情報共有ツールを社内に浸透させる方法

情報共有ツール社内

「自社でも、情報共有ツールを利用してコミュニケーションを活性化させたい!」と意気込んで、段取りを踏まずに情報共有ツールを導入してしまっては、失敗することが目に見えています。不慣れで使いこなせない情報共有ツールを社員たちに使ってもらうには、社員たちに、情報共有ツールを利用することにメリットを感じてもらう必要があります。導入後、社内全体に「こんな意味不明なツールを使うより、メールで情報交換した方がましじゃないか」という雰囲気が流れてしまっては、コミュニケーションが活性化するどころではなく、悪化してしまいますよね。

今回は、情報共有ツールを導入する際に気をつけるポイントと、やっておけば情報共有ツールが社内にスムーズに浸透するポイントをいくつかご紹介します。
これから情報共有ツールを社内に導入していきたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください!

社内で情報共有ツール促進チームを結成する

情報共有ツールチーム結成

情報共有ツール導入の成功の近道として、社内に導入促進チームを作ることをオススメします。チームを結成する理由は大別して以下になります。

1つは担当者が一人で社内全体に情報共有ツールを働きかけるだけでは限界がある。
もう1つはチームのメンバーに、情報共有ツール導入を成功させねばならないという使命感が生まれることが期待される。

という2点です。

促進チームのメンバーとしては、以下のような編成を参考にして、社風に応じて、他にも役割を作るなど工夫してみてください。
プロジェクトマネージャー:情報共有ツール導入に関する責任者。
エグゼクティブスポンサー:情報共有ツール導入を社内全体に促進する役割。情報共有にITツールを介在させるメリットや、それによって実現する課題克服を社内に広めてもらいます。
チームリーダー :情報共有ツール導入を各部署に促進する役割。
管理者  :情報共有ツール導入の初期設定やセットアップ関連の担当。長期的に利用する際のユーザー管理等も、この管理者に役割を担ってもらいます。組織に適した手段でマニュアル作成を行うと情報共有ツール導入がよりスムーズに行えるでしょう。

社内の解決するべき課題と、情報共有ツールを導入する目的を明確にする

情報共有ツールの目的

情報共有ツールを導入することで、「解決できる課題は何なのか」、「何を目的としているのか」を明確にし、社内で共有しておくことをオススメします。
導入後のビジョンがなるべく鮮明に認識できるほうが、社員は情報共有ツールの利用にメリットを感じられます。

社内でのコミュニケーションにおける課題を発見するには、アンケート調査を実施してみるもの一つの方法です。アンケート調査の回答をもとに、コミュニケーションに課題を抱えているチームがどこなのか、原因は何なのかが把握でき、問題解決の糸口を見るけることが可能になります。

また、どのように目的設定を行えばよいかは以下の例を参考にしてみてください。

(例)ナレッジを共有するために社内情報共有ツールを導入
導入の目的
・違う部署や支店間でのコミュニケーションの溝を解消する
・口頭や定期的な会議だけでは伝えきれないナレッジを共有する手段を設ける。

情報共有ツール導入に対する個々の意識のベクトルを同じ方向に向けるためにも、このような目的をあらかじめ設定しておきましょう。

導入する時は少人数の社員やチームから

いきなり社内全体に情報共有ツールを導入してしまうと、どうしたら良いか分からず混乱を招くだけで、利用を定着させることにはつながりません。

そこで、全体に導入する前に試用期間を設け、一部の社員やチームに利用してもらうと良いでしょう。導入する際にどのようなトラブルが発生するかを事前に把握できます。また、ここで出てきた課題や改善点をまとめ、必要に応じて利用に関するルールを作っておくとよいでしょう。

まとめ

社内の業務効率を上げるために、コストをかけて情報共有ツールを導入しても、導入がスムーズに行われずに業務に支障をきたしてしまっては本末転倒です。導入が、会社にとってプラスに働くよう、あらかじめプランを立てて実践していくことをお勧めします。