ドキュメントを残していく情報共有のやり方

ドキュメントをコンピュータにまとめる

会社やチームにおいて生産性を高めるためには、情報共有が不可欠。
しかし、「情報共有」という言葉はとても漠然としていて、具体的に「どうすればいいか」という「やり方」が分かりづらいのも事実です。

ここでは、幅広い「情報共有」の手段から、特に「文字」つまり「ドキュメント」を主体にした情報共有の方法をご紹介します。

なぜドキュメントを残すのか

まず、そもそもなぜ「ドキュメント」を主体にした情報共有が必要なのかを考えていきましょう。

情報共有の手段としてドキュメントを残すことには、「業務の効率化を助ける」という大きなメリットがあります。

例えば、業務をするにあたって生じたさまざまな課題に、どう対処したかを社員がその都度ドキュメントとして残しておけば、他の社員が類似の課題に遭遇した時に、また一から対処を考えていくのではなく、そのドキュメントを参考に素早く課題を解決することができます。

また、ある社員が持っている「ノウハウ」がその社員だけのものになっていたら、その社員が万一業務に携われなくなった時、業務に支障が出てしまいます。そのような事態が起こりにくいとしても、ノウハウはドキュメントとして残す形で社内やチームに共有され、それを参考に全体の業務を効率化するのが理想的です。このような「情報の属人化」とそれに伴う業務の非効率や悪影響を防ぐためにも、ドキュメントを残すことが必要になります。

さらに、「その日何に取り組んだか」、「どのような成果が上がったか」、「今の課題は何か」などを「日報」としてドキュメントに残しておくやり方をとれば、社内やチーム内の成果が「見える化する」とともに、ある社員が抱えている課題が分かりやすくなり、他の社員がサポートしやすくなります。

情報共有の施策としてドキュメント化を推進していくために

タブレットとドキュメント

ドキュメントを残すことの重要性は分かっても、それを徹底していくのはハードルが高いのも事実です。

「情報はなるべくドキュメントに残そう」と簡単に言われても、実践するのは「手間がかかる」と感じる社員もいるでしょう。必要な「手間」、いわばコストと、その手間をかけることによって生じる「利益」が見合わないと感じたら、誰もドキュメント化を実践しません。

そこで、ドキュメントを残していく情報共有を実現するために必要なのは、「できるだけ手間を低減」し、「できるだけ利益を認識してもらう」ことになります。
ドキュメント化による情報共有で生じるさまざまな利益は、「業務の効率化を助ける」、「情報の属人化を防ぐ」、「成果を見える化する」といった点が挙げられますが、「Qiita:Teamの生産性向上」の記事でもご紹介しているので、ぜひご覧いただき、「できるだけ利益を認識してもらう」ことの手助けとしてください。

そして、「できるだけ手間を低減」するためにあるのが、「Qiita:Team」をはじめとする、「情報共有サービス」です。情報共有サービスには、無料・有料のプランなどさまざまありますが、まずは「トライアル」や「試用プラン」を利用して社内やチームで試験的に導入してみるやり方がお勧めです。

トライアルにせよ、本格導入にせよ、いきなり徹底的な情報共有を目指すよりは、まずは「簡単にでも日報を残す」など比較的取り組みやすい事柄からはじめ、やがて「生じた問題とそれの対処」や「主要な業務のマニュアル化」など、より高度で複雑なドキュメントを残していくというように、スモールステップのやり方で情報共有の文化を社内やチームに少しずつ浸透させていくのがより良い施策です。

まとめ

この記事では、「ドキュメントを残していく」という情報共有の手法を中心に、「そもそもドキュメントを残す必要があるのはなぜか」そして「ドキュメントを残すために必要なこと」をご紹介しました。
Qiita:Team」などの「情報共有サービス」をうまく利用して、先ほどお勧めしたように、「トライアル」も有効に利用しながら、まずは小さなところから「ドキュメントに残す」という情報共有を行ってみてはいかがでしょうか。