の見聞きしている情報は自分だけが知っていれば問題ない、と思っていると上手に情報共有することができません。
情報はチームや会社で活用することで、とても大きな効果を生み出します。「自分だけが知っていれば良い」という認識では、せっかくの情報が価値を失ってしまいます。
情報共有の重要性を日頃から意識し、徹底して実践する、といったことを気をつけておくと良いでしょう。

「情報への理解不足・整理不足」

自分が見聞きした情報に対して、自分自身が理解できていない・整理ができていないといったケースです。このケースでは、見聞きした全ての情報を書き出し、整理をすることから情報共有をはじめていきましょう。その際には理解していない点についても、明確にして情報共有しておくと、きっと社内で答えてくれる人がいるでしょう。そうなれば、自分の知見が深まると同時に、情報の価値も上がります。情報共有においては、情報が溜まっていくと整理をするのが大変になってきますので、日々のルーティンとして情報を整理するクセを付けると良いでしょう。

「持っている情報を共有したくない」

自分の保身のために情報を共有したくない、というメンバーがいるのも事実です。しかし、自分にとって悪い情報であったとしても、情報共有しなかったことによって、事態が悪化してしまうケースもあります。しっかりと情報を開示し、メンバー同士や上司と解決策を話し合うことが大切です。

「情報を伝え忘れる」

単純に忘れていた、面倒だから後回しにしておいた、という理由で情報共有ができていない場合があります。
情報共有は、確かに面倒な仕事のひとつかもしれません。これを解決するためには、意識付けとクセ付けを徹底することです。
ミーティングや定例会などで、情報共有の重要性を説き、社員全員に意識付けができるように根気強く取り組んでいきましょう。

情報共有=チームの信頼関係

Trust relationship

メンバーや社員が「仕事に必要な情報を開示してくれない」と感じると、ひとりだけ除け者にされているような疎外感に襲われ、業務へのモチベーションが下がってしまいます。
こうした事態を防ぐため、しっかりと情報共有することが重要になります。適切に情報を伝えておくことによって、業務が円滑化し、情報共有をすることによってメンバーや社員との信頼関係を築いていくことができるのです。
情報共有されていれば、「伝えていない・聞いていない」という事態が少なくなります。信頼関係があるチームから良い仕事が生まれるのは、いうまでもありません。

まとめ(情報共有の一歩先へ。共有した情報を活用する)

情報共有とは、蓄積された情報を共有し、活用することです。
情報を整理し、共有し、活用することによって、生産性の向上につながっていきます。
情報共有は業務の円滑化やコミュニケーションの活性化、個々の疎外感の解消といったたくさんのメリットを得られます。共有された情報が宝の持ち腐れにならないように、日々の業務に活用するために運用していくことも大切です。
情報共有の重要性をしっかりと理解し、日々の業務に取り込んでみてはいかがでしょうか?