どの企業でも実践できる「対面」・「非対面」の情報共有の方法

情報共有の場

企業内における情報共有の必要性を感じている方も多いのではないでしょうか?例えばそれは、複数人で共同作業をする際に、メンバー同士の意思疎通が十分に図れていない場面が挙げられます。十分な意思疎通が図れていない(つまり情報共有ができていない)と「自分が何をすべきか」、「他のメンバーが何をやっているのか」を明確に把握できず、結果として、メンバー内で作業の重複が起き、抜け漏れが発生する可能性があります。

この状況が続けばチーム全体の作業効率が落ち、質が低くなるだけでなく、余分な時間を費やしてしまうことにもなります。こうした効率的ではない情報共有による弊害は、複数人で共同作業をする場合に限りません。この記事では、生産性を上げるために情報共有がどのように企業において実践されるべきかについて紹介していきます。

基本の前提として、企業の情報共有の過程には以下の2段階があることを覚えておきましょう。

  • 1段階目:情報共有する場を作る
  • 2段階目:情報共有の場にどのような情報を提供する必要があるか考える

それぞれについて次から具体的に紹介します。

1.「対面」・「非対面」と2つの情報共有の場を作る

まず、企業の中で情報共有する場を作る方法を考えてみましょう。情報共有の場には、対面と非対面と2種類があります。

〇対面での情報共有の場

対面での情報共有の場とは文字通り、人と人が対面して情報共有する場を指します。一番分かりやすい例でいうならば会議が挙げられます。会議ではメンバーが同じ時間帯に、同じ場所で意見交換をしながら情報を共有します。このような状況ではメンバーの具体的な作業進行具合が共有できるだけでなく、同じ時間を共有することにより、その場でメンバーの知恵を出し合い、深い議論を生むことができます。

〇非対面での情報共有の場

非対面での情報共有の場とは、人と人が直接対面することなく、ツールなどを用いて情報共有する場です。現在、多くの情報共有ツールが存在しています。ニーズに合った情報共有ツールであれば、どのツールを使うかはそれほど問題ではありません。人が直接同じ場所、時間を共有せずに情報共有することができれば、時間の使い方の自由度が大きくなり、生産性が上がります。

2.情報共有の場に提供する内容を明確にする

対面と非対面での情報共有の場を作ったら、次のステップとしてそれぞれにおいてどのような情報を提供し、共有すべきかを検討しましょう。

〇対面での情報共有の場でどのような情報を提供するか

対面での情報共有の場では、メンバーたちと会話を重ねながらコラボレーションしてブラッシュアップしていけるような情報共有を実践しましょう。その理由は、対面ででは、直接会うことでいろいろな会話が生まれ、お互いのアイデアを組み合わせた、創造性のある内容へと発展させていくことができるからです。

例えば共同作業をしているメンバー内で各自が課題解決や改善策を必要としているときは、対面的な場が効果的です。対面での情報共有の場があれば、メンバーの一人が作業に行き詰った経緯などを事細かく報告することができ、他のメンバーが状況を把握しやすくなるでしょう。他のメンバーの視点から、考えもつかなかった解決策がその場で得られるかもしれません。

〇非対面での情報共有の場でどのような情報を提供するか

非対面での情報共有の場では、仕事におけるノウハウや事務的な情報共有を実践しましょう。非対面では人と直接コミュニケーションを取るわけではないため、会話を積み重ねてコラボレーションするような内容には向いていません。作業手順をまとめたマニュアルや議事録、日報、事務連絡のような情報共有がお勧めです。直接会って伝えるには非効率的でも、共有しなくてはならない情報、例えばドキュメント、スケジュール、顧客情報など、他にも多く考えられます。

整理すると以下のように分類されます。

〇対面の場で情報共有すべき内容

会話の積み重ねでの発展を必要とする改善案や新規のアイデア

〇非対面の場で情報共有すべき内容

ノウハウや事務的な内容(マニュアル/議事録/各自のスケジュール/事務に関するドキュメント/簡単な作業進行状況/日報など)

以上、対面、非対面における2つの情報共有の場の使い方を簡単に紹介しましたが、どちらの場も企業の生産性を上げるためには重要です。これら2つの情報共有をうまく活用する必要があります。

3.「対面」・「非対面」の情報共有の場を上手に使い分けよう

少子化に伴った労働力不足が懸念される今日、対面的な情報共有の場が当たり前という認識は時代に合わず、非効率的なやり方と捉えられることもあるでしょう。もちろん対面がなくなるということではありません。対面・非対面における2つの情報共有の場を効果的に織り交ぜるのが、これからの企業の情報共有のあり方なのです。

対面的な情報共有の場で何を共有すべきか、非対面的な情報共有の場で何を共有すべきかを明確にしましょう。直接会わなくても問題のない情報共有は、どんどんツールを使って共有すると良いでしょう。

生産性向上

まとめ

情報共有を行う過程として1.情報共有の場を作ること、2.情報共有の場に情報を提供する、という2つの過程が存在します。まず、1段階目として情報共有を行う場として対面・非対面の場があり、それぞれの場を作ります。2段階目には、それぞれの場で共有すべき情報を分類し提供します。

これらの過程を適切に行うことで企業の生産性が格段に向上します。この記事での情報の分類はほんの一例に過ぎませんので、この記事をもとに自社の情報の仕分けを行い実践してみてください。そして内での円滑な情報共有を実現しましょう。

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