コロナ禍の今、多くの企業が社内コミュニケーションを増やし生産性向上を目指しています。
社内コミュニケーションとは「社員同士がお互いのスキルや経験を共有し、企業の利益に貢献する取り組み」のこと。
社内コミュニケーションの活性化は、チーム内の連携や組織の透明度を上げ、ビジネスを成功させるために非常に重要なこと。海外でも、社内コミュニケーションに注力している企業は多く、日本でも今後これまで以上にビジネスにおけるコミュニケーションが重要視されるようになるでしょう。
また、社内のコミュニケーションは社員を会社に根付かせるためにも非常に重要。
実際、20代の男女の18%近くが「職場の人間関係が好ましくなかった」ことを理由に仕事を辞めているというデータも出ています。
参照：厚生労働省｜転職入職者の状況
社内コミュニケーションは、社員に働きやすい環境を提供し、ビジネスを活性化さるために大変重要な役割を担うのです。
今回は、自社の社内コミュニケーションを改善したい！という方に向けて、社内コミュニケーションを活性化させる方法を、実際の事例も交えながら紹介していきます。
目次
ツール導入でコミュニケーション向上
社内コミュニケーションの向上にはツールの導入がとてもおすすめ。
組織が大きくなったり、コロナ禍のようにコミュニケーション手段が限られてしまうような状況になると、どうしても社員同士がコミュニケーション不足に陥りがち。コミュニケーション不足はさまざまな悪影響を企業にもたらします。
そんなとき、ツールを導入することでこうした問題を解決することができるでしょう。
代表的なサービス上げられるのは、Web会議システムのZoomやビジネスチャットツールのslackやタスク管理ツールtrello、情報共有ツールQiita Teamなど。
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Web会議システムを使えば、離れたところにいてもまるで目の前にいるかのように話をすることができます。メールの代わりにチャットツールを使えば、社員間のコミュニケーションが円滑になります。
タスク管理ツールを使えば、自分のタスクの把握はもちろん、チーム全体のタスクも確認できるのでこれまで以上にプロジェクトを進めやすくなることでしょう。
また、情報共有ツールを使えば、マニュアルや日報・議事録が書きやすくなり、管理しやすくなるほか、「これはあの人に聞かなければわからない」といった情報の属人化の問題も解消できます。
Qiita Teamはslackやtrelloとリンクして使えるコミュニケーションツールも開発されており、フォーマットが統一されていたり、議事録が書きやすいなど、社内コミュニケーションを向上させる施策として非常に優れたツールです。
また、Qiita TeamはQiitaを運営するQiita株式会社が提供しているサービス。普段からQiitaを利用しているエンジニアにとっては、「Qiitaのように書ける」という他にはないメリットがあるかも知れません。
社内コミュニケーション向上がもたらす効果
では、社内コミュニケーションは社内にどのような効果をもたらすのでしょうか？
社員エンゲージメントの向上
「エンゲージメント」という言葉は、ブランドや企業への愛着や絆、思い入れを表す言葉です。
社内コミュニケーションを活性化させることで、社員エンゲージメントが向上し、企業に対する社員のロイヤルティが高くなります。
イノベーションの創出
社内コミュニケーションが活性化すると自由にアイディアを出し合う雰囲気が生まれます。
発言したくなる雰囲気になれば、前向きで活発な意見の交換ができるようになるので、自然とイノベーションが生まれやすい風土になるのです。
企業ブランドの向上と企業リスクの低下
エンゲージメントが高まると、企業に対しての愛着や思いが高まります。
また、仕事へのモチベーションが高くなり、コンプライアンスの遵守など企業リスクの低下にも繋がります。
自発的に仕事を見出し、積極的に取組み企業ブランドを守ることに繋がります。
社内コミュニケーションの事例を紹介！
社内コミュニケーションツールを導入して、社内コミュニケーションが向上した事例を解説していきます。
Qiita Team導入でチーム内コミュニケーションが活性化！
主に日報を書いたり、技術トピックをQiita Teamに投稿したりしています。
日報のテンプレで困ったところを書く欄があるのですが、その日のうちに解決できなかったことを書いておくと、次の日それを見た人からの助言をもらい解決することもあります。
また、リアクションやコメントが昔より増えましたね。
弊社で利用しているwikiでは“いいね”でしか反応ができないので、感情を伝えることができませんでした。
Qiita Teamはリアクションがいくつかあるので「悲しいことがありましたね」など反応を使い分けられます。日報は面白いことを書いている人がいると、気さくに反応やコメントもできるようになりました。
配信に活用していたサービスで入社式をオンライン開催
2020年4月、コロナ禍での入社式は、全国的な非常事態宣言も見込まれていましたが、「Qumu」を活用したオンライン入社式になりました。
同社は、「Qumu」を用いて入社式をオンラインで開催を行い、入社式のオンライン化が実現しました。
もともと全社員向けのキックオフなどのイベントをツールの活用によってオンライン化出来るようになりました。
参照：コニカミノルタ株式会社
ツールを使いコミュニケーションの質が向上し、一歩前へ。
「あしスト」を利用することにより、なんとなくの目標が無くなり、具体的でわかりやすい目標や評価基準を作ることができました。
その結果、日々のコミュニケーションの質が格段に良くなり、仕事の品質の向上に繋がりました。
例えば進捗状況の確認をする際、具体的な事象を通して対話ができるようになり、上司からのアドバイスやフィードバックの品質が向上しました。
参照：今野印刷株式会社
ツールを活用し、コミュニケーション活性化とコスト削減を同時に実現
遠隔でもいつでも気軽にコミュニケーションを取れる「V-CUBE ミーティング」を導入。
月例の会議のオンライン化ができるようになった他、出張などそれぞれの予定が重なり日程調整が難しかったスタッフ会議を、Web会議でスムーズに開催できるようになりました。
さらに、移動時間やコストを取られないといったWeb会議のメリットが最大限に発揮され、店舗間会議のハードルが低くなり、それまでほぼ皆無だった店舗間同士の横のつながりが生まれました。
まとめ
社内コミュニケーションは、従業員同士の関係性が深めるためのだけにとどまらず、多くの利益を企業に生み出します。
チーム一丸となった良好なコミュニケーションを取ることで、経営者にとっても、労働者にとっても利益となり、企業の利益に大いに貢献します。
どの企業も、積極的に社内コミュニケーションの活性化に取り組むようにしましょう！
