最適な情報共有ツールを選ぶための3つのポイントとは!

 

職場のコミュニケーション活性化、チームや部署間のスムーズな連携などを実現し、ビジネスに生産性をもたらす情報共有ツール。

導入してみようと思うものの、「たくさんの種類があって選べない」、「どいった視点で選べばいい?」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では、情報共有ツールを選ぶ上で抑えるべきポイント を共有できる情報・公開範囲・料金体系といった観点でまとめました。

何が共有できるか

情報共有ツールを選ぶにあたってまず必要なのは、 “何が”共有できるのか を知ることです。具体的には「テキスト」、「ドキュメントファイル・画像や動画」、「テンプレート」、「コメントや絵文字」といった要素になります。

  • テキスト
    • プレーンなテキストのみなのか、太字・見出しなど書式設定を含めたリッチテキストも可能なのかを検討します。
  • ドキュメントファイル・画像や動画
    • ExcelやPDFなどのドキュメントファイル、画像や動画などのファイルをアップロードできるか、またどの程度までの容量を共有できるのかも検討します。
  • テンプレート
    • 見落としがちなのがテンプレートの共有 です。日報や報告書など、テンプレートを設定できると、記入する側も、読む側もとても楽になります。 テンプレートは書きやすく、読みやすくしてくれる一石二鳥な機能 です。
  • コメントや絵文字
    • 共有した情報に対してコメントや絵文字が使えると気軽にコミュニケーションが図れるようになります。

対応端末

職場のPCがMACとWindowsが混在しているなら両OSに対応している必要があります。社外からの利用が多い場合は、AndroidやiOSなどのスマホ・タブレットから操作できるのは必須でしょう。また、スマホやタブレットでの操作性の確認も大切になります。

アカウントの管理

既存アカウントが使えるか

大抵の情報共有ツールはアカウントの作成が必要になります。このとき、googleアカウントなど、すでに利用しているサービスのアカウントを使える情報共有ツールもあります。すると新たにIDやパスワードを考える必要がないので、パスワードを忘れてしまったなどのトラブルを回避できます。

公開範囲・権限設定の自由度

部署によって共有する情報を分けたい場合や、人事関連の機密情報など同じ職場であっても関係者以外には秘匿したい場合もあるでしょう。そこで グループ機能の対応も確認しておきましょう。グループ設定の確認事項を以下にまとめます。

  • 公開範囲を自由に設定できるか

「情報を”誰に”公開するかの設定」の自由度。グループ単位での設定しかできないのか、個人単位でその都度設定ができるのかです。人事情報などの機密性の高いグループに関しては、共有された情報だけでなく グループの存在自体を隠す ことができるのかも考慮します。

また 退職した人のアカウントの扱い にも気を付けます。退職した人が内部情報を閲覧できないようにするのは当然ですが、アカウントを削除したことで、退職した人が作成した過去の投稿が見えなくなるのも困ります。アカウントを削除した場合に過去の投稿はどうなるのかも確認しておく必要があります。

  • 権限を自由に設定できるか

閲覧やコメントはできるが編集は不可 といった、共有された情報に対する権限をどのように設定できるかも確かめましょう。

  • グループメンバー管理の方法

業務においては、参加の際に承認を必須にするべきですが、職場内の趣味サークルのようなカジュアルなグループであれば、承認を不要にして参加へのハードルを下げたいところです。また、グループの 管理権限 が一人だけなのか、設定次第で複数人が持てるのかもチェックしておきましょう。グループ参加者の承認方法、管理者の設定、この2点を確認しておきましょう。

 

料金体系

情報共有ツールには無料サービスもありますが、 無料サービスはある日突然終了する恐れ があります。職場で使うのであれば、サポートや性能を考慮して有料サービスをオススメします。有料サービスは長く運営されているものならば多くの場合信頼性が高く、一般的に無料のものよりも高機能、、セキュリティへの配慮があり、動作が保証されている点がメリットになります。

料金体系についてもあらかじめ確認しておきましょう。有料のサービスには、一括払いと定額制があります。1年分一括で払うと割安になるケースもあります。

クラウド型サービスでは、1アカウントを1人とする料金体系だけでなく、1アカウントを数名の1グループとしたり、数十人・数百人・数千人といった組織単位にしたりなど、利用人数に合わせて、さまざまな料金体系が用意されています。

これらの違いを加味して、 自分たちの職場の規模や目的にもっとも合ったサービスを選びましょう。

サポート体制

トラブルや使い方が分からない時に、サポートがどれほど充実しているのかを確認しておきましょう。海外製のサービスはメニュー名が全て英語であることで利用のハードルが上がります。日本語でのサポート

また、日本製の情報共有ツールでも、 メール対応・電話対応・チャット対応 などさまざまなサポートがあります。電話対応が一番心強いですが、サポートセンターの人件費などによって料金が高くなる傾向があります。

いかがでしたか? 情報共有ツールは世の中に溢れるほどありますが、こうやって一つ一つ条件を絞っていけば自分たちの職場に最適な一つが見つかるのではないでしょうか。

まずは無料お試しを利用しましょう!

判断すべき項目が多すぎて結局何がいいか分からない!という方には、無料お試し期間を用意しているサービスを 実際に使ってみることをオススメします。

新しいものというのは使ってみて初めてその便利さが分かる ものです。新しいものに触れられる機会は積極的に使っていきましょう。

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