仕事でメモを取ることは、あらゆるビジネスパーソンにとっての基本的なスキルと言えます。会議や商談、研修やセミナー、上司や先輩から仕事を教わっている時、アイデア出しやToDoリスト作り。社会人はさまざまな場面でメモを取る機会があり、上手にメモを取ることができれば業務の正確性やスピードアップにつながり、パフォーマンスの向上も期待できます。
ただし、若手社員の中には職場でメモを取り慣れていないために、効率的なやり方が分からないという人もいるでしょう。
そこで今回は、メモの重要性、仕事に役立つ6つのポイント、具体的な3つの手法をご紹介します。あわせて、押さえておきたい注意点も解説するので、効率的にメモを取りたい若手社員や業務効率をアップさせたいビジネスパーソンはぜひ本記事をご一読ください。
メモを取るのが大切な5つの理由
業務のデジタル化が急速に進む中、多くの職場ではパソコンやタブレット・スマートフォンなどを使って仕事を進めているでしょう。ただし、紙やペンを使ってメモを取るという行為は、今も昔も必須スキルです。
最初に、ビジネスの現場でメモを取るのがなぜ大切なのかを整理しておきましょう。
情報を忘れにくくなる
入手した情報を忘れにくくするために、メモは重要です。ビジネスパーソンは日常の業務でさまざまな仕事をこなし、多くの情報に触れます。上司に指示された内容を頭で覚えておこうと思っても、大量の情報に流されて、つい依頼された仕事を失念してしまうということも起こりえます。
特に近年は、メールやチャット、情報共有ツールなど、さまざまなデジタルツールが職場に導入されているため、うまく管理できていないと情報過多で自身の処理能力を超えてしまう可能性もあります。そうなると、ますます「頭の中にメモしておく」ということが難しくなっていくでしょう。
多忙で余裕がなかったり、情報処理が追いつかなくても、紙などに備忘録として書き留めておけば後から見直すことができます。
情報を整理できる
メモを取ることで情報を整理することができます。例えば、チーム内でアイデア出しを行う時に、さまざまに交わされる意見の中から重要なポイントのみを要点としてまとめることで、新たな発想につなげることができます。
また商談中にクライアントの意見を聞きながらメモを取ることで、課題や要望を整理できます。整理した情報をもとにクライアントが直面しているビジネス課題を明確化できれば、次回以降に精度の高い提案ができるでしょう。
情報の共有がしやすい
メモは自分のために取るという側面もありますが、同僚や上司、協力スタッフなどに情報共有する時にも役立ちます。
例えば、会議や打ち合わせで録音した音声をそのまま共有するという方法もありますが、その場合、データを共有された相手は音声を最初から最後まですべて聞く必要が出てきます。
しかし、メモを共有すればすぐに要点を伝えられます。上司への報告やチーム内でノウハウやナレッジを共有するケースでメモを活用すれば、業務効率化やスピードアップが期待できるのです。
思考力が高まる
メモは思考力を高める効果もあります。メモを活用することで、頭の中に浮かんでいる考えや疑問を可視化しやすいためです。その結果、言語化されたテキストをもとに思考のプロセスを振り返ることができ、より論理的な結論を導き出すことができるのです。
これまで勘や直感に頼っていた人も、メモをもとに思考力を高められれば、今後の成長にも大きく貢献するでしょう。
信頼を得やすくなる
新入社員や転職したての人は、早く仕事を覚えたり、正確に業務をこなして周りからの信頼を獲得するためにも、メモの活用は必要不可欠でしょう。メモを取ることで、同僚や先輩に対してやる気を伝えられます。
商談や打ち合わせの席においても、メモを取ることで相手に誠意を示すことができます。クライアント側からすれば、やる気のみられない担当者よりも、熱心に話を聞いてメモを取ってくれる人の方が信頼できると感じるはずです。
仕事に役立つメモの取り方6つのポイント
ここでは、ビジネスの現場で役立つメモの取り方について、6つのポイントを紹介します。コツを押さえることで、より効率的にメモが取れるようになります。
日付やタイトルなど概要が分かるようにする
最初に、何についてのメモなのか概要が分かるように、下記項目を書き込みましょう。
- タイトル
- 日付
- 場所
- 参加者・同席者(会議・商談などの場合)
メモは後から見返すためのものなので、一見して内容が分かるようにしておく必要があります。特に紙のメモの場合、概要が記載されていないと、必要な情報を探し出すのに苦労します。
