情報共有の目的を明確にして業務の効率を上げよう

情報共有の目的

情報共有は組織にとって不可欠ですが、社員個々がその目的を理解していないと、スムーズに行われません。情報共有の目的は、大別して以下の2点に集約されます。

・ナレッジの共有
・時間の効率的な利用

この2点について、社員個々の理解を深めることで、よりよい情報共有が実現され、チームや組織の生産性を高めることが可能となります。この記事では「ナレッジの共有」、「時間の効率的な利用」について、具体的に紹介します。

 

目的1:ナレッジの共有

ナレッジの共有

ナレッジの共有とは、本来、個人だけが知り得る有益な情報をオープンにして、組織全体の知識とすることです。社員が長年業務に携わることによって得られた暗黙知やティップスなど、「業務の生産性を上げるノウハウ」といったものが個人の知り得る有益な情報にあたり、それは会社にとって大切な資産であるということを認識しておきましょう。例えば、業務を終えた後で、その業務に関係する効率のよいノウハウを伝授され「早く教えて欲しかった」と落胆した経験は誰しもあるでしょう。

こうしたシチュエーションを避けるためにも、個人が知り得る有益な情報を組織の誰もが見られるように意識的に可視化しましょう。他の社員にもその情報を活用する機会がもたらされ、業務効率化による生産性の向上へとつながっていきます。

会社にとって大切な資産である情報を活かすために、情報共有ツールの利用をお勧めします。上司、同僚、部下等の限定的な関係性に依存したノウハウの伝授にとどまらず、自分の部署全体、社内全体といった範囲でのノウハウの伝授が可能になるからです。

 

目的2:時間の効率的な利用

効率性

ビジネスパーソンとして、いかなる環境でも必ず報告・連絡・相談は求められます。しかし、それらを口頭で伝えると伝え漏れは避けられません。また、情報を伝えた場にいた人にしか正しい情報は共有されません。そのため、その場にいなかった人が正しい情報を得るには再度、報告・連絡・相談を求める必要があり、余計に時間がかかります。

このような状況で情報共有ツールを導入していれば、
・伝え漏れ
・情報を知る人が限定的
・二度手間な説明
などを防ぎ、時間を効率的に利用できます。

 

情報共有の目的を理解した、上手な情報共有ツールの使い方をしよう!

上に記述したように、情報共有の目的には大きく分けて「ナレッジの共有」と「時間の効率的な利用」の2 つがあります。

情報が共有されなかったことにより生じていた業務の行き詰まりや、そのために割いていた時間が情報共有ツールを利用することによって大幅に削減できます。タイムロスがなくなったことで新たな業務に着手でき、非効率な業務から生じるストレスが軽減されることで、メンバー間の関係性が改善され、チーム力や組織力を高めることにもつながるでしょう。ぜひ情報共有ツールの導入を検討してみてください!