社外とのコラボレーションうまくいってますか?コラボレーションツールによる生産性向上のススメ。

オープンイノベーション

最近、生産性を向上する方法として、部門や企業の枠を越えて技術やアイデアを持ち寄る「オープンイノベーション」に注目が集まっています。

その理由は、大企業が社外からアイデアや技術を募集して、成功を収めている事例がきっかけとなっています。例えば、P&Gは「コネクト&デベロップ(つなげる+開発する)」と称して、個人や大企業の多岐にわたる外部とのコラボレーションにより、多くの製品やサービスを生み出しています。またP&Gは有力なパートナーや新たなビジネスチャンス発掘のために、『コネクト&デベロップ』専用のサイトを設け、さらなるオープンイノベーションやコラボレーションにも注力しています(※)。

こうしたP&Gなどの事例を手本にしながら、オープンイノベーションを試みる企業もありますが、部門や企業の枠を超えて結成された新しいチームには、コラボレーションやコミュニケーションを行う共通のプラットホームがないことも多く、いざ新しいプラットホームを導入しても、「全員がうまくそうしたコラボレーションツールを使えるか分からない」といった悩みをよく耳にします。

コラボレーションツールがわからない方もいると思うので、説明させていただくと、コラボレーションツールとは、チームでのナレッジの共有・蓄積するためのツールです。コラボレーションツールには、様々なものがあるので、その定義は曖昧になりがちですが、ここではチーム単位での情報を共有するためのツールだとお考えください。

そこで、この記事では、オープンイノベーションの成功に欠かせないコラボレーションやコミュニケーションの活性化を促すためのコラボレーションツール活用のメリットをご紹介します。

※参考 http://jp.pg.com/innovations/open_innov.jsp

コミュニケーション/コラボレーション、使いやすさがコラボレーションツールのメリット

コミュニケーション・コラボレーション

オープンイノベーションを実践するためのプラットホームに向いているツールとしては、コミュニケーション/コラボレーションの促進、ツールとしての使いやすさといったポイントが重要になります。これらのポイントに沿って、コラボレーションツールのメリットを挙げてみると以下のような点が考えられます。

●コミュニケーション/コラボレーションの促進
部門や企業の枠を超えた新たなチームを結成してプロジェクトを進める際には、メンバーの人となりが分からず、「困りごとや悩み事を伝えるのに壁を感じる」、「気軽に会話ができるようになるのに時間がかかる」というケースが見られます。

意外に思われるかもしれませんが、こういったコミュニケーションにまつわる課題に対して、コラボレーションツールが効果的に活用できます。日報や議事録などのかしこまった体裁のナレッジなどを共有するのがコラボレーションツールの機能だと思われがちですが、実は、皆さんが普段使われているようなSNSの側面があるのです。

例えば、コラボレーションツールで誰かがランチの美味しい店の情報を手軽にドキュメントで作成・投稿、見た人がいいねスタンプや別のお店の情報をコメントで追加するといったカジュアルな使い方があります。

またコラボレーションという点では、コラボレーションツールで情報の価値を高めていくということが可能です。例えば暗黙知の問題があります。

チーム内で長い時間をかけて培ってきた方針やノウハウは暗黙知として共有されがちで、新しくチームに参加したメンバーには明確に伝えられないこともあり、メンバーが増えていくに連れ、その価値を失っていきます。そのような状況を防ぐためにも暗黙知を可視化することが重要です。また可視化した暗黙知は、新たに参加したメンバーによって付加価値が加えられれば、さらに価値ある内容にできます。こうした状況において、コラボレーションツールが活用できます。

●ツールとしての使いやすさ
コラボレーションツールによっては、投稿をタイムラインに表示する機能があり、新着順に投稿が表示され、タイムリーに情報をキャッチアップできます。必要に応じて、自分の参加しているグループの記事がトップフィードに流れてくるようにも設定できるコラボレーションツールもあるので、ぜひ自分のチームにあったコラボレーションツールをお探しください。

その他の機能としてはフィードで埋もれて欲しくない情報を、アクセスしやすい場所に常に掲載しておく機能が用意されていることもあるので、簡単に欲しい情報にアクセスできます。

「ドキュメント共有にメールのやり取り」は終わりを迎えつつある

メール

外部のチームメンバーやリモートワークで働く人たちとドキュメントを共有する場合、メールでやり取りしている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、メールでのやり取りでは、新しいドキュメントが古いドキュメントに上書きされて入れ替わってしまったり、宛先に後から追加されたメンバーがこれまでのやり取りを追うのが大変だったりといった課題があります。

こうした課題もコラボレーションツールで解決できます。例えば、コラボレーションツールでは、ドキュメントを共有することで、必要な箇所をアップデートしていけばいいので、誤って上書きして古い内容に後戻りするといったトラブルは防げます。また後から追加されたメンバーは、コメントを追っていけばこれまでの経緯が把握できます。

またコラボレーションツールの多くはクラウドサービスなので、ブラウザ上やアプリを使って、どの端末からでもドキュメントを作成が可能です。さらに何人かで共同でドキュメントを編集することが可能なので、使用場所や時間に縛られなくなります。

使いたいときに必要な人数分だけ利用できるのも、クラウド型コラボレーションツールのメリット

クラウドツールメリット

オープンイノベーションに限らずビジネスで成功するには、「コストを最小化して売上を最大化する」ことが重要です。最近では、コスト最小化のために自社にサーバーを持たず、クラウド上にサーバーを置くクラウドサービスを導入する会社が増えてきました。

クラウドサービスは、電気代や場所代、セキュリティ対策費、運用コストなどを減らせるだけでなく、従量課金制(月額、人数分)なので、必要な人数・期間でサービスメニューの中から使いたい機能を選択でき、無駄な費用がかからないのもポイントです。コラボレーションツールはオープンイノベーションを実践するために、外部スタッフと利用するには最適なツールだと言えるでしょう。

まとめ

コラボレーションツールはコミュニケーション/コラボレーション、使いやすさにおいてメリットがあり、部門や企業の枠を超えて生産性を向上させるオープンイノベーションを実践するのに役立てることができます。

ぜひコラボレーションツールを使って、チームにイノベーションを起こしましょう。