ミーティングにおける情報共有の大切さ

ミーティングにおける情報共有の大切さ

今、みなさんの会社では週に何回のミーティングをして、一回のミーティングにどのくらいの時間をかけていますか?ミーティングの最中に「あぁ、このミーティングは生産性がないな、早く終わらないかな」と思ったことはありませんか?今回は、効率的なミーティングをするためのノウハウをご紹介します。

生産性のないミーティングとは

生産性のないミーティング

長い

例えばミーティングを3時間も行ったら、いくら内容が重要で全員がやる気に満ち溢れた状態で望んでも、疲れてしまって話に集中することができません。その結果、さらにだらだらとミーティング時間が延びてしまうかもしれません。
ミーティングには多大なコストがかかっていることも忘れてはいけません。単純計算で(ミーティング参加人数×時給×ミーティング時間)のコストはかかってしまいます。

ミーティングの目的がはっきりとしない

何のためのミーティングなのか、目的やゴールを設定せずにミーティングを開催していませんか?参加した人全員が会議の目的やゴールを理解して参加していなければ、ミーティングで積極的に意見を述べることができません。特定の人が話しているだけで、ほかの人は発言せずにミーティングが終わったとなると、そのミーティングに参加した意味がありません。

情報共有のミーティングを減らして問題解決のミーティングに注力する

ミーティングのアジェンダの種類

ミーティングのアジェンダには大きく分けて、問題解決と情報共有の2種類があります。問題解決のアジェンダとは例えば、「来月の営業成績を10%アップするにはどうしたらよいのか」といったもので、1つの問題を議題にして解決策を出すことがミーティングでは求められます。未来のことについてミーティングすると言った方が分かりやすいかもしれません。一方、情報共有のアジェンダとは、「先月の売り上げはいくらでした」などのいわゆる報告会のようなものです。問題解決とは違い、過去のことについて話すものです。

情報共有のためのミーティングは必要?

生産性の向上に主眼をおいた場合、何かしらの情報共有をするためのミーティングは、なるべく減らしていくべきでしょう。ミーティングは何かを共有するためにあるのではなく、達成したい目的について話し合うためにあります。本来、情報共有とはそのための手段であって、ミーティングのゴールには成り得ないはずです。

ミーティングの要・不要を検討すると、「だったらミーティングそのものをなくせばいい」という声も聞こえてきそうですがそれは間違いです。ミーティングで顔を合わせることによって、より充実したコミュニケーションが取れますから、ミーティングをゼロの状態にすることは賢明な判断とは言えないでしょう。 必要のないミーティングは減らして、生産性の高いミーティングをすることが重要です。

生産性の高いミーティングにするための解決策

生産性の高いミーティングにするには

ミーティング人数は最小限に抑える

ミーティングに参加する人数が多いと、コストがかかってしまいます。発言のハードルも上がり、自分の意見が言えずに終わってしまうこともあります。そういった弊害をなくすために、必要最低限の人数でミーティングするように心がけましょう。どうしても多数の意見を集約する必要がある時は、チーム分けで少人数のミーティングをしてから、その結果を持ち寄って話し合うことで、スムーズにミーティングが進みます。

ミーティングの目的・ゴールを明確にする

何のためのミーティングか、参加する全員がはっきりと認識してはじめて、ミーティングが機能します。ミーティングの事前か冒頭に、ミーティングの目的について参加者全員で共有しておきましょう。

情報共有ツールを導入する

情報共有ツールを導入し活用することによって、情報共有のためのミーティングを省くことができ、その時間をほかのタスクに充てることができます。また、情報共有ツールを使えば、事前にミーティングの議題や必要なデータを共有することができ、スムーズにミーティングを始められます。前述の「ミーティングの目的を明確にする」ことにも情報共有ツールは活用できます。ミーティングが終わった後も、議事録を情報共有ツールを使って共有すれば、何が話されたのか、何が決まったのかが一目で分かります。

まとめ

ミーティングのアジェンダには情報共有と問題解決の2種類があります。このうち、情報共有は情報共有ツールを活用して省くことができます。

ミーティングのための準備・議事録も情報共有ツールを使って共有しましょう。問題解決を話し合うミーティングに注力することで、生産性のあるミーティングが実現します。

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