タイトルを付ける際には、曖昧な内容ではなく詳細まで分かる内容だとなお良いでしょう。例えば、「チームミーティング」ではなく「新規サービスについてのブレインストーミング」とするなど、工夫しましょう。
また会議や商談の場合、当日その場でタイトルや日付を書くのではなく、その日の朝にメモ用のページを作っておくのがおすすめです。事前に記入できる部分を埋めておけば、概要を書くのを忘れたり、後で乱雑に書き足して見づらくなるのを防げます。
要点だけをまとめる
メモは、要点やポイントなど重要なキーワードのみを簡潔にまとめましょう。会議での他の参加者の発言を逐一メモしたり、テーマと外れた内容をメモしたりすると、後から見返した時に、要点を掴むのに苦労します。
また、会議や打ち合わせでは、自身が発言する必要があったり、他人の意見を傾聴しなければならない時間もあるでしょう。そのためメモに気を取られて、本来の目的を見失うことがないように注意しましょう。
分かりやすく色分けをする
メモを書く時は、黒・赤・青など、三色程度で色分けすると可読性が上がります。基本は、黒色でメモを取り、重要度が高かったり、すぐに対応する必要がある項目については赤色で書くなど工夫しましょう。
他にも、会議や商談中に疑問点が生じた時は青色でメモを取るというのも効果的な方法です。会議進行中、タイミングを見計らって、青色の項目について相手に質問するとその場で疑問や不明点を解消できます。
また後でメモをもとに資料を作る時も、どこがもっとも重要なのかがすぐに分かるので、業務効率化につながります。
5W1Hを意識する
メモの基本は、5W1Hです。これは報連相の時にも意識すべき項目なので、社会人にとっては必ず身につけておきたいスキルと言えます。
- What＝何を
- Why＝なぜ
- Who＝誰が
- When＝いつ
- Where＝どこで
- How＝どのように
メモの内容によっては、ブランクになる項目もあるかもしれませんが、できる限りすべての項目を埋めるように意識しましょう。必要な項目が抜けていると、後から同席者に再確認しなくてはならなくなるので、二度手間になります。慣れるまでは、会議や商談前に分かる範囲で項目を埋めておくのも良いでしょう。
なお、内容によっては、5W2Hや5W3Hになることもあります。ここで追加されるHは、次の項目です。
- How much＝いくら
- How many＝いくつ
金額（How much）は、例えばコストや受注金額などが該当します。量（How many）は、例えば備品の購入数や会議資料の配付枚数などが当てはまるでしょう。
後で自分が見てまとめやすいように書く
メモは、チーム内で共有することもありますが、基本的には自分で確認するためのものです。そのため、少なくとも後で自分で見て、まとめやすいように書く必要があります。
前述したとおり、概要の記入や色分けなどはもちろん、きれいな字で書くという基本を必ず守りましょう。
メモは一か所にまとめる
メモは、散在しないように一か所にまとめるのもポイントです。複数のノートを使うと情報が分散して管理が難しくなります。また、一枚のメモ用紙やコピー用紙にメモを取っていると無くしてしまう可能性もあります。また無くさないまでも、メモが散らばっていると後から探すのに手間がかかります。
一冊のメモ帳に集約したり、一つのファイルに収納しておくといった物理的なまとめ方も効果的ですが、クラウドで使えるメモアプリやナレッジ共有ツールなどを使うのも効果的です。ITツールであれば、キーワードやタグで検索できるので、いつでもどこからでも情報にアクセスできるので業務効率化も期待できます。
仕事に役立つメモの3つの方式
何も考えずに漫然とメモを取っていると、要点が分かりづらい「殴り書き」になりがちです。そこで、効率的にメモを取るためにも、次の3つの方法のうち自分に合うものを取り入れてみましょう。
- コーネル式ノート術
- マンダラチャート
- マインドマップ
コーネル式ノート術
コーネル式ノート術は、アメリカのコーネル大学で考案された記述方法です。ノートを3つの領域に分けることで、情報の整理が容易になります。
3つの領域のうち一番広い右側の領域は、会議中などに「気になったこと」を箇条書きなどで書き留めます。左側の領域には、「キーワードや疑問点、重要事項」を書き入れ、最下部は「サマリー（要約・まとめ）」を記入します。
