日報の意味を明確にして、チーム力向上に役立てよう

今回は、日報を業務に取り入れていない方、日報を活用できていない方に向けて、日報を実践する意味や業務改善に役立てるポイントをご紹介します。

そもそも日報を実践する意味とは、単に「毎日の仕事を記録する」だけではなく、仕事を見える化して、業務改善に役立てることにあります。加えて各自の日報をチームで共有することで、さまざまな視点からのフィードバックが得られ、ノウハウの共有にもなり、チームの生産性向上にもつながります。日報を実践するにあたっては、「チームで共有する」ことをポイントに、チームの業務改善に役立てましょう。

日報は「個人のもの」ではなく「チームのもの」!

日報の意味を明確化

チームで掲げた目標を達成するためには、個々の生産性を最大化することが重要です。生産性を迅速に最大化するために、日報で各自の成功体験や失敗体験を共有して、良い施策を取り入れながら、各自が常に業務を改善する意識を持ちましょう。日報をチームでフィードバックしあえば、ノウハウの共有ができるだけでなく、チームの一体感を高めたり、メンバーの動向を全員が把握することができます。

そのためにも、各自の日報へのフィードバックは、先輩や上司など一部の人に限らず、いつでも誰でも閲覧してフィードバックすることができるように、情報共有ツールの利用をお勧めします。

日報でチーム内のコミュニケーションがより活発になる

日報は「日記」ではありませんが、業務以外についても触れることで、チームへの帰属意識を高め、チーム内のコミュニケーションを円滑にする効果が期待できます。
例えば、「最近ランチのお店開拓にハマっています!」というような、仕事以外のことに触れてあると、ほかのメンバーから新しいお店の情報をもらえたり、一緒にランチ開拓する機会が増えるなど、働く楽しみが増えて、仕事にもいい影響が得られるようになるでしょう。

日報を意味あるものにする3つのTIPS

日報3つのコツ

日報をうまく業務に活用できないという方は、次の3つを意識してみてはいかがでしょうか。

記載する内容は具体的に

日報をより意味のあるものにするためには、記載する内容を「具体的に」しましょう。
例えば、新規の営業先に追いかけを入れる場合。

「〇〇社××様 営業資料送付予定」
と記載するのではなく、
「〇〇社××様 営業資料送付7/7対応予定」
と、対応する月日も必ず記入するようにします。これにより、「毎日の業務に追われて対応が後伸ばしになってしまった」というミスを防ぐことができます。

また、売り上げの管理や目標達成までの数値も具体的に書くことで、目標を再認識するだけではなく、モチベーションの維持にもつながります。

定期的に振り返る

日報は振り返りをするのに適したツールです。意識的に振り返るように習慣化しましょう。
業務の反省をし、改善材料として日報を活用することで、業務を円滑に進められ、より質の高い仕事ができるようになります。

また、日報を振り返ることで、自分の成長が見て取れるので、仕事に対する満足度を上げ、モチベーションを保つことができるのも嬉しいポイントです。

必ずフィードバックを行う

毎日きちんと日報を書いていても、フィードバックがないとモチベーションが低下するケースは珍しくありません。

メインで日報のチェックを行っている上司や先輩が確認できなくて、放置されてしまう状況を防ぐためにも、代わりの人が日報を確認し、チームでフィードバックをすることが大切です。チーム力を高めるためにも、よりよいフィードバックを心がけましょう。よりよいフィードバックについては、後ほど具体的に紹介します。

⇒日報の書き方を新人に教えたい場合や、日報の書き方を見直したい場合には、こちらの記事も参考になさって下さい。
業務効率化のためにマスターしておきたい「使える日報の書き方」

※トラブルの回避に役立つことも

日報は単に仕事を可視化してくれるだけではなく、働く人を守る大切な役割があります。
例えば、日報に出社時間や帰社時間、そして業務内容を記録しておくことで、労使関係のトラブルの際に役立ちます。

また、上司や先輩からどんな指示を受けたのか、それに対してどのような対処をしたのか記載することで万が一トラブルが起きてしまった際にも、自分の身を守ることができる可能性があるのです。

業務改善とあわせて、これらのメリットを伝えることで、日報を書く効果を実感し、継続することができるようになります。

日報でいいフィードバックをするポイント

日報フィードバック

よりよいフィードバックをするためのポイントをご紹介します。ちょっとしたコツを意識するだけなので、ぜひ実践してみてください。

失敗を繰り返さないために適切なアドバイスを贈る

「失敗は成功の母」と言われるように、挑戦する姿勢は大切なものです。しかし、何度も同じ失敗を繰り返すのは避けたいもの。改善策を立てても同じ失敗が繰り返される時には、指摘をするとともに、どんな施策を行ったのか振り返り、ほかにどんな施策を取り入れればよいのかアドバイスを行いましょう。

例えば、しっかりと時間を掛けて取り組んだはずなのに目標を達成できなかった場合。目標の設定が高すぎたのか、それともやり方に問題があったのか、何らかの障害があったのかなどさまざまな原因が考えられます。毎月目標が未達であったとしても、すべての理由が同じとは限りません。深く掘り下げを行って、本人が気が付かなかった原因を明確にアドバイスすることで、同じミスを防げるようになります。

成功したら必ず褒める

目標を達成したり、良い結果が出た場合には、言葉だけではなくフィードバックでもきちんと褒めるように心がけましょう。数値に表れないようなケースでも、良い取り組みが見られた場合には積極的に褒めるのが大切です。

例えば「今日のミーティングでは、整理された資料をもとに提案ができていて良かったと思います。チーム内での議論を深めていくためにも、どんどん積極的に発言をしてください」といった具合です。

特に新人の間は、自分の行動に自信を持てないので、良いところを見つけたら「何が良かったのか」を具体的に示して、積極的に評価をするように心がけましょう。
悩みや問題には具体的な解決策を提示する
解決のために努力できることは、なるべく早く期限を決めて動きます。
例えば、「最近PCの立ち上げに凄く時間かかるようになりました」という場合、「明日の14時にPCに詳しい〇〇さんに確認して貰います」のように、日報を利用してスケジュールを伝えるように心がけてください。

また、日報でのコミュニケーションの良さの一つとして、心の問題や体の不調にいち早く気づき、ライフワークバランスを保つきっかけを作ることができます。

おわりに

意味のある日報を書き続けるためには、日報を確認し、それを業務改善に活かすだけではなく、チームでの適切なフィードバックが欠かせません。

日報を有意義に活用するためにも、日報の在り方を見直して業務改善に役立ててください。