情報共有で業務改善をし生産性を向上させる方法

情報を共有することは資産を増やすことにつながる

情報を共有することは資産を増やすこと

組織の業務で生まれたあらゆる価値あるものは企業にとって大切な資産となります。
開発プロジェクトなどで生まれたアイデアや会議での議事録なども重要な資産に値するのです。つまり情報は資産であり、企業における情報の活用が、ビジネスの成功を促し、資産となるという認識を持っておく必要があるでしょう。

しかし、実際のところ組織における上司と部下の世代間や部門ごとで情報の運用や共有に課題を持っているケースが多くあります。

情報共有をスムーズにすることは業務を改善することだけにとどまらず、生産性の向上やビジネスの成功へとつながります。

情報共有ツールは組織の壁をなくして成長を加速する

情報共有ツールは組織の壁をなくして成長を加速する
日々、部門間や世代間にコミュニケーションや情報共有の壁を感じる方も多いのではないでしょうか。
例えば、部門間の場合は「情報共有してもフィードバックがもらえない。」や「部門ごとで属人化された言葉が共有された時、他部門の人にはそれを理解するのが難しい。」などの問題はよく耳にします。

そんなときに情報共有ツールを使ってみましょう。情報共有ツールには、組織のメンバー全員が見ることができるタイムラインがあり、いいねやコメントでフィードバックがもらえるから、他部門の人にもわかるように書かれ、情報共有が簡単になります。

また世代間の場合では「上司が時間を取れなくてなかなか部下にアドバイスをできない」、「口頭では部下は気後れして上司にうまく説明できない。」などの問題に対して情報共有ツールを使うと、共有した情報は記録に残るし、上司はコメントに返信すればコミュニケーションをスムーズにできたり、移動中の空き時間や出張中にもアドバイス可能になります。もしメールで説明の補足したい時にも、ライトなコメントでやりとりするので、ビジネスメールのように時間帯や言葉遣いを気にしすぎることはありません。

情報共有ツールにはSNSの側面があり、コミュニケーションがアクティブ化することで、組織における上司と部下のよりよい関係や部門の垣根を越えたチームを実現することに役立っています。

情報共有ツールが組織全体をよりオープンにしていく

情報共有ツールが組織全体をよりオープンにしていく
例えば、情報共有ツールを導入したことで組織全体で情報を共有ができ、普段自分があまり関わりを持たない部門の人の動向を知ることができます。

また部門間の壁がなくなることでアイデア交換が促進できたり、他部門からの多角的なアドバイスによって組織の成長スピードを上げることにもつながります。組織の壁を越えて、ポジティブな意見が見出されるとき、それがオープンなチームとなる第一歩です。それが同じ企業の中とは限りません。

例えば企業の垣根を越えてコラボレーションをするオープンイノベーションというものをご存知でしょうか? オープンイノベーションとは市場や顧客の拡大をめざした個人と企業、スタートアップと大企業の協業やアイデアコンテストなどを示しています。ちなみに弊社でもQiita:Teamの開発やマーケティングでメンバーに外部スタッフがいて、Qiita:Teamやそのほかの情報共有ツールを活用しながら、さまざまな業務を担っています。社内や限定された部門内だけでの問題提起や解決には時間がかかり、秀でた対策が得られないケースもありますが、外部とのコラボレーションによって、ほかの企業や個人などの違う視点から思わぬ答えが得られることもあります。
オープンイベーションを推進したいのであれば、情報共有ツールの導入はぜひ検討されるといいでしょう。

まとめ

情報共有ツールを使うことはコミュニケーションを活発にし、業務改善に役立てることができます。
情報を共有できないことは、その組織で生まれた資産を「塩漬け」にしておくのと同じです。情報資産を活用し運用していくためにも組織、チームの内外で情報共有ツールをうまく使うことが必要となっていくでしょう。