電子メールを使って情報共有を行う『コツ』とは?

社会人になると繰り返し教えられる「報・連・相」という言葉があるように、情報共有は仕事を進める上で非常に重要です。
では、なぜ情報共有は必要なのでしょう?今回のコラムでは、改めて情報共有について考え直します。

情報共有を行うメリットとは?

知識の属人化を防ぎ、情報活用を可能に

情報共有を行う一番の目的は「知識の属人化を防ぎ、情報活用を可能にする」ことです。どれだけ価値のある情報が手に入ったとしても、社員一人の頭の中に留まってしまっては、その価値は半減してしまいます。また、該当する社員が退職すれば、当然ながらその情報は消滅します。
複数の人間で情報を共有し合い、情報の活用ができて始めて、その情報は”会社のお宝”になるのです。

業務の効率化

情報共有によって、業務の効率化を図ることができます。もし、誰かが知っている内容を、複数の人間がそれぞれ調べていたならば、会社としても人件費の損失となってしまいます。情報共有は、業務を効率良く回すためにも必要なことなのです。

コミュニケーションの強化

情報共有の機会の増加は、社員間のコミュニケーションを図る機会の増加にもつながります。その結果、信頼関係の構築にもつながり、仕事を円滑に進めることができます。
また、縦(役職間)・横(部門間)でコミュニケーションが取れていれば、大きなトラブルが発生しても、スムーズに対応することが可能となります。

新たな発想を生み出す可能性も

横(部門間)の情報共有を行うことで、俯瞰的な視点からの意見交換ができ、相乗効果によって新たな発想が生み出される可能性もあります。

電子メールでの情報共有のやり方

ところで、みなさんは普段どのようなツールで情報共有を行っているでしょうか?

情報共有のツールとして最も利用されているのは、電子メールでしょう。電子メールは、比較的コストをかけずに導入できるため、誰でも簡単に始めることができるのがメリットです。

ただ、電子メールを使って情報共有を行うには、コツがあります。これらのコツを守れているかどうか、ぜひ一度確認してみてはいかがでしょう?

  • タイトルは簡潔に。本文を見ずともある程度の内容が把握できるよう、具体的に。
  • 結論を先に報告。状況報告や感想・意見はあとで書く。
  • 事実と自分の意見を混同させないように注意する。
  • 素早く対応する。
  • 箇条書きを使う。
  • あいまいな表現は避ける。
  • 緊急性、重要性、客観性がポイント。

スムーズに情報共有を行うためにも、ビジネスマナーとして、上記の内容はおさえておきたいですね。

電子メールで情報共有を行うデメリット

電子メールは、簡単・便利で導入しやすい反面、情報共有を行う上でデメリットがあるのも事実です。

宛先に入っていなければその情報を知ることができない

これは、メールの特性上、当然のことです。
ですが、その情報は果たして、宛先に入っている人だけで独占していい情報なのでしょうか?内容によっては、多くの人が知りたい情報かもしれませんし、広く活用できるかもしれません。
情報を“会社のお宝”にするには、適切な情報公開が必要になります。

情報の検索がしにくい

メールソフトによっては、検索キーワードが、差出人・送り先・件名のみという場合もあります。欲しい情報を検索したいと思っても、これらの情報を忘れてしまえば検索できません。
また、大量の過去のメールをさかのぼり、見つけたい情報を探し出すのは、時間がかかり不便です。

効率が悪い

場合によっては、チームへ、部門へ、部門外へ…と、同様のメールを何度も送る必要が出てきます。これでは手間がかかってしまい、効率良く仕事ができません。

重要なメールを見逃してしまう

毎日何十通とメールが送られてくるような人だと、数日休んでしまった時などに、つい大事なメールを見逃してしまう恐れがあります。重要なメールに関しては、受信するとすぐに別フォルダに移す必要があるでしょう。

情報共有ツールの紹介

最近では、電子メールで情報共有を行うのではなく、『情報共有ツール』を活用して情報共有を行う会社が増えてきています。情報共有のために開発された専用システムなので、情報共有におけるさまざまな工夫がほどこされているのが特徴です。
『情報共有ツール』を活用した際のメリットを見てみましょう。

情報を‟会社のお宝“にすることができる

基本的には、社員全員が閲覧できる仕組みになっているので、情報を会社全体で共有することができます。なお、全体公開したくない情報に関しては、閲覧制限をかけることも可能です。情報を一つの場所に集約することで、情報の点在を防ぎ、それぞれが必要に応じて欲しい情報を探せるようになるのです。
誰もがすぐに再利用できる情報は、まさに‟会社のお宝“と言えるのではないでしょうか。

業務効率が向上する

情報共有ツールの場合、入力は一度きりで済みます。メールのように、相手に合わせてメールを作らなくて済み、業務効率がぐんと上がります。
これまでメールで何度もやり取りする必要があったケースでも、業務短縮になるのは間違いありません。

情報の統一化ができる

テンプレートを設定することができるのも、情報共有ツールの特徴の一つです。情報の種類によって、使うテンプレートを決めておけば、入力の手間を減らし、記載内容のばらつきを防ぐことができるようになるのです。

気軽に社内コミュニケーションが図れる

情報共有ツールは、情報が『記事』として表示され、それぞれの記事にはコメントや“いいね”ができる機能を持ったものもあります。そのため、SNSのような感覚で利用でき、気軽に社内コミュニケーションが図れます。
また、リアクション機能は、自主的に情報共有をしようというモチベーションの向上にも役立ちます。

リマインドとしても利用できる

情報共有ツールには、重要な情報をトップページに固定表示するという設定ができるものもあります。社員全員への伝達事項など、リマインドとしても利用することができるのです。

まとめ

今回のコラムでは、情報共有のメリット、電子メールでの情報共有のやり方、電子メールで情報共有を行うデメリット、情報共有ツールを紹介しました。
もし、情報共有ができていないと感じている方がいらっしゃるようなら、情報共有のやり方を見直してみてもいいかもしれませんね。

Qiita:Team導入ガイドを無料プレゼント!
生産性を向上させる情報共有ツール「Qiita:Team」の導入ガイドです。
Qiita:Teamの基本機能、セキュリティの運用体制、導入ステップなどを1つの資料にまとめました。
導入を検討していただく際にぜひご活用ください。
資料ダウンロード(無料)