画像やドキュメントの情報共有をスムーズにする2つのポイント

「前イベントで撮影した写真ってどこに保存してあるんだっけ?」「どの写真がすでにメディアで使用済みなんだっけ?」といったシチュエーションに直面したことはありませんか?

画像やドキュメントの保存や分類の方法は人によって異なるため、部門内やチームのように複数人で画像やドキュメントを共有・保存するためには、きちんと策を講じる必要があります

この記事はこんな悩みを持つ方にぜひ読んでいただきたい内容です。

  • バラバラに共有された画像やドキュメントを探し出すのに時間がかかる
  • 使ったことがある画像がすぐ分かるようにしたい

部門内やチーム内などの複数人での画像・ドキュメントの共有をする方法をご紹介していきます。

複数人での画像・ドキュメントの共有は情報共有ツールとファイル名がカギ

複数人で画像やドキュメントを共有する時に壁となるのは以下の2つが原因ではないでしょうか。

  • ファイル名からでは中身の画像が判然としない問題
  • 画像ファイルの保存先が分からない問題

一つ一つ解説していきましょう。

原因1:ファイル名からでは中身の画像が判然としない問題の解決

「2017.03.02」「meeting 1」こんなファイル名を使っていませんか?
情報共有ツールで画像を共有しようと思っていても、日付のみのファイル名や、簡易的すぎるファイル名は当事者しかファイルの中身を把握することができません。ファイル名を作成する際には、いつ、どこで、何のために使われた画像かを第三者が見ても分かるファイル名称にしましょう。

例えばこんなファイル名はどうでしょうか。

いつ利用された画像なのか、日程や内容が誰が見てもはっきり分かります。
このように「ファイル名からでは中身の画像が判然としない問題」の解決策としてやるべきことは、チーム内でファイル名の作成法にルールを設けることです。

画像ファイルの命名の際、こんなルールを設けるのはどうでしょう。

  • ルール1:日付の記載を統一する 「2017030」「2017/03/02」「平成29年3月2日」など
  • ルール2:つなぎの記号をどうするか 「20170302チーム会議01」「20170302_チーム会議_01」など
  • ルール3:日本語で書くか英語で書くか 「20170302_チーム会議01」「20170302 Conference _01」など

この3つのルールに即してファイル名の付け方を統一すると画像ファイルが整理されます。

原因2:画像ファイルの保存先が分からない問題には情報共有ツールで解決

ImproveFileOrder

プレゼンテーションのためのスライドや資料作成の際、以前ダウンロード・作成した画像を使用したいのに画像ファイルの保存先が分からない、画像ファイルを探すことに手間がかかる、という方は情報共有ツールを利用することをお勧めします。

推奨したいのは、情報共有ツールに随時、画像ファイルをアップロードしておく保存方法です。そうすれば、ファイルの所在が分からず、探すのに手間取ることもなくなりますし、チームのメンバーはいつでも参照可能となります。

<情報共有ツールでの画像ファイル共有例>

このようにファイル名を定めて、情報共有ツールに画像ファイルをアップロードしておくと、整理された状態で画像ファイルを管理することが可能です。また、「画像転用禁止の画像をうっかり使ってしまう」のを未然に防ぐためにメモ書きができることも情報共有ツールで画像を管理するメリットでしょう。

まとめ

画像やドキュメント管理は、

  • 情報共有ツールを用いる
  • ファイル名の型を定める

という2つを実践すると使いやすい状態で管理することができます。

情報共有ツールでチーム全員が誰に聞かずとも画像やドキュメントにアクセスできるようになります。さらにファイル名の付け方を規則正しく定めることで、画像やドキュメントが探しやすくなります。


ぜひ実践してみてください!

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