相手に伝わるメール日報の書き方6つのポイント

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ビジネスパーソンには欠かせない業務日報。

情報共有の観点から大事な役割を担っている業務日報ですが、いざ書き始めると「どのように書けばいいかわからない…」と途方に暮れてしまう人もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」を、メール日報のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介します。メール日報を読む人がスムーズに内容を理解できるように、ぜひ書き方の「コツ」を守って、より良いメール日報を作成しましょう。

メール日報の書き方の「コツ」

タイトルには自分の名前と、日報という文言を入れる

メール日報で一番重要なのは、読む人の目線に立つことです。日報は、送った相手に読んでもらわなければ意味がないからです。
書き方のコツとしては、タイトルには必ず「自分の名前」と「日報」という文言を入れること。このコツを抑えることで、自分の送った日報が、大量のメールに埋もれるのを防ぐことができます。また、読む人も後から検索がしやすくなり、管理がしやすくなります。

日報のテンプレートを利用する

メール日報の書き方として、決まったテンプレートを利用すれば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのが楽になります。書く項目については、事前に上長と意見をすり合わせておきましょう。

端的に短い文章でまとめる

ダラダラとした長い文章は、読む人に内容を理解されないだけでなく、ムダに時間を奪ってしまいます。そのため、メールで日報を書く際には、必ず端的に短い文章でまとめましょう。何を言いたいのかを簡単に書き出して、明確にした上で日報作成に取り掛かることをお勧めします。

箇条書きを利用する

メール日報での箇条書きは、ポイントを分かりやすく伝える役割を果たします。読む人に短時間で内容を把握してもらうためにも、メール日報の書き方として、箇条書きを効果的に使いたいですね。

業務内容は時系列に書く

業務日報とは、そもそも「その日に何を行ったかを報告する」ものです。時系列にまとめていれば、読む人も1日の流れを把握しやすくなるため、メール日報の書き方として抑えておきたいポイントです。

客観的事実と自分の意見は混同させない

客観的事実と自分の意見が混同しているメール日報は、読んだ時に「事実」か否かが判断しにくくなってしまいます。そのため、客観的事実は<報告>、自分の意見は<所感>といった風に、分けて書きましょう。

業務日報をメールで書くメリット

低コストで導入できる

メールの本文に業務日報を書くのが、メール日報の書き方です。そのため、メールアドレスを持っている社員であれば、日報作成時に追加費用が発生しません。もちろん、費用をかけて日報専用のサービスを導入することも選択肢のひとつではありますが、メール日報の導入の方が低コストなので手軽に始められます。

誰でも簡単に始めることができる

ビジネスパーソンであれば、一度はメールを利用したことがあるでしょう。そのため、研修やレクチャーをせずとも、簡単かつスピーディーに日報作成をスタートさせることができます。

業務日報をメールで書くデメリット

他のメールに紛れてしまいがち

毎日何十通、多い人だと何百通と届くメール。タイトルに「日報」という文言を入れることで、少しは解消されるものの、他のメールに紛れてしまう危険性を秘めています。

上司との1対1の関係になりがち

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。
他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書き手の緊張感が薄れ、モチベーションも上がりにくいでしょう。最悪のケースでは、前日の内容をコピペするといった、意味のない「作業」になりかねません。

また、読む人のモチベーションも上がりにくいでしょう。書き手がどれだけ一生懸命、業務日報を書いていても、読む人が毎日、業務日報を読まずに数日分まとめて読む、レスポンス(コメント)を怠ってしまうという状況では、せっかくの業務日報も意味をなしません。

有益な情報がナレッジとして活用できない

当然の話ですが、メール日報は、メールの宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益な知識やノウハウがあったとしても、展開されなければナレッジとして活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”状態となってしまう恐れがあります。

「クラウド型サービス」で書く業務日報

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一方「クラウド型サービス」を利用して業務日報を書く会社が増えてきています。クラウド型サービスを利用すれば、業務日報をメールで書いた際のデメリットが解消でき、業務日報を最大限に活かすことができるのが魅力です。

情報が一元管理できる

クラウド型サービスで業務日報を書くと決めておけば、メール日報のように業務メールと混在せず、情報を一元管理できます。一括検索も可能なので、山のようなメールの中から情報を探すといった手間を省くことができるのもメリットの一つです。

コミュニケーションツールとして活用できる

メール日報とは違い、多くの人の目に触れるため、書く人・読む人両方のモチベーションアップにもつながります。1対1ではなく、1対多のコミュニケーションツールとして利用できるのもポイントです。

サービスの機能によっては、記事にコメントをつける機能や、“いいね”とレスポンスする機能もあるので、気軽に日報を通じてコミュニケーションが図れます。入社したての新人など、社内の人脈がない社員の日報には、周りの社員がしっかりコメントを返してあげれば、コミュニケーションを兼ねたスキルアップにつながります。

また、情報に応じて閲覧できる人の制限をかける機能も付いているので、全体公開したくない情報は、一部公開にすることも可能です。

ナレッジとして活用できる

メール日報とは違い、クラウド型サービスで業務日報を書くと、オープンな環境に公開されることになります。業務日報がナレッジとして残されていくので、同じようなトラブルや問題に陥った時などに再利用性の高い、汎用的に使うことができる情報になるでしょう。

ナレッジとして蓄積された情報によって、知識の属人化を防ぐことができ、会社の業務生産性に貢献すれば、業務日報は単なる“日報”ではなく“会社のお宝”になります。

まとめ

今回のコラムでは、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」、メール日報のメリット・デメリット、クラウド型サービスを紹介しました。
メールを利用して業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

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