情報共有ツールが社内のコストを削減する方法。~円滑な情報共有でコスト削減を実現しよう~。

情報共有 コスト削減
どんなビジネスにおいても「売上が思うように伸びない」、「生産性が向上せず、人件費ばかりがかかってしまう」という課題に直面し、コスト管理の必要性に迫られる時が来ます。

情報共有に着眼点を置けば、コストをゼロにはできるとは言いませんが、必要最低限に抑えることは十分に可能になります。どの部分に、どれだけコストがかかっているのかを情報共有によって把握して、その中からコスト削減できる部分を見つけていけば良いのです。

とは言え「どこからコスト削減に着手すればいいかわからない…」と、お困りの方は多いと思います。どこからコスト削減すればいいかわからないあなたも情報共有ツールを駆使すれば、悩みが解決できるかもしれません。この記事では、情報共有ツールを使った社内におけるコスト削減の方法、取り組み方についてご紹介します。

情報共有でコスト削減計画を練る前に、コスト削減の意味を理解しよう。

情報共有によって、いくらコスト削減できるとはいえ、必要なコスト(投資分)をケチってしまっては、せっかくの生産性を向上するためのコスト削減なのに、かえって生産性を低下させてしまうかもしれません。

そもそも、どの企業も躍起になって取り組むコスト削減の重要性はどこにあるのでしょう。コストとは売上を上げるために必要となる投資費用であり、コスト削減とは、売上につながらない無駄な投資費用を減らして利益を上げることです。だから、コスト削減はどの企業でも必ず取り組まれているのです。

例えば、会社で紙の資料を作るには、用紙代や印刷代が必ずかかります。そこでタブレットを全社員に導入してデジタル化した資料を共有した場合、長期的にみて用紙代や印刷代を少なくすることができます。タブレット導入のように短期的にはコストが増えるように見える施策でも、長期的にはコストを大幅に削減し、会社の利益を上げることに繋がっているのです。

ではコスト削減をどのように進めていくのでしょうか。次のようなステップがひとつの目安になります。

コスト削減を促進する3ステップ

1.まず、コスト削減に取り組む目的をチームや組織で共有し、現時点でどこに、どれだけのコストがかかっているのかを情報共有する。

2.具体的な数値などの目標を設定して効果を検証することで、コスト削減の成果をきちんと測定する。定量化することで「コスト削減しているつもり」の状態を避けられる。

3.コスト削減の成果に対する評価を行い、次のコスト削減の方針を打ち出す。

以上3つのステップを実践することで、継続的なコスト削減が可能となり、チームが最適化を達成し、高い生産性を生み出せるのです。

お金、時間のコストは情報共有ツールを使えば削減できる

情報共有で節約
無駄なコストとして実際によく耳にする例としては、会議での時間の使い過ぎが挙げられます。例えば、商品や仕様変更の内容を共有するために多くの人が会議に参加しているものの、意見をまとめて発言するのは数人なので、大多数は会議に参加すること自体が時間の無駄になってしまうなんてことはよく耳にします。

このような状況でお困りの時は、情報共有ツールを使ってみるのもひとつの手です。
情報共有ツールは議事録や資料ファイルなどのドキュメントをオンラインで共有できる上、不明点はコメントでやり取りできるので、会議に参加する時間が節約できます。もはや、会議で発言しない人は会議に参加する必要がありません。情報共有ツールを活用すれば、会議に参加しなかった人は、あとから情報共有ツールにアップされた議事録やドキュメントで会議の内容を確認して、不明点や気になったことがあれば、情報共有ツールでコメントするという風にすれば、もはや会議に参加する必要性はありません。

またドキュメントの共有においては、メールでのやり取りやサーバーにドキュメントをアップして共有するというやり方もありますが、ドキュメントの更新頻度が多いと、ファイル名が似ていて、誤ってドキュメントを廃棄してしまったり、目的のドキュメントを探すのが大変になったりという悩みをよく耳にします。

ドキュメント管理の問題に対しても情報共有ツールを活用することができます。情報共有ツールには、検索やタグ付け、関係者へメンションをしたりできるなど、ドキュメントを管理しやすい機能があるので、ドキュメントの誤廃棄や紛失の心配もなく、急に資料が必要になった時も簡単に検索して参照することが可能になります。

さらには情報共有ツールは社内向けSNSとして活用できる側面もあり、コスト削減のアイデアを社内から募るなどのユニークな使い方を通じて、メンバー間のコミュニケーションを促進するメリットもあります。情報共有ツールはコスト削減だけでなく、情報共有ツールを使う人のアイデアや使い方次第で、さらなる生産性向上できる可能性を秘めています。

情報共有ツールで売上を最大化するチームをつくろう

情報共有ツール売上最大化
コスト削減に取り組む際には、サービスのクオリティを下げるようなものを含めてはいけません。サービスのクオリティを下げず、いかにコストを抑えていくかがチームや組織における課題になります。

全社的に情報共有ツールを導入することで、たとえコスト削減や情報共有で自分のチームが困ったとしても、他のチームや部署からアドバイスやサポートをもらえるオープンな情報共有ができる関係が構築されます。情報共有がきちんとできるチームでは、サービスのクオリティを下げてしまうようなコスト削減がなくなる上に、サービスの質を向上させるようなポジティブサプライズが出てくるでしょう。

進化できるチームや組織の条件は「売上を最大にして、コストを最小にできること」です。情報共有ツールを使って売上を最大化できるチームや組織をつくりましょう。