業務効率化のためにマスターしておきたい「使える日報の書き方」

使える日報

業務の進捗を共有し、可視化してくれる日報は、自身の仕事を客観的に見つめ、改善に役立てたり、生産性を上げたりすることができます。
また、指導してくれる先輩との大切なコミュニケーションツールとしても活用できるのです。

今回は、日報の具体的な書き方、作成をする上で注意したいポイントをご紹介します。
皆さんもぜひ、「使える日報の書き方」をマスターして、仕事に役立ててください。

業務改善につながる日報の上手な使い方

日報書き方
日報は業務を可視化し、継続的に業務を改善していくことを可能にします。

▼「振り返り」のために見直しやすく書く
日報は書いて終わりではなく、振り返りをすることでより価値を発揮します。
「賢者は歴史に学ぶ」ということわざもありますが、同じミスを繰り返さないためにも、必要に応じて日報を確認することが大切であり、そのためには「見直しやすい」ことを心がけて書く必要があるのです。

週次・月次などで目標を立てている場合には、1週間・1ヶ月などの区切りで振り返りを実施し、それを記載しておくと、後から確認をするのが楽になります。
その際、日報と、それらを週・月毎にまとめた週次・月次報告を作成するのがおすすめです。

▼フィードバックをもらい、改善に活かす
日報を書く上で欠かせないのが、「指導してくれる上司や先輩とのコミュニケーション」です。
日報に対する上司・先輩からのフィードバックをもらって、毎日必ず確認し、指摘を踏まえて改善を行いましょう。
なるべく出社直後には日報に目を通し、前日のフィードバックを確認するように心がけてください。

・日報でのコミュニケーションのポイント

日報でのコミュニケーションは、業務内容だけではなく、プライベートにも触れることで、会話のきっかけを提供し、コミュニケーションを円滑にできます。
例えば、「週末は、趣味のサイクリングを楽しみ、海を見てきました!」のように、仕事以外のことにも触れましょう。

注意したいのが、日報が感想文や反省文だけになってしまうことです。
日報には客観的な事実を記載し、その上で感想を加えるように心がけましょう。

▼朝の日報で1日を可視化する
日報を書く時間がどうしてもかかってしまう人は、出社したらすぐに1日のスケジュールを記入しておきましょう。
ある程度の予定を埋めておけば、突発的な業務を記載するだけで、日報を書き上げることができます。
出社後すぐに日報を書くメリットは、1日の時間の使い方を可視化し、仕事の量を認識することができる点です。
例え突発的な仕事があったとしても、業務用を正確に把握していれば、対応可能か迅速に判断することも可能になります。

日報のテンプレートを決めて効率化する

日報テンプレート

日報は毎日書くものなので、テンプレートを決めて効率化しましょう。
なるべく15分以内、長くても30分以内には書き終わるように心がけてください。

▼業務内容
業務内容を書く際には、「箇条書きで分かりやすく」書き、必要に応じて補足しましょう。
・どんなことを
・どのくらいの時間で
・どれだけ行ったか
という3つのポイントを踏まえて記載します。

例)
20××年 7月7日
9:00~10:00 定例ミーティング 〇〇さんと 営業進捗報告及びクライアント情報共有
10:00~12:00 △△株式会社企画書作成 〇〇さんに提出済
13:00~14:30 株式会社××初商談
コンテンツ制作事業部部長藤谷様 7/25に企画提出のお約束
15:30~16:30 ディレクターミーティング 品質管理についての情報共有
17:00~19:00 納品チェック 残り半分 明日午前中対応予定
営業件数―1社:株式会社××

▼所感
業務を行う上で感じたことや気が付いたことを書きます。
その日に起きた重要なことや申し送りが必要なことを、抜け漏れがないように記載しましょう。

例)
ディレクターミーティングで、鈴木さんから指摘があった「ダブルチェック」は大切なことだと思います。
次回のミーティングまでにフローを見直して、改善できるようにすすめます。

この時注意したいのが、営業に関する進捗があった際、「クライアントの情報共有をしっかりと行うこと」です。
例えば、初めての商談の場合には、どんな方が同席をしたか、担当者の業務範囲や決裁権は誰が持っているかなどを記載しておくと、仕事が繋がった時にスムーズに話を進めることができます。
電話で連絡を受けた場合には、「会社名 担当者 要件 対応」を明記し、担当者につないだ場合には、誰にどんな手段で依頼をしたのかも記載しておきましょう。

例)
株式会社××初商談、コンテンツ制作事業部部長藤谷様、非常に前向きで7/25に企画の提出をお願いしたいとのことでした。社内稟議が必要で、企画が通ってから発注までに約2週間かかるそうです。

▼締め
最後に一文、指導してくれた先輩に感謝や、明日からの改善点など前向きな文章を添えます。
仕事上で相談したいことや不安に感じていることがある場合も、最後に申し送りをしておきましょう。

▼コメント欄
読んだ人が誰でも自由にコメントを書き込めるように、コメント欄を付けるのを忘れずに。

日報提出のタイミング

日報提出
日報は毎日書くもので、まとめて提出をするのではなく、なるべく当日中に提出するように心がけましょう。
外回りから直帰した場合でも、翌日には提出できるように心がけてください。
提出をする前に誤字脱字の確認を行います。

おわりに

「使える日報の書き方」をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
誰かに言われたからと、しぶしぶ日報を書いていると筆が重くなりがちなものです。
ただか日報と軽く扱わずに、業務改善に活かして、生産性の向上を目指しましょう。