通常のメモは、「気になったこと」や「キーワードなど」が同じ領域に書かれている場合が多いかもしれませんが、コーネル式ノート術では左右の領域で明確に区分けします。そうすることで、「キーワードなど」を後から調べ直すなどして、より深掘りできます。
最後に「サマリー」としてまとめることで、理解の促進や記憶への定着なども効果できるのでおすすめです。
マンダラチャート
マンダラチャートはアイデア出しなどの時に有効な手法です。最初に3×3＝9個のマスを書きます。中心に「テーマ」を記入し、周囲の8マスにそこから連想されるアイデアを書き連ねていきます。アイデアは思いつくままに、自由に書いていくのがコツです。そうすることで、連想ゲームのように思考が広がっていくのです。
さらに、「テーマ」以外の8マスに記入されている語句を中心に据えた3×3＝9個のマスを作ることで、次々にアイデアを出していく手法もあります。この場合、全部で9×9＝81個のマスで構成されたマンダラチャートができます。
マンダラチャートのメリットは、なんと言ってもアイデア出しがはかどるということです。また関連するアイデアや意見、単語、キーワードによってマスを埋めていくことで、考えをまとめていけるというメリットも期待できます。個人単位だけではなく、複数でのブレインストーミングで活用するのも良いでしょう。
マインドマップ
マインドマップもアイデア出しなどの時によく使われる手法です。中心にテーマを据え、関連するキーワードや発想を線でつなぎ、分岐させながら考えを広げていく思考法です。
複数のアイデアを出す時にも有効ですが、記憶の定着や情報の整理にも有効とされています。抱えているタスクを可視化したい時や企画書を作成したい時、プレゼン資料の作成時など、ビジネスにおけるさまざまなシーンで取り入れたい万能なメソッドと言えるでしょう。
仕事でメモを取る際の3つの注意点
最後にメモを取る際に注意すべき3つの点を解説します。メモを取り慣れていない新入社員や社会人経験の浅いビジネスパーソンは、特に気をつけましょう。
後から読んで分かるように書く
先輩社員から仕事を教わっている時や会議など、メモを取る時にはできる限りきれいな字で書きましょう。話を聞きながら要点をまとめてメモに書き付けるという行為は慣れていないと難しく感じるかもしれません。そのためどうしても乱筆になってしまいがちです。
しかし、汚い字では後でメモを見返した時に判読できない可能性があります。依頼されたタスクの提出期限や次の会議日程などの重要事項は、特に注意を払って読みやすい字で書きましょう。
全ての情報をメモしようとしない
会議の出席者やセミナーのスピーカーが話した内容を全てメモに書く必要はありません。情報量が多すぎて、メモを取ることだけが目的化し、話が頭に入らなくなるおそれがあります。また、後から見返したり、同僚に共有する時にテキスト化する手間が増えます。
情報を整理するという意味でも、要点を絞ってキーワードのみを箇条書きにするなど、最低限の項目だけをメモするように意識しましょう。
メモの保存場所を忘れない
メモを最大限に活用するために、保存場所をしっかりと決めておきましょう。コピー用紙やルーズリーフなどにメモを書くと、他の書類に紛れて無くしてしまうリスクがあります。また会議や商談ごとにノートを使い分けると、複数冊にまたがってしまい、管理しづらくなるおそれもあるでしょう。
紙のメモであれば、一つのファイルもしくは一つのノートに情報を集約することを心がけましょう。
またそもそも紙ベースでの運用は散逸の可能性があるので避けたほうがいいかもしれません。最近は、ノートアプリや文書作成ソフトがクラウド経由で利用できます。クラウドサービスであれば保存先が明確になります。データを紛失する可能性も低く、ファイルやフォルダ分けをきちんと行えば必要なメモを素早く探し出せるでしょう。
まとめ
今回は、主に新卒から入社3年目程度のビジネスパーソンに向けて、仕事で役立つメモの取り方や必要性、具体的な手法、注意点などを網羅的に解説しました。メモは社会人にとって基本的なスキルです。仕事を早く、正確に、かつ効率良くこなすためにはメモの活用が必須とも言えるでしょう。
ケアレスミスを防いだり、きちんと報連相を行うためにも、ここで紹介した具体的なポイントと注意点は必ず理解し業務に活かすことが重要です。
メモを最大限に活用するために、スマホやタブレットなどからでも簡単に使えるクラウド型のITサービスを試してみるのもおすすめです。
