社内の情報共有を促すコミュニケーション環境の作り方

社内の情報共有を促すコミュニケーション環境の作り方

みなさんは社内でのコミュニケーションがうまく取れていますか? 会社で黙々と仕事をしているだけになっていないでしょうか。一般社員のみならず、マネジメント層にとっても、コミュニケーションはチームや組織の生産を上げるために必要です。

今回は社内のコミュニケーションを活性化したいマネジメント層や、もっとメンバーたちと仲良くなって仕事を充実させたい社員の方に、制度を利用したり、情報共有ツールを用いたコミュニケーションの取り方をご紹介します。

コミュニケーションを取るメリットとは?

まずは「なぜコミュニケーションを取らなくてはいけないか」について理解しておきましょう。「会社は仕事をする場所なので、仕事さえできればコミュニケーションを積極的に取る必要はない」と思われる方、本当にそうでしょうか? コミュニケーションを取っていた方が、仕事が数倍進むこともありませんか? メリットを以下にご紹介します。

メリット1:仕事の生産性向上に繋がる

いま課題と感じている仕事について、社内に詳しい知識を持つ人がいるかもしれません。普段からコミュニケーションを取ることで、各メンバーの得意な分野を把握しておけます。課題を抱えてしまった時は、その課題を解決できそうなメンバーを頼った方が仕事の効率化に繋がりますし、自分が思いついた解決方法以上のものが返ってくることもあるかもしれません。

メリット2:報・連・相の実践がやりやすくなる

仕事をする上で重要な報告・連絡・相談(報・連・相)もコミュニケーションの一環です。しかし、「どのくらいの頻度やタイミングで」、「どんなことを報・連・相として」情報共有すればいいのか、報・連・相をしづらく感じてしまう人もいるのではないでしょうか。しかし普段からコミュニケーションが取れているのであれば、オープンマインドで報・連・相が気軽にできるようになります。

メリット3:仕事へのモチベーションが上がる

最初はお互いのことをよく知らずに「仕事がしづらい」と感じていたメンバー同士でも、コミュニケーションを通じて大事なメンバーとなることがよくあります。社内の人とコミュニケーションを頻繁に交わすことでチーム感が持てるようになり、同じ目標に向かって頑張れたり、信頼できるメンバーが増えます。

リアルな場を利用した情報共有を促すコミュニケーションの方法

制度を使ったコミュニケーションの取り方

メリットを理解したところで、次は制度を利用した情報共有を促すコミュニケーション方法をご紹介します。

フリーアドレス制度を導入する

よくある方法がフリーアドレスです。フリーアドレスとは、従来のような固定した席を作らない仕組みのことです。固定された席でなく、好きな場所に座って仕事をすることで、普段接しないようなメンバーとのコミュニケーションを促します。その人がどのような仕事をしているのかが分かり、お互いのノウハウを共有することもできます。

また、部署間を超えたプロジェクトであれば、プロジェクトメンバーたちで近くに座るようにすることでコミュニケーションを簡単に取ることができるようになり、チーム感も増すでしょう。

シャッフルランチをする

シャッフルランチとはランダムで何人かのメンバーとチームを組みランチに行くというもので、企業によってはランチ代を負担している場合もあるようです。会社を離れて気軽にランチをすると、会社では言いにくい仕事の悩みや、自分のちょっとした仕事のアイデアを気軽に話せます。情報共有のハードルがぐんと下がるのです。

ランチでは打ち解けられないという場合は、シャッフルディナーを開催するのも一つの手です。時にはお酒の力を借りてコミュニケーションを取ることもいいでしょう。

TGIFを開催する

TGIFとは元々は “Thank God, It’s Friday.” の頭文字を取ったもので、「やっと週末の金曜日が来た!」という仕事や学校を一週間やり終えた喜びを表現しています。日本でいう「花金」と同じようなイメージです。GoogleがTGIF(Thank Google, It’s Friday.)と称して、毎週金曜日に全社員が参加できるミーティングを開催していたりするなど、企業でもTGIFを取り入れているようです。

TGIFでのミーティングといっても堅いものではなく、お酒やケータリングなども用意してリラックスした状態で行うミーティングなので、自分の考えや意見を伝えやすい場となっています。ミーティングの後はフリータイムにして、社内でコミュニケーションを取る機会を設けている企業が多いようです。毎週でなくても月末の金曜日などにTGIFを開催して、社内の人とお酒を飲んでみてはいかがでしょうか。

クラウドでの情報共有ツールを利用したコミュニケーションの方法

クラウドを使ったコミュニケーションの取り方

制度を利用した情報共有を促すコミュニケーション方法に加えて、クラウド上で情報共有ツールを利用したコミュニケーション方法もご紹介します。制度を作って運用するのが大変だと思う方、日々の業務で情報共有を実践したい方は、こちらを参考にしてみてください。

自己紹介テンプレートを使って自己紹介をする

情報共有ツールを使った簡単なコミュニケーションの方法に自己紹介があります。あらかじめ情報共有ツールに自己紹介用のテンプレートを用意しておいて、新しく加わったメンバーに自己紹介を記入してもらいます。自己紹介の内容は、定期的にアップデートしておくといいでしょう。自分がどのような人なのかを定期的に発信することによって、同じ趣味の仲間ができたりするかもしれません。

日記やポエムを書く

普通、情報共有ツールというと、毎日の日報を書いたり、業務知識をまとめたりするものですが、時には日記やポエムを書いてみるのもいいかもしれません。日記を書くことによって、その人が普段どのような生活を送っているのかを知ることができ、ポエムではその人の考えや思いを知ることができます。例えば、自分がなぜこの会社に入ったのかや、世間で話題になっていることについて書いてみるといいでしょう。

ノウハウのまとめを書く

情報共有ツールに自分が仕事で学んだノウハウをまとめましょう。ノウハウをまとめることにより、自分が持っている知識を整理して深められ、困った時にはすぐに見返せるので便利です。さらに、他の人がその知識を活用することができるので、生産性の向上にも役立ちます。情報共有ツールなら、もし分からないことがあってもコメント欄でいろいろと質問することができますから、活発なコミュニケーションに繋がりやすいでしょう。

まとめ

まずはコミュニケーションが情報共有にとって大切な要素あることを理解しましょう。情報共有を促すコミュニケーションを環境を作るために、「リアルな場」と「情報共有ツール」を利用した方法をご紹介しました。今回の記事をヒントに自分の会社に合ったコミュニケーション環境の作り方を見つけてみてください。

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