非生産的な作業。形骸化したルール。属人的な業務フロー。
「会社」という多人数で業務にあたる組織である以上、仕事をしていく中でこれらはどうしても生まれてきてしまいがちです。
だからといってそのままにしてしまっては、会社の業績悪化、働く社員や自分自身にとってもモチベーションダウンと、悪影響になってしまいますよね。
「今のままでは…」と危機感をもっているあなたに、業務効率を高める成功法をお教えます。この記事に書いてあることを役立てていただき、ぜひより良い業務環境をつくりあげてください！
【この記事で分かること】
- 業務効率化の進め方
- 自社に適した業務効率化を考えるためのヒント
- 業務効率化を成功させるポイント
目次
5ステップで進める！最大成果を生みだす業務効率化
業務効率化を目指すために、まずは効率的な進め方を考えましょう。初めは細かな業務に焦点を当てるのではなく、広い視点から考えることが大切です。
次の5つの手順に従って業務効率化を進めることをおすすめします。
【業務効率化の5つの手順】
- 業務効率化を行う目的を決める
- 業務効率化できるポイントを見つける
- 広い視点で業務効率化を考える
- 大きな効果の見込める改善策を考える
- 細かい業務の改善策を考える
ひとつずつ詳しく解説します。
1. 業務効率化を行う目的を決める
目的がブレてしまうと、大きな成果も得にくくなります。 仮に「残業時間を平均〇時間に抑える」ための業務効率化を行うとして、その目的は何でしょうか？その先には、「人件費を減らして利益率を高めたい」であったり、「社員の労働環境を改善したい」などといった目的があるはずです。 まずは、何のために業務効率化を行うのか？という理由を、「目的」として明確に言語化しましょう。
2. 業務効率化できるポイントを見つける
業務を一通り洗い出し、一つひとつに優先順位をつけてください。必須の業務、売上に直結する仕事、時間がかかる割に成果が少ない仕事、など、「重要度」「成果」「工数」といった観点でグルーピングや重み付けをしましょう。 そして、業務効率を改善できそうなポイントや、現状抱えている課題を探ります。現場社員にヒアリングすることも重要です。改善を行うことによって、どのくらい効率化が図れそうか見込みも考えてください。 業務の全体感を把握し、優先順位をつけることで、業務効率化できるポイントを探ることができます。
3. 広い視点で業務効率化を考える
小手先だけの縮こまった考え方だけでは、大きな成果はもたらされません。非効率な業務の根本的な部分にメスを入れることができないか、発想をめぐらせてみましょう。
業務を減らす
今までやってきた業務だからといって、必要であるとは限りません。「そもそもその業務は必要なのか？」「業務を無くしても他でリカバリーできるのではないか？」と、常識を疑って考えてみましょう。
アウトソーシング化する
必要な業務を、必ずしも社内で完結させる必要はありません。スキルの高い外部業者に委託することで業務のスピードアップができるのであれば、積極的に検討してもよいでしょう。
このように、まずは広い視点をもって業務効率化を考えてみてください。
4. 大きな効果の見込める改善策を考える
大きな改善が見込める成果が生まれそうなポイントから業務効率化を進めていくと効果的です。チーム、部署、会社単位で行っているルーティンワーク改善などが、大きな効率化を生みやすく狙い目です。
業務の見える化をする
業務の進捗や締め切りなどを見える化することで管理しやすくなり、業務を円滑に進めることができます。
ルーティンワークの自動化・システム導入
定期的に繰り返し行っている業務は、自動化できないか検討してみましょう。必ずやらなければならないマストな業務にかかる時間を短縮することで、別の新たな業務に時間を充てられるようになります。
ツールやグループウェアなどの環境整備
チームや部署ごとに使用しているツールはバラバラなものを使っていませんか？共用のデータサーバーや、共通のコミュニケーションツールの導入など、多くの社員に影響のある基礎インフラの整備は、業務効率化に効果的です。
このように、影響の大きい部分から業務効率化を考えていくと、大きな成果を生みやすくなります。
5. 細かい業務の改善策を考える
最後に、メンバー個人やチーム単位での業務改善を図ります。業務の進め方の見直しや、担当者のスキルアップなど、最適な方法を検討していきましょう。
効率的な業務改善の進め方について解説しました。業務効率化を目指すには、効率のよい考え方が必要です。全体を把握し、大きく業務改善できそうなポイントを見つけてみてください。 では次に、業務改善をするためにどんなアクションを起こしたらいいかを考えましょう。初めて取り組む人でも効果的な業務改善方法を考えることができるコツをお教えします。
自社に適した業務効率化のヒントが見つかる「ECRS（イクルス）の原則」を活用しよう
