社内コミュニケーションを改善するために情報共有ツールができること

情報共有 改善
チームの生産性がどうにも上がらない、メンバー間でうまくものごとが伝わっていかずプロジェクトの品質に影響が出ている、世代間に溝があり技術の継承が心配など、社内での困りごとは多々ありますよね。その多くがコミュニケーションに起因するものです。

そんな困りごとも情報共有ツールを使えば解消できるかもしれません。この記事では、社内における困りごと別に情報共有ツールでの解決法をご紹介します。

【社内におけるコミュニケーションの困りごと その1】世代間の壁・地理的な障害

情報共有 社内コミュニケーション
まずは世代間の壁から見ていきましょう。若手とベテランの間でのコミュニケーションがうまくいかないケースです。

例えば若手は「こんな初歩的なこと聞いたら怒られるんじゃないか」、ベテランは「何を言っても萎縮してしまうんじゃないか」といった遠慮から、なかなかお互いに踏み込んだ関係が構築できず、浅いコミュニケーションとなってしまう、という話を現場で耳にすることがあります。この状態が続くと確実に社内の技術力低下を招きます。

ここで情報共有ツールの出番となります。若手から頻繁に聞かれる初歩的な質問とその答えは、FAQドキュメントとしていつでも見られるように共有しておけば、学ぶ側である若手は気兼ねなくノウハウを習得できます。

分からない点があればコメントを書き残しておいて、そのコメントに教え手であるベテランの誰かが答えるといったやり取りができれば効率的になりますし、FAQドキュメントがより使える内容にブラッシュアップされていきます。対面だとつい強めに語ってしまうベテランも、文章なら推敲ができますので、若手を萎縮させる心配はありません。

次は地理的な障害です。本社と支店、本社と開発現場など、拠点間が離れているケースでは、同じ場所で働いているよりもコミュニケーションのコストかかります。

電話とメールでのやりとりだけでは抜け漏れが起こるので、定例会議を開催している場合も多いのではないでしょうか。ですが、会議の日時を決めるのが一苦労だったりしませんか。

必要のない人まで「とりあえず呼んでおこう」と、参加者が大勢になってしまうなんてこともよくある話です。東京と地方といった場合には、対面で打ち合わせするための出張費や時間が大きなコストとなります。

こうした地理的障害におけるコミュニケーションも情報共有ツールで解決できることがあります。例えば必要な情報を議事録として共有しておけば、誰でもいつでも閲覧できるようになり、自分が気になった議題はコメントを残して細かな箇所までやりとりができます。

メールや電話では伝えづらい事柄もスムーズに伝えられる環境が実現するのです。

【社内におけるコミュニケーションの困りごと その2】無関心・険悪なムード

情報共有スムーズ
誰がどんな業務をしているのかについて関心がないといった、コミュニケーション不全の状況も組織力の低下を招く原因となります。「まずは飲みニケーションで親睦を…」といった作戦も近ごろの若手には敬遠されがちなのではないでしょうか。

そんなときにも情報共有ツールを活用してみましょう。日報を付ける、プロジェクトの議事録を誰でも見られるようにする、といった方法はもちろんですが、自分の仕事への思いをつづるといった、気持ちを表現したドキュメントの共有もオススメです。

ちなみにキータチームでは、「ポエム」といった形で、実際にさまざまな思いを伝える使い方をしているユーザーさんもいらっしゃいます(※1)。

険悪なムードというのもコミュニケーションの困りごととして挙げられます。組織が大きくなると、部署が増えてお互いの顔が見えずらくなり、効率を上げるためにメールのやりとりが頻繁になるものの、メールだけでは連携ができず、結果「聞いた・聞いてない」が日常茶飯事となる状況が生まれます。

業務に支障をきたすのはもちろん、会社の雰囲気がギスギスしてきて、手を打てなければ働きずらくなり、離職者が増えるといった悪循環に陥ります。こうした状況の場合、メールだけではすでに情報のやり取りに限界があるのかもしれません。

必要な情報は情報共有ツールでドキュメント化して社内に共有。必要があれば見た人がコメントを入れて随時アップデートしていくことで、やり取りのすれ違いが防げます。

コメントではいいねボタンや絵文字なども入れて、“気持ちの共感”も伝えられますから、チームや社内の雰囲気作りにも役立ちます。

【社内におけるコミュニケーションの困りごと その3】開発チームの生産性向上

情報共有 プロジェクト開発
小規模な開発チームにとって生産性の向上は避けて通れないでしょう。プロジェクトの開発スピードを上げたい、個々人のスキルのレベルを上げたいなど、生産性向上のためにやるべき施策はいくつも考えられます。

その施策がうまくいくコツは、情報共有によるコミュニケーションに鍵があるかもしれません。オススメは「実装で使ってみたツールの評価」、「いざとなったときに頼れる外部パートナーリスト」、「言語別役立ちそうなまとめ一覧」など、暗黙知となってしまっている情報を意識的に共有することです(※2)。

「あの人が知っているから問題ない」は「あの人がいなければ分からない」と表裏一体です。情報を可能な限り共有して属人的にならないようにしておくことが、小規模な開発チームの生産性向上の鍵となります。

いかがでしたでしょうか。「コミュニケーションに関する社内の困った」に思い当たる方もいるのではないでしょうか。そんなときには情報共有ツールの導入を検討してみてください。

※1:参考事例「お役立ちハウツーから議事録まで!何でも投稿するのがnanapi流」…「組織論や仕事論をポエムにする役員」のお話が掲載されています。
※2:参考事例「投稿数が7倍に。ジャストシステムの若手チームが取り組んだ事業部間の情報共有」…「技術的な事に関する記事が増えた」というお話が掲載されています。