情報共有ツールで人や部門の壁を取り払い、業務改善を実現

情報共有 業務改善

業務改善は資産を増やすことにつながる

プロジェクトで生まれたあらゆる知見は企業にとって、大切な資産となります。イノベーションを起こすような新しい技術だけでなく、業務改善を繰り返した結果、競合より優位性を保つことができるようになった組織のノウハウといったようなものも資産に値します。

イノベーションや業務改善を成功させるには、社内においてはマネジメント層や一般社員など多様な立場からのアイデアを集約したり、社外においては海外の先進技術のトレンドを探るなど、さまざまな情報を収集して共有することが重要です。

しかし、実際のところは、組織における情報共有に課題を抱えているケースが少なくありません。組織内に存在する貴重な情報をスムーズに共有して業務改善を促し、生産性の向上やビジネスの成功へとつなげていきましょう。

情報共有ツールで壁を取り払い業務改善を加速

情報共有 加速

いざ業務改善に取り組むにあたって情報共有を行うにも、部門間や世代間における壁によって、なかなかうまくいかないと感じる方も多いのではないでしょうか。

例えば、部門間の場合なら、普段からそれほど交流やコミュニケーションが活発ではないので「情報共有してもフィードバックがもらえない」、部門ごとの専門性が高いので、「共有された情報を他部門の人が理解するのが難しい」といった問題が起こります。

そんなときに情報共有に特化したツールを使ってみるのをお勧めします。これら情報共有ツールの多くは、共有のハードルを下げる工夫が凝らされていて、メールのように言葉遣いを気にしすぎる必要がなく、例えばいいねやコメントで気軽にフィードバックができる機能があります。

専門性の高い情報共有に関しても、不明点を随時、コメントしていくことで、別部門の人が見ても利用価値のある、高い汎用性を持った情報へと育ていけます。情報共有に慣れていくと、意思疎通を図るために、理解しづらい属人化された言葉を使わなくなるようになり、自ずと他部門の人にも分かるような共有内容になっていく、というメリットもあります。

また情報共有ツールを導入したことで組織全体で情報を共有でき、普段自分があまり関わりを持たない部門の動向が分かります。部門間の壁がなくなることでアイデア交換が促進できたり、他部門からの多角的なアドバイスによって組織の成長スピードを上げることにもつながります。

世代間の場合では「上司が時間を取れなくてなかなか部下にアドバイスをできない」、「口頭では部下は気後れして上司にうまく説明できない」などの問題があります。こうした問題も、情報共有ツールを使えば、部下は伝えるべき内容をきちんと整理した上で情報を共有でき、上司はコメントに返信することでスムーズなコミュニケーションが可能になります。上司に時間がなくても、移動中や出張中などのちょっとした空き時間にもアドバイスができるようになります。

情報共有ツールはみなさんが使い慣れているSNSのような感覚で利用できるので、コミュニケーションがアクティブ化し、組織における上司と部下のよりよい関係や部門の垣根を超えたチームを実現することに役立つのです。

情報共有ツールが組織全体をよりオープンにする

情報共有 オープン
人や組織の壁を越えて、ポジティブな意見が見出されるとき、それがオープンなチームとなる第一歩です。何も同じ企業の中とは限りません。

例えば企業の垣根を超えてコラボレーションをする「オープンイノベーション」をご存知でしょうか? オープンイノベーションとは市場や顧客の拡大をめざした個人と企業、スタートアップと大企業の協業を示す言葉です。ちなみに弊社でもQiita:Teamの開発やマーケティングでメンバーに社外スタッフが在籍し、Qiita:Teamやそのほかの情報共有ツールを活用しながら、さまざまな業務を担っています。

社内や限定された部門内だけでの問題提起や解決には時間がかかり、秀でた対策が得られないケースもありますが、他の企業や個人など外部との情報共有によるコラボレーションによって、思わぬ答えや新たな価値が得られることもあります。

業務改善はもちろんですが、オープンイノベーションにも関心をお持ちであれば、情報共有ツールの導入はぜひ検討されるといいでしょう。

まとめ

情報共有ツールを使うことはコミュニケーションを活発にし、業務改善に役立ちます。情報を共有できないことは、その組織が保有している貴重な情報という資産を「塩漬け」にしておくのと同じです。情報資産を活用していくためにも、組織やチームの内外で情報共有ツールをうまく使うことが必要となるのです。

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