業務効率化は、自社や担当チームの課題に適した方法でアプローチを行う必要があります。とはいえ、何から具体的に始めたらいいか悩んでしまいますよね。 下記の「ECRSの原則」に従った4つの視点で考えると、具体的な改善方法のアイディアを生み出すことができるようになります。
ECRS（イクルス）の原則
- 排除（無くせないか）－Eliminate（エリミネート）
不要な業務や、減らせる業務がないか考えましょう - 結合（一緒にできないか）－Combine(コンバイン)
まとめて行える業務がないか考えましょう - 交換（順序を変更できないか）－Rearrange（リアレンジ）
業務フローやスケジュールを変えることで効率化できないか考えましょう - 簡素化（単純化できないか）－Simplify（シンプリファイ）
業務をもっとシンプルに簡単にできないか考えましょう
このようにフレームワークに当てはめて考えると、初めての業務効率化でもアイディアを出しやすくなります。 では次に「ECRSの原則」を使ってみて、4つそれぞれの視点から実際の業務改善の手段を考えてみましょう！
【実例】業務効率化する具体的な方法15選
では実際に、「ECRSの原則」の4つ視点に則って業務効率化の具体策を考えてみましょう。自分のチームや部署が抱えている課題を解決できそうな方法をピックアップして、具体的な手法に落とし込むためのヒントにしてください。
「無くせないか？」視点の業務改善方法6選
- 会議を減らす・短くする・参加人数を絞る
- 属人化を無くす
- 出張を減らす
- 不要なレポートの作成を無くす
- 広告宣伝を無くす
- ペーパーレス化
「一緒にできないか？」視点の業務改善方法3選
- 部署ごとに行っている集計や発注を一つにまとめる
- 業務をその都度ではなく、まとめて行う
- 似ている業務を担当しているチームや部署を統合する
「順序を変更できないか？」視点の業務改善方法3選
- ワークフローの見直し
- 上長の承認フローの見直し
- 優先度の高い業務を週初めや午前中に行う
「単純化できないか？」視点の業務改善方法3選
- 書類フォーマット・テンプレートの統一
- データの自動計算・関数を使用する
- チェック体制の簡略化
自分の業務に活用できそうな改善方法は見つかりましたか？これらをヒントに、「ECRS（イクルス）の原則」の4つの考え方を、自分のチームや部署に当てはめて考えてみてください。
それでは次に、業務効率化を行うことで得られるメリットについて解説いたします。
時短だけじゃない！業務効率化のメリット
業務効率化には様々なメリットがあります。
コスト削減による利益率アップ
業務効率化を図ることで、業務にかかっていた工数に余裕が生まれます。時間的・人員的なコストが圧縮されるので、利益率のアップが望めます。今までなかなか着手できていなかった業務や新規事業に取り掛かることもできるようになるでしょう。
個人にかかる業務負担の軽減
特定の社員じゃないとできない、欠勤されてしまうと業務がストップしてしまう、といった状況は早急に解決しましょう。社員全体のスキルアップにもなりますし、必要以上の残業代を圧縮することにもつながります。
社員のモチベーションアップ・離職防止
業務が円滑に進まない体制は、働く社員のストレスになってしまいます。業務改善によってスムーズに仕事が進むようになれば、社員が働きやすくなり、仕事へのモチベーションがアップします。
このように、業務効率化によって得られるメリットはたくさんあります。
業務効率化の方法を考えることができたら、次に業務改善を失敗させないために気を付けるべきことについて知ってください。実際に業務改善アクションを起こす前に、必ず読んでおいて欲しい内容です。
やり方次第でデメリットになることも…業務効率化の落とし穴
業務効率化を行う時は、進め方に注意しないといけません。「良かれと思って改善に取り組んだはいいものの、うまく効率化が進まなかった…」という散々な結果になってしまったという声も聞かれます。
業務効率化が失敗してしまう、よく陥りがちなパターンとその対策方法を紹介します。
現場からの反発によって業務効率化が進まない
いざ業務効率化を行う段階になって、実務担当社員から非協力的な態度を取られてしまった…というのは実はよくある失敗例です。
人は、新しいことを始める時に不安を感じるものです。その不安をなるべく解消し、「やってみたい！」「協力したい！」という気持ちを引き出すようにしましょう。
そのために、どう進めたらいいか、誰を巻き込んだらいいのか、社員がどのような反応をするか、などをシミュレーションをするとよいでしょう。
【先回りで解決】現場の状況をヒアリングしてから改善案を考えよう
現場の実情を把握しないまま立てられた業務効率化プランは、現場社員から「そういうことじゃない」とツッコミを入れられておしまいです。
机上の空論になってしまわないよう、どんな方法ならできそうか、そもそもどんな課題を解決したいのか、などの現場の声を事前にしっかりとヒアリングをしてください。
ヒアリング不足のまま業務効率化を進めてしまうと、現場が疲弊するだけのものになってしまう恐れがあります。
